完成更多工作：嘗試這 10 個簡單技巧以獲得更好的待辦事項列表
已發表: 2022-01-29你的待辦事項清單有多有效？ 它有助於你計劃你的一天嗎？ 它是否會促使您確定正確任務的優先級？ 或者它是一個永無止境的清單，你因為還沒有做而感到內疚，現在你不打算做任何事情？ 一份好的待辦事項清單應該為您服務。 你不應該任由它擺佈。
最好的待辦事項清單讓您每天都朝著正確的方向前進，並幫助您專注於最重要的任務。 有了正確的策略，待辦事項清單也可以幫助您實現更大的目標。 以下是您需要了解的內容，以使您的待辦事項列表為您服務。
1.選擇正確的應用程序（或紙張）
製作更好的待辦事項清單的第一步是決定將其保留在哪裡。 喜歡用於待辦事項列表的應用程序或筆記本很重要，否則您可能不會堅持使用它。
注意到我怎麼說“筆記本”了嗎？ 雖然將您的待辦事項列表放入應用程序有很多好處（我稍後會列出它們），但紙沒有錯！ 如果紙對你有用，那就太好了。 同樣，簡單的電子表格或文字處理文檔也可以。 使用適合您的工具。
然而，數字待辦事項列表與紙質相比有幾個優勢，即使您最終使用紙質，至少知道它們是什麼也很好。 一些優點是：
它們易於編輯，這意味著您可以快速更新信息，
他們有內置的提醒，
很難丟失它們，因為列表本身通常保存在雲端，
您可以按優先級、截止日期或字母順序對任務進行排序，並且
您可以將任務分配給其他人，並在他們完成時收到通知。
如果您正在市場上尋找待辦事項列表應用程序，那麼哪一個最好？ 在測試了幾十個之後，我傾向於比其他人更頻繁地推薦 Todoist、Asana 和 Things。 但還有很多其他選擇。 OmniFocus 非常適合在任務中添加大量細節的人。 Trello 與視覺驅動的人交談。 微軟待辦與 Office 和 Windows 10 配合良好。Google Tasks 非常適合與 Google Workspace 集成。 如果您喜歡游戲化，Habitica 可能會引起您的注意。 等等。
2. 製作多個列表
你不應該只有一份待辦事項清單。 您應該有一些涵蓋您生活中主要類別的清單，例如工作任務、個人待辦事項和家務。 擁有多個列表可以幫助您集中註意力。 當你在工作時，你不想被你的個人清單分心。 當你在家時，你不想因為考慮你的工作職責而感到負擔。
不要退縮。 為你想到的一切列出清單！ 有用的會留下來。 您可以廢棄任何最終對您無用的內容。
其他一些想法是：
購物，
總有一天（你寫下你有一天可能會做的不重要的任務），
週末（對於您想在周末做的任何事情，但又不想在一周內被分心），以及
孩子們的家務。
請記住，您可以隨時添加新列表或重命名它們。
3. 一想到任務就寫下來
當一個新任務突然出現在您的腦海中時，請盡快將其寫下來。 當您想到任務時添加任務可以防止您沉迷於它們。 一旦它被寫下來，你就不需要再記住它了，這樣你就可以把這個想法從你的大腦中清除掉。
如果您的待辦事項應用程序具有用於添加新任務的鍵盤快捷鍵，請學習它。 如果您的應用有手機快捷方式，請進行設置。
對於那些使用紙張的人，在你工作的時候在你身邊放一點廢紙，快速記下分散注意力的想法，然後在方便的時候將它們複製到你的官方待辦事項列表中。
4. 分配截止日期
任何時候任務都有截止日期，添加它。 查看任務何時到期可以幫助您確定優先級。
並非每項任務都需要一個嚴格而快速的截止日期，但有時出於兩個原因添加一個任務會有所幫助。
首先，大多數待辦事項應用程序都可以讓您查看今天、明天和本週晚些時候到期的內容，無論它們在哪個列表中。這樣，您可以查看今天到期的所有內容並了解這一天的進展情況. 如果您只是查看下週內到期的所有內容而感到不知所措，您可能還會花點時間重新安排一些任務。
其次，通過為你的任務分配截止日期，你可以有效地規劃你的一周，這是一個很好的時間管理策略。
5. 每天修改你的待辦事項清單
開始每一天，看看你的任務清單並評估它是否合理。 然後，修改它。
如果您當天安排了太多任務，並且您知道自己無法完成所有任務，那麼您就是在為失敗做好準備。
6.每天限制自己完成3-5個任務
你的每日任務限制是多少？ 這取決於你寫下什麼樣的任務以及它們完成的難度。
對於大多數人來說，我建議從每天限制自己完成三到五個任務開始。 這聽起來可能不是很多，但如果你專注於寫下你今天需要做的三件最重要的事情，你可能會發現這已經有很多事情要做了。
為什麼不多寫點？ 如果你寫了太多任務而沒有全部完成，那麼你必須將它們推遲到另一天。 這意味著重新確定優先級並更改您的清單，這是不必要的工作，會導致壓力並且會弄巧成拙。
通過執行少量任務，您更有可能完成它們。 您完成所有任務的次數越多，您對待辦事項列表的整體感覺就越好。 這種積極的感覺可以推動你前進。
你的三到五項任務應該是你必須做的重要事情。 其中不超過兩個應該是日常任務，比如每天服藥。 專注於你當天的意圖。 那是你應該寫下來的。
隨著時間的推移，跟踪您每天檢查的任務數量（最好的待辦事項應用程序會為您跟踪），您將了解適合您的任務數量，以防它不是三到五個。
7.把任務放在你的待辦事項清單上，而不是目標上
您在待辦事項清單上寫的內容很重要。 把任務放在你的清單上，而不是目標和目的。 為此，您需要了解它們之間的區別。
目標是宏觀的成就或期望的結果。 它們通常很難量化。 一個例子是“變得流利的印地語”。 把它放在你的待辦事項清單上不會很有效。
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目標是實現目標的道路上的標誌。 將這些與任務混淆起來要容易得多，因為目標更加具體和可量化。 目標的一個例子是“能夠用印地語就我最喜歡的電影進行三分鐘的對話”。
那麼什麼是任務？ 任務是您為實現目標而採取的行動。 分解一個目標，你就有了你的任務。 很多時候它們是單個事件（儘管它們可以重複）。 一項任務可能是“學習三個新的印地語動詞”或“學習印地語 30 分鐘”。
任務——而不是目標或目的——是屬於每日待辦事項清單的內容。
8. 保持目標和目的分開
在一個完美的世界裡，你每天完成的許多任務都是為了追求更大的目標。 你應該知道你的目標是什麼，但你不需要把它們寫在你每天的待辦事項清單上。
相反，將您的目標和目標寫在其他地方。 它可能仍在您的待辦事項列表應用程序或筆記本中，但不在您每天查看的列表中。 您可以寫下目標的其他地方是您的日記或筆記應用程序。
不時參考您的目標。 檢查並修改它們。 只是不要讓他們分散你對今天需要做的具體事情的注意力。
9. 經常查看你的待辦事項清單
查看列表是已使用的列表。 一份有效的待辦事項清單會指導您一整天，這意味著您需要經常查看它。 每天早上看它，為未來的一天做好心理準備。 午飯後看看它，這樣你就知道在一天剩下的時間裡你還需要關注什麼。 在一天結束時修改它以重新安排您錯過的任務。
養成提前查看下一周計劃的所有內容的習慣，以便更好地計劃時間並做出調整。
白天，如果您開始對正在做的事情感到迷失或需要休息一下，請查看您的待辦事項清單，尋找一些您需要做的小而簡單的事情（要求不高且不需要高度專注的任務）可以同時應對。
你越看你的清單，你就越相信它。 你越信任它，你就越不需要記住你必須做什麼任務。 你需要記住的越少，你就越能解放思想，專注於手頭的任務。
10.讓你的待辦事項清單可掃描
如果您經常查看您的待辦事項列表，您會很快意識到一目了然地了解您的需要是多麼有幫助。
使用緊湊的語言或速記來編寫您的任務。 許多應用程序都有優先級、星號、標籤和其他詳細信息，您可以將它們添加到重要任務中以使它們脫穎而出。 如果有幫助，請對您的任務進行顏色編碼。 應用圖標，為您提供有關任務的更多信息，例如它是否需要電話或與醫療保健相關。 無論您以多快的速度查看待辦事項列表，您都應該能夠獲得大量有關需要完成的工作的信息。
檢查那些框
一份出色的待辦事項清單是個人生產力的核心。 找到適合您的任務管理應用程序和流程真是太高興了。 核對清單上的項目會給你一種成就感，是組織起來的關鍵因素。 可靠的待辦事項系統使生活更輕鬆，壓力更小。