如何创建可视化流程文档和指南

您可能不认为自己是一名培训师，但几乎我们所有人在某些时候都必须解释一个过程或培训某人做一些新的事情。 如果很多人可能需要知道它，您可能想要创建某种可以共享的文档。 这样你就不必一遍又一遍地解释它。

当谈到解释一个过程或做某事所需的步骤时，没有什么比视觉效果更好的了。 图像和视频可以让您实际展示完成任务所需的步骤，而不仅仅是用文字解释。

这就是可视化过程文档派上用场的地方。

可视化流程文档只是说明如何使用、教程或培训内容（包括图像或视频）的一种奇特方式。

我们都听过一句古老的格言“一张照片胜过千言万语”。 原来这是真的！

事实上，TechSmith 的研究发现，人们不仅更喜欢以视觉方式呈现指令，而且他们实际上学得更快，表现更好，并且保留信息的时间更长。

这意味着很少有人需要一次又一次地向您询问相同的指示！

但是您如何创建可视化流程文档——尤其是如果您不是平面设计师的话？

幸运的是，使用正确的工具和一些专业知识，创建具有专业外观的视觉和视频内容非常容易。

以下是您将学到的内容：

• 什么是流程文档，为什么它很重要？
• 常见类型的过程文档。
• 用于创建可视化过程文档的工具。
• 如何轻松创建视觉内容（包括视频）以创建高效的视觉文档。
• 确保文档高效的最佳实践。
• 如何确保您的文档具有更长的保质期。

什么是过程文档？

流程文档是显示完成任务或项目所需步骤的任何文档。 它们可以是正式的或非正式的，具体取决于您的受众和目的。

流程文档有什么用？

从上面的定义可以看出，流程文档是一个相当宽泛的术语。 它可以像显示登录电子邮件客户端的步骤的快速屏幕截图一样简单，也可以像多页文档一样复杂。

如果您考虑一下，配方就是一个流程文档。 因此，将流程文档视为完成任务的秘诀会很有帮助。 有些食谱很复杂，需要大量的步骤和材料，而另一些很简单，可能只有很少的成分。

以下是流程文档可以提供帮助的几种方式：

培训新员工

当您需要培训新员工时，流程文档非常有用。 将它提供给您的新队友可以让他们在入职过程中帮助自己，而不是完全依赖他们的培训师来教他们需要知道的一切。

通常，当新员工加入团队时，他们正在填补空缺。 而当团队出现空缺时，每个成员的工作量往往会更大。

因此，在您觉得需要之前记录流程意味着在员工可能已经筋疲力尽的情况下减少压力和压力。 当然，当您确实需要培训同事时，您仍然可以创建流程文档！

流程文档使人们能够在需要时自行访问信息，从而提高自助能力。

为意外做好准备

即使没有立即需要，它也有助于记录组织内的流程。

这样做可以建立一个未来的成功同事。 与新员工培训的使用类似，您可以按需提供信息，如果通常执行特定任务的人员生病或意外无法工作，其他人可以轻松接管。

提供流程透明度

此外，记录流程有助于提高组织内的透明度。 它允许不接近特定业务领域的员工深入了解其直接团队和/或部门之外的任务。

反过来，这可以导致工作流程改进，例如摆脱重复的步骤或任务。 它还可以突出痛点，从而产生行动项目。 意识到流程中的关键点可能是分配资源以进行渐进式改进所需的全部内容。

一些常见的流程文件类型包括：

• 入职材料，例如登录 HR 软件的说明。
• 软件操作方法。
• 产品使用说明书。
• 食物食谱。
• 操作方法视频。

可视化流程文档有哪些优势？

可视化流程文档有助于更轻松地理解流程。 当人们能够看到他们应该做什么时，他们就更有可能理解并取得成功。

上图显示了在 TechSmith Knowmia 中导入 YouTube 链接的过程。 只需一眼，用户就知道在哪里点击以及在哪里输入他们的链接以添加他们的 YouTube 视频。

对此的书面说明将需要更多时间来理解，并且会迫使用户直观地搜索每个步骤的点击位置。 这样一来，下边看就没事了。

提供对过程结果的期望的参考指南

可视化过程文档有助于显示预期结果。 该文档显示了实现这些目标的一种可能路径。 尽管如此，这并不意味着记录的过程是我们想要的结果的唯一途径。

列出流程程序的可视化流程文档可以更轻松地查看将来可以更有效地使用我们的时间或工具的领域。

为项目和流程提供上下文

一个过程可能包括仅适用于单个项目的步骤和程序。 虽然未来的项目可以共享许多相同的程序，但许多事情也可能以不同的方式应用。 其中一些差异甚至可能很难从外部观察到。

可视化流程文档可以更轻松地比较进入一个流程与另一个流程的情况。 这样做有助于避免由于将一个程序应用于不适合的过程而可能导致的错误。

为流程中的新参与者提供更轻松的培训

可视化流程文档有助于消除流程中的新参与者可能遇到的许多问题，因为这些程序中的大部分将在文档中直接解决。 这允许额外的时间用于培训其他人专注于可能需要关注的其他领域。 这都是关于更聪明的工作，而不是更努力的工作。

此外，如果项目的原始参与者担任另一个角色会怎样？ 可视化流程文档确保即使原始流程文档的人不在场，项目仍然可以完成。

听起来不错，不是吗？ 可视化过程文档的这些和许多其他优点展示了它如何成为以多种动态方式使用的强大工具。 考虑到这些优势，现在是介绍一些有助于您充分利用文档的最佳实践的好时机。

用于创建可视化过程文档的工具

创建可视化文档的主要障碍之一是认为您没有正确完成它的技能、时间或知识。

我在这里告诉您，您不需要专业技能即可获得专业质量的结果。 事实上，在很多情况下，您只需点击几下即可获得所需的内容！

斯纳吉特

Snagit 是您创建内容丰富、外观专业的流程文档、操作指南、教程等的最佳选择。

Snagit 远不止是一个简单的屏幕截图和标记工具，它还包含许多使文档变得像单击和拖动一样简单的功能。

模板

无论您需要创建一个还是 1,000 个流程文档，Snagit 模板都已成为您最好的新朋友。 Snagit 附带许多免费的专业设计模板，或者您可以订阅 TechSmith Assets for Snagit 以获得更多的访问权限。

使用模板，您可以截取屏幕截图，将它们放入模板中，添加任何必要的文本描述，然后您就完成了。 真的就是这么简单。

你也可以超越屏幕截图。 有您需要分享的产品照片或插图吗？ Snagit 也可以处理它们。 只需在适当的地方添加它们，然后让 Snagit 完成剩下的工作。

步进工具

Snagit 实际上有一个工具可以帮助您显示完成任务所需的步骤。 简而言之，这就是流程文档！

简化工具

简化工具允许您删除多余或不相关的信息以突出显示最重要的信息。 当然，使用 Snagit，您只需单击几下即可完成！

另外，通过删除不必要的文本和其他元素，您的内容不太容易受到用户界面、措辞等方面的微小变化的影响。这意味着您的内容可以有更长的宝贵保质期——这意味着更少的更新和更多的时间专注于其他事情！

图片中的视频

有时最好的流程文档根本不是真正的文档，而是视频！ 轻松抓取您的屏幕截图或其他图像，并将它们转换为显示确切过程的视频。 您可以根据需要添加注释和旁白。

帆布

Canva 是创建自定义图形的最简单方法之一。 事实上，您在本博客中看到的许多图形都是在 Canva 中创建的。

Snagit 的 TechSmith 资产

我在上面提到了 TechSmith Assets for Snagit 中可用的所有模板，但它并没有就此结束。 有数以千计的图像、插图、图标、图章等免费供您在项目中使用。 Snagit 免费提供许多资产，但您可以订阅以访问更多资产。

最佳实践

• 请具体说明您如何在文档中表述这些程序，以便准确地传达您的信息。
• 记录完成一个过程所需的每一步。包括不多也不少。
• 确保包括在此过程中必须遵循的任何政策或规则。
• 确保以一致的方式排列文档的文本和视觉部分，以便您的流程顺序易于遵循。
• 请务必记录原始文档的创建日期以及任何更新。
• 使用 Snagit 或其他屏幕捕获工具创建强大的视觉效果（屏幕截图、视频、流程图等）。这将使您的程序文本清晰地组织。
• 出于安全目的，将文档存储在可以控制谁可以访问它的位置。
• 备份您的可视化流程文档附带的所有文件。

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常问问题

注意：这篇文章最初于 2017 年发布，但在 2020 年 9 月更新了新信息。