最終實現無紙化的 7 個簡單技巧

已發表: 2022-01-29

（照片：通過 Getty Images 提供的 seb_ra）

您的廚房櫃檯、餐桌或其他不屬於它們的地方有多少張紙？ 您是否會保留收據以備再次需要時使用？ 您是否保留了一堆獸醫的文件，以防您需要準確記住三年前您的寵物服用了什麼藥物？ 所有這些文件都在那裡等待你能夠處理它的時間，無論這意味著什麼。 （這意味著瀏覽每一頁，然後將它們全部扔進回收箱。）是時候擺脫紙張以及隨之而來的所有內疚了。 是時候無紙化了。

組織起來 我已經無紙化了將近十年。 我所說的無紙化並不是說我的生活中沒有零張紙。 當然，我仍然需要我的紙質出生證明，而且我使用一個小紙質筆記本來上語言課。 然而，在大多數情況下，我不會掛在紙上。 相反，我將重要文件掃描到存儲服務中，並將數字筆記保存在筆記應用程序中。 我還在手機中寫下我的待辦事項清單和購物清單，並將餐廳推薦固定在在線地圖上。 有很多簡單的方法可以從你的生活中去除紙張。

保存地圖位置

數字化很容易。 困難的部分是不要讓紙張開始重新進入。如果您準備好擺脫生活中的大部分紙張，那麼您需要知道如何開始並保持它。

1）忘記積壓

這聽起來可能違反直覺，但無紙化的第一步是忘記您已經積累的任何紙張積壓，而是專注於從現在開始需要採用無紙化的新習慣。 不要向後看：採取向前的方法。

總有一天你會拿到你現有的紙堆——或者不會。 現在，不要讓那些文件阻礙你。 不得不處理積壓的工作會讓人感到不知所措，當人們感到不知所措時，他們就會拖延。 所以暫時忘記它。 相反，請努力確保積壓工作不會變得更大。

2）獲取這五個應用程序

您需要五個應用程序或服務來實現無紙化。 他們是：

  • 待辦事項列表應用程序，
  • 掃描應用程序，
  • 在線存儲服務，您可以在其中放置數字文件（稍後會詳細介紹），
  • 電子簽名工具（Adobe Acrobat 是一個很好的例子），用於在不打印數字文檔的情況下簽名，以及
  • 無需打印即可發送正式文件的文件遞送服務。

在此處查看我對每種類型的應用程序的建議。

購物清單

3) 選擇存儲服務

讓我們深入研究第三個應用程序，即存儲服務，因為它比其他應用程序更複雜。 存儲服務是您保存紙質文檔數字版本的地方。

理想情況下，您需要一種存儲服務，無論您身在何處都可以訪問您的文件並對其進行備份。 一種選擇是使用在線存儲和文件共享服務，例如 Dropbox 或 Microsoft OneDrive。

另一種選擇是使用專為想要無紙化的人設計的服務。 Neat 和 FileThis 是兩個例子。 他們為無紙化的人們提供了特殊的工具，例如能夠自動標記和標記它識別的文檔類型，例如稅收。 FileThis 還有一個“獲取”服務，可以自動複製它在您的電子郵件帳戶中找到的重要文件。

無論您選擇哪種服務，都可以選擇並堅持下去，這樣您就可以將所有數字文檔放在一個地方。

4) 註冊電子郵件對帳單和數字支付

如果您仍然收到紙質賬單和報表，請盡可能註冊以通過電子郵件接收它們。 如果您仍然定期發送支票，請查看是否可以改為在線支付。

儘管公用事業公司和銀行多年來一直接受數字支付，但最後不接受數字支付的是房東和管理公司。 如果您陷入這種困境，請嘗試解釋當他們接受數字支付時，他們會更快、更可靠地獲得資金。 即使是最小的企業也可以接受直接銀行轉賬，幾乎不收取任何費用。 當您可以以數字方式支付所有賬單而不是使用支票和信封時，您就離無紙化更近了一步。

5）掃描和切碎

現在是時候開始培養新習慣了。 掃描和切碎或回收是您最常做的事情。 我更喜歡使用移動應用程序進行掃描，但您也可以使用桌面掃描儀或多功能打印機上的掃描功能。

為自己制定一條類似這樣的規則：當我得到一張需要數字化的新紙時，我會立即用手機掃描它，然後將紙放入回收或碎紙堆中。 更好的是，直接將其丟棄在碎紙機中。 幹嘛要等？

文件存儲

強迫自己遵循這個習慣可能很難。 “我現在沒有時間掃描這個，”你可能會說。 通過掃描你積壓的一兩個文檔來練習你的新習慣，只是為了嘗試一下。 多久時間？ 你用的是哪個應用程序？ 您可能還會發現，在自然光下掃描文檔比在室內照明下掃描更順暢。 一旦您了解瞭如何做以及需要多少時間，您可能會更輕鬆地完成它。

6) 開發其他工作流程

掃描和粉碎是一種工作流程。 隨著您對無紙化生活方式感到滿意，您會發現在其他情況下需要更多工作流程。

舉個例子：當您購買新產品時，您可以拍攝用戶手冊、收據、保修和序列號或任何其他相關信息。 將這些圖片上傳到您的存儲服務，然後刪除無關文件。

您可能創建的另一個工作流程是保存一堆您認為應該切碎但現在不確定的文件，然後在專門的一天完成它們。 選擇一個時間和日期，無論是每個星期六還是每月的第一個星期日，然後用那個時間來清理你的堆棧。

有時您可能希望在保留原件的同時掃描文件，例如保險證書、房主文件等。 通過將它們數字化，您可以創建一個備份副本並確保您可以訪問它們包含的信息，即使您無法獲得原件。

7）不要想太多

有些文件您會質疑是保留原件還是將它們數字化並切碎。 當你面臨一個艱難的決定時，不要想太多。 無紙化應該讓你的生活更簡單、更輕鬆——而不是更有壓力。 將原件存放在文件夾、手風琴活頁夾或文件櫃中。 如果您堅持幾張紙，沒有人會來拿走您的無紙俱樂部卡。

醫療記錄很棘手，因為只有在您擁有符合 HIPAA 標準的系統時，您才應該將它們數字化並以電子方式存儲。 您可能會決定將它們簡單地放入文件夾或手風琴活頁夾中，並每年篩選一次以獲取任何準備好扔掉的東西。

也就是說，不要堅持或打擾無目的的數字化文件。 如果你是那種堅持不懈地相信你在做負責任的事情的人，那麼撕碎和回收任何東西都會讓人感到害怕。 但是，您是否需要這張收據來購買三明治或兩年前的福利聲明解釋？ 把它們切碎然後放手。