如何用视频代替会议

您是否在一天或一周的工作会议上度过了令人震惊的部分？

我们感受到了那种痛苦！

当今工作场所的沟通方式多种多样。 一些最常见的方法包括：

• 面对面会议
• 虚拟会议
• 电子邮件
• 聊天工具

虽然每个都有一个目的，但取决于您需要分享的内容，每个都有缺点。

我们的研究发现，大多数员工认为他们的公司沟通没有传达明确的信息，领导者也没有以最适合员工的方式进行沟通。 这会对生产力、员工敬业度甚至工作绩效产生巨大影响。

一个大罪魁祸首？ 会议太多。

会议如何扰乱工作

这并不是说会议天生就不好或没有效率。 有时面对面的会议是最好的沟通方式。 坐下来讨论想法和做出决定在许多情况下都很有效。

不幸的是，因为它在某些时候有效，所以许多公司倾向于一直使用它。

这种方法并不总是可行的。 即使使用虚拟会议选项，由于时区限制和人们已经很忙的日历上的可用性有限，也可能难以安排。

有时，安排与一群忙碌的利益相关者的会议甚至需要比会议本身更长的时间。

会议还提出了其他一些不太明显的挑战，例如：

• 人们互相交谈
• 安静的人并不总是说出来
• 人们多任务处理或不参与
• 听到，“对不起，我必须跑去另一个会议”

您参加过多少次会议，其中两三个人主导了谈话，而其他人都必须努力争取让他们的声音被听到？ 不是每个人的性格都适合打断和发言，尤其是在团体环境中或在领导下。

有些人在提出想法或反驳之前还需要更多时间来处理信息。 他们可能有很棒的事情要分享，但会议可能不是他们分享的最佳场所。

此外，我们都参加过会议，至少有一些与会者正在检查他们的手机或处理其他事情。

也许他们真的不需要参加会议。 或者也许只有一小部分长达一小时的会议实际上与他们有关。 无论哪种方式，这可能都没有有效地利用他们的时间。

具有讽刺意味的是，会议进展顺利时会出现另一个缺点。 您是否曾经进行过一次很好的讨论，却因为时间到了而将其打断？ 你可能只需要多花 10 到 20 分钟，但相反，因为人们还有其他承诺，所以你必须停下来，试着在另一个时间从你离开的地方继续。

在尝试再次在每个人的日历上找到时间并让他们都回到同一页面之间，几乎不可能回到流程中。 许多伟大的想法可能在会议之间的时间里丢失了。

用视频抛弃不必要的会议

尽管存在所有这些缺点，但大多数组织仍会继续安排不必要的会议。

它不必是这样的。 您和您的团队可以通过视频放弃这些会议。 您将提高参与度和生产力，并减少浪费的时间。 研究证实了这一点。 事实上，我们发现48% 的员工认为视频是最吸引人的交流方式。

但是视频不是很多工作吗？

我知道您可能在想什么……如果我从未制作过视频，那么学习制作视频会比实际开会节省更多时间吗？ 这是正常反应，你并不孤单。 这些恐惧可能源于以下信念：

• 视频需要看起来完美才能有效
• 制作视频总是需要很多时间
• 随着时间的推移，视频将难以监控和保持最新
• 视频需要大量准备，例如脚本和故事板

虽然在某些情况下上述所有情况都是正确的，但在大多数工作场所的交流情况下，您不需要为制作视频做更多的准备，就像开会一样。

Snagit 是一款出色的一体化捕捉工具，可帮助您轻松捕捉或录制屏幕并进行简单的编辑。

此外，Snagit 为您提供了一种同时录制语音和屏幕（或网络摄像头）的简单方法，让创建精美的信息视频变得轻而易举。

请记住，您不会制作下一部好莱坞大片。 它不一定是完美的。这些类型的视频通常适用于一小群人，并且保质期相对较短。

通常，它可以像打开幻灯片或电子表格一样简单，并在录制时简单地谈论它。 如果您犯了错误，请继续前进。 完成后，您可以轻松删除真正令人震惊的内容。

使用视频代替会议的好处

让我们看一个简单的例子来说明这个概念是如何工作的。

很简单，对吧？ 我们也这么认为。 这就是为什么我们在 TechSmith 的团队依赖这种模式并消除了大量使我们的日历变得混乱的会议的原因。

有时，在最初的基于网络的讨论之后，您可能仍想开会。 如果是这种情况，您现在可以直接进入决策模式，而不是在会议的前半部分让某人提供信息或数据并回答问题。

当这种情况发生时，你猜怎么着？ 你刚刚做了一个“翻转会议”。 这是另一种提高会议效率的好方法，这意味着提前分享信息，以便每个人都更有准备地参加会议。

但是，您经常会发现，您可以通过基于网络的视频讨论来完成您需要的一切，并且可以一起跳过会议！

基于视频的讨论的 7 个好处

在 TechSmith 越来越多地将这种技术用于状态更新、研究结果和战略建议等方面之后，以下是我们看到的七大好处：

1. 每个人都有平等的发言权

进行基于视频的讨论可以让即使是最轻声细语的同事也可以在他们有贡献的时候加入。 由于没有其他人可以实时满足，所有观众都可以根据需要发表评论。

2. 每个人都可以在他们方便的时间和地点查看内容

无需再为寻找会议室或为寻找适合所有人的日历时段而苦苦挣扎。 借助视频，每个团队成员都可以在他们最方便的时候观看信息，而且如果他们的日程安排很忙，他们也不必为面对面的会议做好准备。

3. 它让人们有时间在回应之前消化内容

有时，在会议期间很难立即给出反馈。 您可能需要时间让内容深入人心，并可能在发表您的意见之前对其进行审查。 异步视频解决了这个问题！

4. 它在一个地方记录和归档对话

您是否有时不希望您可以回去查看在面对面会议中所说的所有内容的录音？ 相反，当您共享视频时，信息会以易于访问的格式永久存在。

5.它允许每个人都有共享的上下文进入

如果您确实计划召开后续会议，视频是一种很好的方式，可以让所有各方获得所需的时间和信息，让他们做好准备。 另外，该信息将被统一传达。

6. 我们可以更好地利用面对面的时间（如果仍然需要）

当同事有一个包含大量信息的视频时，我们都可以更好地利用我们的面对面会议，而不是浪费时间第一次传递统计数据。 也就是说，如果在视频分享后甚至需要面对面的会议！

7. 我们有时可以替换整个会议

如果一个很棒的视频可以传达面对面会议所拥有的所有信息，那为什么还要见面呢？ 视频可以节省每个人的时间并提高工作效率。

概括

不必要的会议会对生产力和士气造成严重破坏。 电子邮件和其他形式的通信也提出了自己的一系列挑战。

然而，视频为传统会议提供了一个很好的选择。