7 个未充分利用的 Microsoft Outlook 功能

有时您会忙于检查和撰写电子邮件，以至于没有时间浏览收件箱的其余部分。 Microsoft Outlook 有几个未被许多人使用但对日常任务很有帮助的功能。

1.大声朗读收听电子邮件

当您可以在收听需要阅读的电子邮件的同时处理其他事情时，多任务处理会简单得多。 这是朗读功能很方便的时候。

在收件箱中选择一封电子邮件或在新窗口中打开它。 点击“大声朗读”。 您可以在收件箱视图的主页选项卡和电子邮件视图的消息选项卡上找到此按钮。

您会看到一个带有播放、暂停、前进和后退按钮的小工具栏。 您还可以使用齿轮图标来调整速度或声音。

在您的移动设备上查看朗读功能，以便随时随地收听电子邮件！

2. 多看或少看的消息预览

虽然消息预览功能不是一个惊天动地的功能，但它是许多人不知道的。 查看收件箱中的电子邮件时，您可以在邮件列表中显示一、二或三行，用于所有文件夹或仅显示一个。 您也可以完全关闭该功能。

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转到收件箱视图中的查看选项卡，然后选择邮件预览下拉箭头。 选择要查看的行数。

系统将提示您将该设置应用于所有邮箱或仅当前文件夹。 做出选择，您将看到收件箱更新。

这是一个方便的功能，可以在不实际打开电子邮件的情况下查看更多内容。 您可能会看到它是一种可以等到以后或需要立即采取行动的一种。

3. 引起某人注意的提及

当您向一大群人发送电子邮件时，您可以使用提及功能来吸引特定人的注意力，就像在 Facebook、Twitter 或 Slack 上一样。 在电子邮件正文中提及某人会突出显示其姓名，自动将其添加到“收件人”行，并在其收件箱电子邮件列表中显示 @ (At) 符号。

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首先键入@ 符号，后跟他们的名字，甚至是前几个字母。 您会看到显示的建议，因此只需选择正确的联系人。

如果其他人在电子邮件中提及您，您可以轻松查看所有这些消息。 您可以将提及列添加到收件箱。 或者，使用收件箱顶部的过滤器按钮选择“提及的邮件”。 然后，您会看到有人提到您的那些电子邮件。

4. 快速开始写作的电子邮件模板

如果您在 Word 或 Excel 中使用模板，那么您就会知道它们的价值。 您可以获得所需的基础知识，然后插入您自己的详细信息，而无需从头开始创建文档或工作表。 您可以通过创建自己的模板在 Outlook 中执行相同的操作。

像往常一样撰写新消息。 选择文件 > 另存为。 在对话框中，输入文件名，然后在另存为类型下拉列表中，选择“Outlook 模板”。

注意：默认情况下，Outlook 模板保存到 c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates。

要使用您的模板，请转到主页选项卡并打开新项目下拉菜单。 移至更多项目并选择“选择表格”。

在弹出窗口顶部的“查找范围”下拉列表中，选择“文件系统中的用户模板”。 从列表中选择模板，然后单击“打开”。

然后，您的模板会出现在一个新的消息框中，供您完成并发送。

5.拖放以实现快速操作

如果您想使用收到的电子邮件作为事件或任务的基础，您可以简单地使用拖放操作。

将电子邮件拖到左侧导航窗格中的日历或任务图标并释放。

您将看到一个新事件或任务与正文中的电子邮件一起出现。 照常完成活动邀请或任务。

6. 一键完成任务的快速步骤

快速步骤是一次在电子邮件上执行多项任务的绝佳功能。 您可以自定义预设的快速步骤或创建自己的快速步骤。

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转到“主页”选项卡，您将在功能区的同名部分中看到“快速步骤”集合。 要使用预设，请在框中选择它。 然后您将看到首次设置窗口，您可以在其中添加所需的详细信息并在完成后单击“保存”。

要创建您自己的，请在“快速步骤”框中选择“新建”，或使用“新建快速步骤”弹出菜单选择起点。

选择您的第一个操作并完成详细信息。 对于另一个，单击“添加操作”并执行相同操作。 选择“完成”以保存快速步骤。

要使用预设或自定义快速步骤，请选择电子邮件，然后从主页选项卡上的功能区中选择快速步骤，或右键单击并从快捷菜单中的“快速步骤”中选择一个选项。

7. 丢失文件的附件提醒

如果您使用 Outlook for business，那么发送一封提及附件然后忘记附加文件的电子邮件是很常见的。 为了节省以后重新发送带有附件的电子邮件的时间，请利用 Outlook 的内置警告系统。

要打开该功能，请转到文件 > 选项。 选择左侧的邮件并向下滚动到右侧的发送消息。

选中当我发送可能缺少附件的消息时警告我复选框，然后选择“确定”以保存更改。

启用此警告后，当您撰写包含“附件”或“已附加”字样但没有的电子邮件时，Outlook 将显示一条弹出消息，通知您忘记附加文件。

然后，您可以选择“不发送”来附加文件，如果不需要附件，则可以选择“仍然发送”。

利用这些未充分利用的功能中的一项或多项，看看它们是否使您的 Outlook 任务更容易一些。 如果您还使用 Office 套件进行演示，请查看我们未充分利用的 PowerPoint 功能列表。

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