提高會議效率的 5 個技巧
已發表: 2022-01-29每個人對會議都有自己的看法，例如為什麼有些會議根本沒有必要，或者是什麼讓它們不必要地冗長。 改進會議並不難。 只需最少的準備和深思熟慮，會議就可以成為每個人都更有成效的體驗。
召開更好的會議的一個關鍵是首先了解您打算召開什麼樣的會議，然後進行相應的準備。 讓我們看看四種最常見的會議類型，以了解它們的不同之處。
4種會議
最常見的會議分為四種類型：信息會議、討論和協作會議、簽到會議和工作會議。
1. 信息會議
信息會議就是這樣，用於傳播信息的會議。 半年一次的市政廳會議通常是信息性的。 公關簡報通常也提供信息。 通常，只有一方可以共享信息。 與會者在那裡吸收它。
2. 討論與合作會議
頭腦風暴會議是討論或協作會議的例子。 信息意味著來自多個人。 協作會議也可以是解決問題的會議。 在這種會議中，一個或多個相關方可能會設定議程。
3. 簽到會
簽到是定期安排的會議，通常圍繞特定項目進行，可能正在進行中或有預期的完成日期。 每日例會是簽到會議的示例。 簽到有助於確保參與某種工作或項目的所有各方都及時了解問題、解決方案、更改、進度等。 定期簽到會議可以（但不一定）非常短。 如果自上次會議以來幾乎沒有變化或沒有變化，那麼會議可以在所有人都知道後立即結束。
四、工作會議
在工作會議中，人們聚在一起完成需要完成的工作。 就這麼簡單。 工作會議的一個例子是各種團隊領導聚集在一起定義項目時間表。 他們聚在一起討論時間表應該是什麼，同時還記錄了所有關鍵日期。 另一個例子是程序員和利益相關者聚在一起實施代碼更改（例如，對網站或其他交互式產品），雙方只能在彼此在場的情況下真正準確地驗證。 工作會議將拖延症消滅在萌芽狀態。 他們經常是協作的。
提高會議效率的 5 個技巧
1. 提前在日曆上安排合適的時間
有些會議需要在日曆週之前舉行。 例如，任何有大量與會者的會議，例如公司全體會議或季度股東大會，都需要提前安排好，以幫助盡可能多的人為會議安排好時間。
其他會議，尤其是內部會議，真的不應該提前太遠安排。 對於大多數人來說，一兩個星期就足夠了。 如果會議的目的是繼續或解決已經開始的討論或項目，您不希望在最近的討論和會議之間間隔太多時間。 人們需要帶著他們腦海中仍然新鮮的想法來參加會議。
在尋找適合所有人的會議時間和日期時，請使用會議安排工具。 他們消除了日程安排的痛苦並加快了進程。
2.使用清晰的主題行
無論您是通過日曆邀請還是簡單的電子郵件或 Slack 消息安排會議，請使用清晰的主題行。 這是每個人的生產力的關鍵。 主題行應該用幾句話來說明會議的主題，而不僅僅是會議的目的。 清晰的會議主題行有助於每個人首先了解他們被邀請參加會議的原因。 它還提示人們應該如何提前準備。
3. 既有議程又有目標
議程是會議中將要發生的事情的列表，通常按順序排列。 討論會議確實受益於議程。 這是會議日程。
單獨的議程並不能告訴人們會議需要發生什麼。 因此，除了製定議程之外，您還需要實現目標。
會議結束時應該做出哪些決定？ 本次會議結束時會產生什麼結果？ 如果您被邀請參加與新聯繫人的會議，那麼問“您希望從這次會議中得到什麼？”是完全合理的。
根據會議的複雜性，您可能不需要明確議程和目標。 例如，簽到會議的目的總是相同的：簽到、審查進度和提出疑慮。 對於此類會議，您可能不需要明確的議程。 有時，目標隱含在主題行中。 一個例子是“為雜誌八月號設置陣容”。 目標是在工作會議中完成該任務。
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4. 定義會議負責人
每次會議都需要一個領導者或共同領導者。 在大多數情況下，是召集會議的人。 做決定要明確。
我參加過的最糟糕的會議沒有領導。 這是沒有方向的，沒有人知道如何讓我們走上正軌。 大約進行到一半時，我意識到有幾個政黨認為我應該領導。 我對安排它的人感到完全羞辱和憤怒，卻沒有明確誰應該推動談話。 最糟糕的是，這次會議對每個人來說都毫無成效。 在另一個魯莽的場景中，我曾經召集一個會議，安排它，並完全打算運行它，結果卻讓另一個同事完全接管了它。 那個讓人生氣。
5. 失去技術，但做演示
在浪費時間創建幻燈片之前，先問問自己：“我需要演示文稿嗎？”
如果答案是肯定的，請記住幻燈片應該用來保持人們的參與度並強化您的觀點，而不是為您製作。 沒有人對明星擦拭留下深刻印象，也沒有人願意在他們來聽您講話或與您討論時觀看視頻。
如果您有要炫耀的產品或服務，請展示其工作原理。 不要顯示它的圖片或視頻。 給你的聽眾真正的麥考伊。
如果您想與每位與會者共享信息，請在會議之前而不是之後發送。 人們是否會提前審查是另一回事，但要給他們選擇權。 然後，您可以花時間深入了解問題的核心，而且時間可能也更少。
每個人都受益於更好的會議
會議有各種形式和規模，因此有獨特的需求。 儘管如此，一點準備工作對於讓每個放棄時間參加的會議都富有成效大有幫助。 知道你打算舉行什麼樣的會議也將幫助你塑造和完善你對它的期望。