6 個 Google 文檔功能可幫助您創建更好的文檔

有時我們會尋找提示和功能來更快地做事。 然後，在其他時候，我們只想把它們做得更好。 在這裡，我們將介紹幾個可以改進您的文檔的 Google 文檔功能。

1. 使用表格來組織文本

一些文本屬於一個段落，項目通常進入一個列表，然後有一些細節在表格中看起來更好。 您可以在 Google Docs 中輕鬆插入表格，甚至可以查看其中一個有用的模板。

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例如，這裡的信息是列表形式，這很好。 但是一張桌子會讓它看起來整潔乾淨。

選擇“插入”選項卡，移至“表格”，然後選擇列數和行數。 當表格出現時，將您的數據彈出到其中。

您可以使用粗體或顏色格式化表格中的字體，對錶格進行排序以便於查看，如果您想以不同的方式顯示數據，還可以重新排列行和列。 因此，表格不僅看起來不錯，而且使操作文本變得簡單。

Google Docs 還提供了一些表格模板。 您可以使用產品路線圖、評論跟踪器、項目資產或啟動內容跟踪器。 每個模板都有標題和下拉列表，可以輕鬆包含您需要的數據。 但是，當然，您可以編輯模板以滿足您的需要。

如果您對使用模板感興趣，請轉到插入並移至表格 > 表格模板以查看選項。

選擇您想要的，它會彈出到您的文檔中供您使用。

2.插入下拉列表以輕鬆選擇項目

如果您的文檔中有隨時間更新的詳細信息，則可以插入和自定義下拉列表。 這使您或您的團隊可以選擇項目，而不是鍵入、格式化或輸入不正確的信息。

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選擇“插入”選項卡並選擇“下拉菜單”。

您將看到項目狀態和審查狀態的幾個預設下拉菜單。 這些與上面討論的表格模板中使用的下拉列表相同。 要查看列表項，請將光標懸停在列表中的該預設上。 如果您使用預設，您可以對其進行編輯以滿足您的需要。

您還可以通過在“文檔下拉列表”框中選擇“新建下拉列表”來創建自己的列表。 然後，為列表命名，輸入您的列表項，選擇顏色，然後點擊“保存”。

3.為概述添加摘要和大綱

為了讓您的讀者了解您的文檔，您可以使用內置的摘要和大綱功能。

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選擇文檔左上角的顯示文檔大綱圖標。 如果您沒有看到它，請轉到查看並選擇“顯示大綱”。

如果要包含摘要，請單擊加號並鍵入文本。

要使用大綱，請使用標題格式化文檔部分。 選擇一個標題，轉到“格式”>“段落樣式”，然後從彈出菜單中選擇一個標題級別。

大綱會自動更新以包含您的標題。 如果您使用不同的標題級別，您也會在大綱中看到層次結構。 您的讀者可以在大綱中選擇一個項目以直接進入文檔的該部分。

4. 包含導航目錄

當您創建冗長的文檔或類似手冊的內容時，目錄可以幫助您和您的讀者瀏覽文檔。

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Google Docs 提供了一個方便的功能來插入目錄並保持更新。 轉到插入，移至目錄，然後在彈出菜單中選擇一種樣式。

像上面的大綱一樣，您需要使用標題格式化您的部分。 然後它們會自動顯示在目錄中。

在文檔中添加或刪除部分時，您可以更新目錄。 選擇表並單擊更新圖標。

5. 使用鏈接讓讀者快速訪問

由於 Google Docs 是一個基於 Web 的應用程序，因此使用鏈接讓您的讀者可以快速訪問資源、其他文件或網站是一個不錯的選擇。

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選擇要鏈接的文本、圖像或對象，然後單擊工具欄中的“插入鏈接”按鈕或轉到菜單中的“插入”>“鏈接”。

然後，您可以添加 URL、選擇文檔，甚至鏈接到文檔中的某個位置。 單擊“應用”，您將看到您的項目已鏈接。

當您將光標放在鏈接上時，您會看到預覽芯片出現。 選擇鏈接以在新的瀏覽器選項卡中打開它（除非它用於您文檔中的某個位置。）

6.使用書籤跳轉到文檔位置

如上所述，向文檔添加鏈接對您的讀者很有幫助。 由於您也可以使用該功能鏈接到文檔中的點，因此請考慮添加書籤。

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您的表格、名稱或特定文本可能未格式化為要包含在大綱或目錄中的標題。 通過使用書籤，您的讀者可以直接跳轉到文檔中的該位置。 另外，如果您想在電子郵件或聊天中共享書籤的鏈接，您可以復制它。

選擇要添加書籤的文本或項目。 轉到“插入”選項卡並選擇“書籤”。

您會看到附在文本或項目上的書籤圖標。 從那裡，您可以使用複製圖標來獲取鏈接以在其他地方分享，如果您願意的話。

要在文檔中添加指向書籤的鏈接，請按照上述步驟插入鏈接。 然後，選擇彈出菜單底部的“標題和書籤”並選擇書籤。

您將在文檔中看到鏈接的項目。 您和您的讀者只需選擇鏈接並單擊“書籤”即可訪問該地點。

無論您是使用表格來獲得乾淨的外觀，還是使用下拉列表來輕鬆輸入項目，還是使用摘要和大綱來進行概覽，這幾項 Google 文檔功能都可以使您的文檔對您的讀者更具吸引力和實用性。

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