用这 4 个简单的技巧在会议上浪费更少的时间

已发表: 2022-01-29

这些会议的成本很高，不仅在人们的薪水方面，而且在认知负荷、精力和士气方面。会议具有干扰性，将人们的注意力从通常需要高度集中的核心工作上转移开。除了电子邮件之外，会议一直被员工评为几十年来最严重的痛点。

在大流行期间远程工作的背景下，当很多人的压力和焦虑已经很高时，积极减少我们在会议上花费的时间是有道理的。

根据您的工作角色，您可能可以简单地退出某些会议，无论是取消还是放弃它们。还有“这个会议应该是电子邮件吗？”的问题。如果可以以不同的方式更有效地传达会议内容，请不要，我再说一遍，不要召开会议。

那些你不能跳过的会议呢？毕竟，有些会议确实是有价值和重要的。会议让人们相互了解，从而产生友情。特别是在远程工作中，会议有助于建立信任。当手头有紧急事项且速度成为问题时，会议通常是人们发现问题和做出决策的最快方式。一些会议以其他沟通方法无法提供的方式提供清晰度。

大多数人都知道，当你绝对必须开会时，会议应该有一个有目标的议程，议程应该提前分发，或者你可以使用应用程序来帮助你举行更好的会议，等等，等等。很少有人会为这些步骤而烦恼。为什么不寻找其他方法来提高会议效率并减少您在会议上花费的时间？以下是如何做到这一点的四种策略。

1. 开会前开半场会议

与其召开一小时的会议，不如安排一次 30 分钟（或更好，20 分钟）的会议，并在实际会议开始前让所有与会者有机会参与内容或目的。这种策略不仅有助于减少会议时间，还可以让内向者和其他人以比在会议上发言更容易、更舒服的方式参与

你怎么做呢？使用异步协作工具，例如共享文档或在线白板，人们可以在其中阅读议程、写下问题、集思广益，或者做任何你想让他们“参与”会议的事情。当你给人们一个阅读、消化、评论、集思广益和异步思考的地方时，当他们不在现场时，他们可以花时间去做。他们也可以在最适合他们的时间做这件事，并且不会打断他们的核心工作。

协作白板应用程序（例如概念板）允许人们在实际会议之前进行头脑风暴、提问以及以其他方式参与会议。

您可能会考虑使用的一些应用程序包括 Miro、Mural、Conceptboard（如图所示）、Google Workspace 应用程序（例如 Google Docs），甚至是协作式笔记应用程序（例如 Microsoft OneNote）。

通过在实际会议之前为人们提供一个记录他们想法的地方，您将获得任何可能不会发言的人更好的参与。更重要的是，您应该能够将实际会议时间显着缩短，可能减半，因为已经提前完成了很多工作。

此策略不适用于所有类型的会议，但它非常适合所有参与者都应参与的会议，例如头脑风暴会议或新产品启动会议。

2. 指定计时员

指定一名计时员，并确保介绍该人作为会议计时员。计时员负责确保会议准时开始和结束，以及任何应保持时间限制的部分。

为了准时开始，简单地介绍计时器是一个很好的方法。 “菲尔将在今天的会议上担任计时员。让菲尔的工作轻松一点，马上开始。”

为了准时结束，计时员可以根据会议的气氛和重要性宣布还剩五分钟、两分钟或一分钟。

对于管理细分市场，举个例子是最简单的。假设您正在计划一个人们需要自我介绍的会议。你可能会说：“请在大约 15 秒后介绍你自己并解释你参加这次会议的原因。Jill 是我们今天的计时员。Jill，请将你的计时器设置为 15 秒后响铃，以便我们按照日程安排进行。” 这样一来，吉尔就不必因为切断某人并告诉他们把它包起来而感到难过。钟声完成了工作。