为什么工作援助可能是黎明马奥尼最需要的东西

工作援助可以成为帮助您的业务的学习解决方案吗？

为您的员工提供升级所需的信息是管理员工和经营成功企业不可或缺的一部分。 当您发现问题领域或知识空白时，只需快速搜索一下 Google 即可发现可用于培训员工的各种选项。

在线课程和电子学习是流行的培训方式。 但它们是否最适合教授您需要员工了解的信息？

培训课程和电子学习解决方案并不总是灵丹妙药。 这些通常是对问题的昂贵且耗时的答案，并且根据您的员工需要知道的内容，这可能是浪费时间和金钱。

在您投资任何学习解决方案之前，请考虑您的员工需要了解的内容。 可以用一些说明性的材料来教吗？ 用户是否需要经常访问易于阅读的材料而不是他们需要记住的东西？

如果其中任何一个的答案是肯定的，那么您可能需要的是工作援助。

工作辅助工具可以帮助人们学习如何完成任务。 在这篇文章中，Dawn Mahoney 分享了她关于创建最适合您的业务的工作辅助工具的建议。

您可以在这篇文章的顶部观看有关此主题的视频，收听播客节目，点击下面的播放，或继续阅读以了解更多信息……

Dawn 是 Learning In The White Space 的创始人，也是培训促进和教学设计的主要权威之一。 她非常了解工作辅助工具，她创建了一个课程来帮助您将它们用于您的业务，“并非一切都需要成为一门课程：工作辅助工具”。

什么是工作援助？

工作帮助，也称为“备忘单”，是任何可以帮助您完成任务的材料。

Dawn 认为，工作辅助工具是使人们获得可用信息以独立执行任务的重要工具。 它们不必是正式的或在任何特殊软件上创建的。 他们只需要以最简单的方式成功地帮助用户完成一个过程。

您可能已经在使用工作辅助工具，甚至不知道。 工作帮助可以在您的计算机屏幕上以虚拟便签的形式出现，提醒您计算机登录密码是什么。 它可能是详细说明如何为您的家庭办公室建造新办公桌的纸质组装说明。 它可以是清单、信息图表、应用程序、打印输出、在纸上潦草地写的便条——所有这些都有可能成为有效的工作辅助工具。

工作辅助工具被反复使用，为回头客提供价值。 设计为易于理解和快速使用。 Dawn 强调，最重要的是，工作辅助工具应在需要时方便取用。

当您需要工作帮助时（不是培训课程）

您需要的学习材料类型完全取决于您希望用户知道什么。

工作辅助更适合：

• 难以记忆或不需要记忆的过程
• 独立的信息
• 您不经常需要的信息

人们通常认为课程可以弥补员工知识的差距，但在寻求解决方案之前，您应该考虑信息的应用。 如果您需要帮助用户按照流程登录计算机程序，是否有必要让他们完成耗时的培训课程？ 或者带有相关标签屏幕截图的说明书就足够了？

工作帮助并不总是必须独立于培训课程——它们可以是有用的补充。 但是，Dawn 的建议是，在课程之外也应该可以使用工作辅助工具。 它们应该是可下载的文档或外卖单，用户可以在需要时参考。

什么是有效的工作援助？

Dawn 强调，成功的工作援助应该清晰、简洁，并优先考虑信息的质量而不是数量。

虽然你的工作援助有多长并不一定重要（例如，一些手册超过一千页），但它的结构却很重要。 工作助手的主要要求是快速传递信息，因此索引较长的材料并将文本分解成易于查找的块。

文本应该简单地呈现，例如，在项目符号点、编号列表或一目了然的简短句子中。

有效的工作辅助工具通常包括相关图像，以帮助明确说明。 Dawn 建议在您的工作辅助工具中尽可能包含高质量的照片或屏幕截图。

Dawn 还建议使用以视觉为主导的格式，如 PDF 或 PowerPoint，作为工作辅助的基础，因为它们可以显示文本和视觉元素。 她建议不要使用 Excel 等格式，这可能会使演示变得过于复杂，并使信息更难吸收。

您可以将视频用作工作辅助工具，但请注意使用它们可能很耗时。 用户可能需要观看更多视频而不是查找相关信息，因此，将来可能不会依赖工作帮助。

如何创建成功的工作援助

创造就业援助不一定很复杂，但它确实需要一个彻底的方法。 Dawn 分享了她在这四个步骤中创建有效工作援助的过程。

1.了解用户需要知道什么

Dawn 建议通过与执行相关任务的人员交谈来开始创建工作援助的过程。 他们遵循什么程序？ 他们已经使用了哪些工作辅助工具（如果有的话）？ 问题出在哪里，他们的知识差距在哪里？

熟悉工作援助将关注的问题，您将更好地了解要包含哪些信息。 另一方面，通过找出用户已经拥有的知识，您将知道要排除什么。

发现知识差距的其他方法包括查找需要更新的过时信息或查看培训材料以了解现有流程中缺少的内容。

2. 决定创建什么类型的工作援助

一旦您知道要包含哪些信息，您就需要决定要创建哪种类型的工作援助。

有许多不同的类型，您需要确定最适合用户的类型。 Dawn 创建了她的“工作辅助选择”工具作为起点，突出了一些典型的业务需求和可能是合适解决方案的工作辅助。

如果这份清单让您不知所措，为什么不从考虑您在组织中已有的工作帮助类型开始，并且最适合您的团队。

你总是可以尝试新的类型，但坚持你知道你的用户已经很好地使用的类型将有助于工作帮助更快地取得成功。

3. 准备材料并创建工作帮助

在您选择了一种工作援助类型后，您可以开始收集创建它所需的材料。 这可能包括准备图像，例如屏幕截图或拍照。

写作时，请记住保持文本简洁明了，如果您使用专业材料，请确保您有 SME 定义流程步骤或术语。

有许多数字工具可帮助您创建出色的工作援助。 Dawn 称赞 Snagit 的免费工作帮助模板是她的最爱之一，但重要的是要注意，您几乎可以使用任何内容创建软件来制作工作帮助，从 Word 文档到更复杂的文件。

4. 让工作帮助更容易找到

最后，您需要确保完成的工作辅助工具易于访问。 Dawn 认为，使学习材料难以找到是成功的最重要障碍之一。

想想你的用户何时何地需要这种工作帮助，并相应地放置它。 如果您的用户是办公室工作人员，他们在使用计算机时需要这些信息，那么您可能希望给他们一个可以下载到桌面的文档。 但是，如果您的用户是销售助理，需要帮助处理收银机上较少使用的流程，那么粘贴在柜台上的打印输出可能更合适。

使工作辅助工具易于访问的一种好方法是为它们创建一个空间（以数字方式或其他方式），并让每个人都知道它们在哪里。 Dawn 的首要提示是只有一个链接可以将用户带到您的内部系统页面或 Google 文档，其中包含指向您所有工作辅助工具的链接，因此它们始终可用。

在您的员工有一些时间使用工作辅助工具后，请花一些时间检查它们的有效性。 它们被使用了吗？ 是否有任何您遗漏或需要改进的信息或步骤？ 您创建了工作帮助来提供帮助，因此请检查它是否正在发挥作用。

Dawn 认为，监控工作辅助工具是否有效的最佳方法是确定它们是否有用并在使用中。 如果不是，找出原因并相应地调整它们。 但是，如果是这样，您可能会发现自己创造了更多的东西来帮助您的业务受益。

如果您想了解更多关于 Dawn 创建有效工作辅助工具的过程，请访问她在 TechSmith 学院的课程，“并非一切都需要成为课程：工作辅助工具”。

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