您現在需要學習的 16 個 Microsoft Word 技巧
已發表: 2022-01-29Microsoft Word 是市場上最普遍的文字處理程序； 即使對於最不懂技術的計算機用戶來說，它也很直觀，並且由強大的 Microsoft Office 套件提供支持。
在 Google Docs 等基於雲的程序的推動下，Word 多年來不斷發展，提供可在多種設備上訪問的在線訂閱，以及免費的基於雲的 Word 版本。 但儘管存在競爭，微軟的軟件仍然是製作重要文檔的首選工具。 那麼為何不？ 它可靠、可定制，並且具有許多您可能尚未嘗試過的內置功能。 繼續閱讀一些只有高級用戶知道的半隱藏款待。
1. 確定你的可讀性統計
Word 不僅可以判斷您的語法和拼寫，還可以判斷您寫作的複雜性。 例如，你的寫作是否達到了攻讀研究生學位的人的理解水平，或者仍在學習他們的形狀和顏色的人？
Word 使用語言測試，例如 Flesch Reading Ease 測試，該測試以 100 分制計算分數。 數字越高，越容易理解。 Office 自己的文檔建議您需要 60 到 70 之間的分數。
此外，Word 將運行類似的語言測試，即 Flesch-Kincaid Grade Level 測試，它會告訴您文本所針對的美國年級水平； 微軟表示，大多數文檔的目標應該在 7.0 到 8.0 之間。
為了使用此功能，您首先必須通過導航到File > Options > Proofing來打開它。 然後在拼寫和語法下選擇顯示可讀性統計信息。 現在，當您要求 Word 運行拼寫檢查時，它還會生成文檔的可讀性統計信息。
2. 突出顯示方形文本字段
這是一個僅在非常特定的情況下可用的功能。 如果您按住 Windows 中的 Alt 鍵或 Mac 上的 Option 鍵，同時單擊並拖動鼠標，您將能夠在文檔中繪製一個框，該框將突出顯示該框中的所有字符。 如果您想在一段文本的中間創建一個完美的紫色文本正方形，那麼您就是這樣做的。
3.生成隨機文本
如果您需要將 Lorem Ipsum 作為佔位符添加到文檔中，Word 可以滿足您的需求。 只需鍵入： =lorem(p,l) 並將“p”替換為您想要的段落數，並將“l”替換為您需要的句子數。 您也可以只在括號中包含一個數字，它將創建那麼多段落。 準備好後，將光標放在等式的末尾，然後按 Enter 生成文本。
您還可以使用隨機 Office 文檔 gobbledygook 作為您的場所填充物的源材料。 請改用等式 =rand(p,l)。
4. 在 Word 中添加計算器
Word 有一個內置計算器，可以幫助您直接在文檔中求解方程。 首先，通過導航到文件 > 選項 > 快速訪問工具欄並從下拉菜單中選擇所有命令，將其添加到 Word 菜單。 找到計算，然後單擊添加將其移動到快速訪問工具欄列。 單擊確定返回到您的文檔。
您會注意到 Word 文檔頂部已添加一個灰色小圓圈。 現在您可以鍵入數學方程式，如果您突出顯示它們，該圖標將改變顏色。 按下圖標，Word 將計算答案。
7. 在任何地方寫文字
您可以將 Word 用作各種白板，並輕鬆地將文本放置在頁面上的任何位置。 只需在頁面上的任何位置單擊兩次，Word 將允許您開始在那裡輸入。 Word 會自動插入硬回車和製表符以允許您輸入文本。 前衛詩人，這個功能是給你的。
8. 自動更新日期和時間
有時，您有一個文檔，您一次又一次地使用，只更新幾個關鍵細節。 如果這恰好是包含日期和/或時間的信件之類的文檔，那麼一個漂亮的小技巧是允許 Word 自動更新日期。
在插入選項卡下，單擊日期和時間按鈕，將出現一個彈出窗口。 單擊所需的日期格式，然後確保單擊右下角的“自動更新”框。 現在，每次打開（或打印）文檔時，日期都會自動更新。
9. 轉換為 PDF 和 HTML 文檔
Word 可以輕鬆地將您的文檔轉換為 PDF 或 HTML 文件。 當您“另存為”文件時，您會看到“另存為類型”下拉菜單，其中提供了包括 PDF 和網頁在內的一系列選項。
請注意，Web Page 函數可以包含很多額外的代碼。 這不一定會影響頁面，但如果您需要更改任何內容，可能會使事情變得有點混亂。 另一種選擇是使用免費的轉換網站，如 Word to Clean HTML，顧名思義，它將從直接從 Word 文檔複製和粘貼的文本創建 HTML 代碼。
10. 改變大寫的簡單方法
您可以通過單擊按鈕輕鬆更改任何文本的大小寫。 突出顯示一個選擇並單擊“Aa”下拉菜單以在句子大小寫、全大寫或全小寫之間更改文本。 您還可以讓每個單詞都以大寫字母開頭並在大小寫之間切換。
11.顯示隱藏字符
如果您正在處理具有不同樣式、列和格式的複雜文檔，那麼編輯很快就會成為一項乏味的工作。 查看文檔格式的最佳方法是使所有不可見的標記（硬回車、軟回車、製表符、空格）可見。 在 Windows 中按 Ctrl-Shift-8 或在 Mac 上按 Command-8。
12.替換不可見字符和格式
Microsoft Word 中的查找和替換工具是救命稻草。 您可以快速輕鬆地進行大規模更改，而無需尋找和挑選您需要更改的每個實例。 但您也可以對文檔中的隱藏字符進行查找和替換。
單擊 Word 中的查找和替換按鈕，然後單擊對話框中的更多。 單擊格式以搜索文檔中的格式 — 下拉菜單包括邊距、字體、樣式和行距。 例如，您可以搜索綠色字體並將其替換為紫色字體。 單擊特殊以搜索特殊字符（破折號、空格等）。
您還可以在文本字段中插入命令以直接搜索格式和字符。 使用 ^p^p 搜索/替換雙空格，並用 ^p 替換它們以獲取單個空格。 您還可以使用 ^t 搜索製表符，使用 ^# 搜索數字，使用 ^$ 搜索字母，使用 ^w 搜索任何空格。
