掌握工作交接：有效交接的综合指南
已发表: 2023-06-16您是否注意到假期前的日子似乎加快了，并且很快就被紧急任务和截止日期挤满了？ 最重要的是，你必须在混乱中抽出时间来准备细致的交接工作，以确保在你缺席期间一切顺利进行。
无论是假期、育儿假还是任何延长的休假，人们总是需要请假——这是理所当然的！ 然而，尽管人们经常休假，但实现有效交接的艺术似乎难以捉摸，而且往往变得比实际需要的更加复杂。
但不要害怕！ 通过我们的七步指南，我们将为您提供所需的一切，以促进更顺利、更高效的交接，以便您可以真正享受您的假期，并知道您的项目和责任都在良好的照顾下。
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1. 建立文档和有效的知识共享
尝试养成定期（细致地）记录重复出现的工作流程和流程的习惯。 当您需要将任务委派给同事时，即使是在短时间内，这种详细的文档也非常有用。
同样，维护文档、档案和其他信息的有序归档系统也至关重要，尤其是在准备移交时。
即使您的公司尚未实施统一的归档系统，您也应该保持文件逻辑有序且易于查找。 这样做将使任何接替你的角色的人更容易完成最复杂的任务。
在创建全面的移交时，您还可以考虑提供视频和屏幕录制来补充您的文本指导。 例如，在解释如何执行某些流程和使用特定工具时，视频内容通常比单独的文本有更多作用。
如果要涵盖的内容很多，那么提供短视频通常比制作一个很长的视频更好。 然而，向某人发送大量不同的视频链接可能会造成混乱和不知所措。 这就是 Screencast Collections 的用武之地。
借助 Screencast Collections，您只需一个链接即可快速共享一组媒体。 您还可以设置一个集合，使团队成员能够向其中贡献和上传内容，这是鼓励知识共享并在下次有人离开时保持内容最新的好方法。
2.给自己一个良好的开端
如果您计划在假期前的最后一天，在赶回家收拾行李之前将所有工作委托给他人，那么我们恐怕这不是最有效的交接策略。
分配足够的时间来进行移交对于确保移交尽可能成功和无缝至关重要。 你需要多少时间准备？ 嗯，这取决于一些事情，包括：
- 您缺勤的持续时间
- 您的替代者对您的角色的熟悉程度
- 您离开期间到期的项目和任务
鉴于假期和计划缺勤通常是提前安排的，因此应该始终有足够的时间来确保顺利（即使不是完美）的过渡。
虽然您应该在休假申请获得批准的当天开始计划或至少考虑交接事宜，但您还应该在假期前至少两周与您的团队或指定替补人员讨论此事。 这将有助于确保每个人都为您的休假做好准备。
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3. 实施切换协议
对于您和接替您的人来说，移交协议将成为您新的最好的朋友。 这份相对简单的文件应概述您要移交的最关键要素，包括：
- 正在进行的项目
- 待定的最后期限
- 主要联系人
- 获取重要文件和手册
这是一种工作进度清单，您可以在假期临近时不断更新。 这是一个简单的概念，但它非常有价值，可以确保没有任何事情被忽视或遗忘。
4.使用屏幕截图和录音
人们说一张图片抵得上一千个文字，但说到交接，它们抵得上一千个小时！
与其花时间编写冗长的描述来解释任务和流程，不如考虑使用屏幕截图和简短的屏幕录制。 视觉指示可以为您和您的替代者节省大量时间和精力。
视觉效果还为您的说明提供了额外的上下文和细微差别，而这些在基于文本的文档中可能会被忽略。 虽然屏幕录制非常适合解释如何使用软件或浏览网站，但屏幕截图可以提供出色的分步说明。
使用 TechSmith 的 Snagit 等屏幕记录器，您可以通过注释、项目符号点和图形来增强屏幕截图。 Snagit 甚至可以让您创建非正式的屏幕录制，以便您演示典型的工作流程和流程。
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现在下载！5. 选择个人交接（并记录下来！）
无论您是在办公室操作还是远程工作，都应在交接期间与您的替身直接交流。 与仅依赖数字指令和文档的交谈相比，通过视频通话或在办公室进行的面对面交谈将实现更有效的交接。
您甚至可以考虑安排几次短期约会，而不是一次冗长的会议。 这样做可以防止疲劳（对于您和您的替代者而言），否则可能会导致重要细节被忽视。
如果您参与特别复杂的工作，那么我们绝对建议您将移交工作分成可管理的部分，以便有时间回答问题并澄清任何不确定性。
如果您最终通过 Zoom 通话进行交接，请务必进行记录！ 这将被证明是一种宝贵的资源，您的替身可以在您离开时在需要时参考。
6. 提前通知主要客户和利益相关者您的缺席
在开始收拾行李之前，请务必告诉您的客户（和重要的利益相关者）您将休息一段时间，并利用这个机会将他们介绍给您的替代者。
这不仅是一种专业礼貌，体现了对您的客户和共事人员的考虑，还可以防止客户方面出现任何不受欢迎的意外或困惑。
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现在下载！7. 设置电子邮件和电话的外出通知
除了通知人们您将离开之外，您还需要安排您的外出 (OOO) 消息。
我们建议也提前写下并安排好时间。 因为如果你把它留到最后一刻，你可能会完全忘记它！ 谁能责怪你呢？ 在办公室的最后一天总是如旋风般，这就是为什么最好尽早完成这项任务。
您的外出电子邮件和语音邮件还应提及一些关键信息，包括：
- 您缺席的时间
- 更换的联系信息
在您的消息发出之前，请务必对其进行校对。 您错过的任何拼写错误或错误都可能会让注意到的人认为您不专业。
您可能会发现将您的号码重定向到替换号码或中央办公室比设置 OOO 语音邮件更有用。 无论您将电话转接到谁，请务必提前告知他们！
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现在下载！工作移交的主要目标
很多人都会从良好的交接中受益，包括您、您的同事、您的公司和您的客户。
将您的职责和项目交到安全、有能力的手中，您就可以在来之不易的休假期间高枕无忧。 在理想的情况下，您的客户几乎不会注意到您的缺席！
但最重要的是，您将在假期结束后回到有序的工作空间，不会错过任何截止日期或停滞的项目。 毕竟，混乱而紧张的第一天回来会很快削弱假期的恢复效果——谁需要这样呢？