如何實現無紙化：5 個簡單步驟

實現無紙化並不難，特別是如果你有合適的工具來做到這一點。 如果您想完全放棄紙張，有五個應用程序或服務可以幫助您簡單、有效且永久地進行更改。

首先，盤點。 在你的生活中，你還在哪裡使用紙？ 也許您將待辦事項清單保存在筆記本中，或者您有一堆用墨水簽名的文件，現在無處可去。 與其對應該從生活中廢除所有紙張的想法感到不知所措，不如通過確定紙張仍然多產的關鍵領域來思考更小的問題，這樣您就可以首先專注於這些地方。

一旦你知道你正在處理什麼，你將需要這五個工具：

1. 待辦事項列表應用程序，

2. 掃描應用程序，

3. 電子簽名工具，

4. 雲存儲和文件共享服務，以及

5. 一個筆記應用程序。

讓我們仔細看看這些工具中的每一個以及它們的作用。 您將在下面找到針對特定應用的建議，以幫助您入門。

1. 待辦事項列表應用

如果您想實現無紙化，您必須找到一個適合您的待辦事項列表應用程序並堅持使用幾週。

最好的待辦事項清單應用程序比紙質清單高效得多。 使用應用程序，您的任何文字都不會被劃掉和亂塗亂畫。 當優先級或截止日期發生變化時，您可以輕鬆地編輯和重新安排任務。 您可以將任務分配給其他人，獲取即將到期的提醒，為您的任務添加鏈接和一鍵撥號電話號碼，等等。

我在待辦事項列表應用程序中的前兩個選擇是 Todoist Premium 和 Asana。 其他一些應用程序非常適合特定類型的人。 它們包括 OmniFocus（適用於遵循 Getting Things Done 方法的 Apple 用戶）、TickTick（適用於 Pomodoro 技術的用戶）和 Workflowy（適用於那些喜歡極其簡單和精簡的應用程序體驗的用戶）。

選擇待辦事項應用程序後，首先創建三類列表：工作、個人和家庭。 如果它們不太適合您的需求，您可以稍後更改它們。

在“工作”部分，寫下您本週必須為您的工作完成的任務。 然後停下來。 不要太雄心勃勃或想得太遠。 在您的個人列表中，寫下一些個人待辦事項——無論您想到什麼，例如發送感謝卡或安排理髮。 使用您的家庭部分來開始雜貨購物清單並寫下想到的其他任務，無論您需要多長時間完成它們。 您還可以為雜項創建一個名為 Someday 的列表。

這已經足夠開始了。 當您使用待辦事項應用程序時，您會發現在組織列表、設置提醒和將任務分配給其他人時哪些策略最有效。

在最初的幾周里，讓你的清單簡短明了。 第一次使用待辦事項應用程序就像養成任何其他新習慣一樣； 如果它太複雜，你可能不會堅持下去。 一旦你養成了習慣，你就可以開始完善你的待辦事項列表策略。

2.一個掃描應用程序

掃描應用程序對於將重要的紙質文檔轉換為數字文件非常寶貴。 當您將文件數字化時，您可以將原件歸檔（如果是重要文件），或者將其切碎或回收利用。

您可以數字化的文件示例包括稅務申報、身份證明文件、證書（出生、死亡、婚姻、文憑）、保證書和收據、食譜，甚至是非紙質文件，例如印在路由器底部的詳細信息和說明.

我更喜歡使用的移動掃描應用程序將手機的相機變成掃描儀。 雖然您可以使用任何帶有掃描儀的打印機來數字化文檔，但移動掃描應用程序更加方便和便攜。 您可以在任何地方拍攝任何東西的照片。

最好的掃描應用程序不僅可以檢測您正在掃描的項目的邊緣，還可以檢測它是什麼類型的項目，無論是書頁還是名片。 一個好的掃描應用程序還應該能夠將多個頁面編譯成一個文件。 頂級掃描應用程序還包括光學字符識別 (OCR) 技術，因此您可以在掃描文檔一分鐘左右的時間內復制和粘貼其中的文本。

滿足所有這些要求並且可用於 Android 和 Apple 移動設備的兩個掃描應用程序是：

• ABBYY 的移動應用程序，在不同的價位上有幾個不同的名稱，以及

• SwiftScan（以前稱為 Scanbot Pro；免費下載，每月只需幾美元即可獲得帶有 OCR 和電子簽名工具的版本）。

  

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3. 電子簽名工具

如果您要實現無紙化，您需要能夠在不打印文件的情況下簽署文件。 您應該能夠以數字方式簽署大多數文檔，只有極少數例外。 為此，您需要一個可讓您創建數字簽名並將其應用於文件的應用程序。

一些包含電子簽名工具的軟件示例如下：

• Adobe閱讀器，

• Adobe雜技演員，

• macOS 的預覽版（如上所示），

• 文檔簽名，

• HelloSign 和

• SwiftScan（前面提到過）。

要開始，您必須創建一個簽名。 這一步通常是最難的部分，因為使用鼠標、手指和触摸屏或手寫筆進行簽名時往往看起來很草率。 通常，您還可以選擇在紙上用墨水簽署您的姓名，然後對其進行掃描。 好消息是，一旦您製作了您喜歡的簽名，您就可以保存並重複使用它。

如果您需要更多詳細信息，請參閱如何使用 Acrobat Reader 簽署 PDF 以及如何在 macOS 預覽版中籤署 PDF。

4. 雲存儲和共享服務

無論您手頭有什麼設備，雲存儲服務都可以讓您使用所有文檔。 它們還包括用於共享文檔的功能，因此您不必通過電子郵件發送大文件並擔心它們因大小而被拒絕。

一些最著名的文件存儲服務是 Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive、Box 和 Apple iCloud Drive。

許多文件同步程序還允許您將文檔的離線副本保存到您的設備中，這對於您在半緊急情況下可能需要的任何東西都非常方便，例如保險證書、身份證或電話樹中的姓名和電話號碼.

一些最好的文件同步服務也有文檔共享工具。 通常，您將要共享的文件放入同步或云存儲應用程序的文件夾中，然後右鍵單擊以獲取可以共享的鏈接。 收件人可以從該鏈接下載文件。 根據您擁有的服務，您可以選擇查看此人下載文件的時間或頻率。 一些服務，包括 Dropbox（無論如何都是付費版本），允許您創建訪問的到期日期。

5. 筆記應用

筆記應用程序可以方便地存儲和分類各種各樣的想法、建議、筆記、食譜、新聞文章和其他可能曾經出現在紙上的內容。 使用記筆記應用程序，您可以跳過論文並直接以電子方式記錄這些想法。

我最常推薦的三個筆記應用是 Evernote、Microsoft OneNote 和 Joplin。

如果您傾向於打印網頁，無論是閱讀文章還是保存食譜，帶有網絡剪輯器的筆記應用程序將幫助您實現無紙化。 此功能可讓您將網頁的所有內容（廣告和其他垃圾除外）複製到筆記應用程序的新筆記中。 我個人在我的筆記應用程序中使用網絡剪輯器來保存和組織食譜。

筆記應用程序也可以很好地記下人們給你的關於餐館、電影、電視節目、音樂、企業等的建議。 它們還非常適合複製雜項信息，例如企業的營業時間——只需使用該應用程序拍攝照片並將其保存為便條即可。

向前看，從今天開始

關於無紙化的最後一條建議是從今天開始，向前看而不是向後看。 我的意思是不要沉迷於數字化你擁有的任何積壓的紙張。 取而代之的是，從現在開始採用一些可以幫助您實現無紙化的應用程序，並且您可以繼續養成新習慣。 你以後總可以處理積壓的文件……或者把你的舊文件塞進一個盒子裡，把它們放在壁櫥的後面，然後忘記它們。