时间跟踪软件的主要功能是什么？

时间跟踪应用程序使用自动化来监控工作场所和个人环境中的时间。 当谈到使用专用软件监控时间时，您想问的第一个问题可能是：“我如何知道一个好的时间跟踪工具的基本特征，以及哪些软件具有这些基本特征？”

在本文中，我们将向您展示可靠时间跟踪器的所有重要组成部分，然后我们将建议您可以使用的理想工具。

时间跟踪软件有什么好处？

首先，您应该了解使用时间跟踪软件将极大地服务于您的业务。 其中一些好处包括：

1. 提高生产力

通过跟踪员工的活动，您将迅速遏制可能影响工作场所生产力的消极态度。 此外，您会发现更容易让您的员工专注于发挥他们的真正潜力。 当人们可以衡量他们的活动并监控他们的工作时间时，他们可以轻松地识别出拖累他们的工作效率的因素并加以解决。

2.无缝时间记录

尽管您希望密切关注员工的活动，但还有其他重要的事情需要您注意。 此外，试图捕捉时间、记录计费时间、计算工人的工资以及手动起草客户的发票会让你筋疲力尽。

如果您使用时间跟踪器，您只需一次性配置您的时间捕获设置并显示您的计费条款。 之后，该工具会自动处理其他所有事情。

3. 增加透明度

如果您的员工在您指出他们的工作松懈时感到受骗，那么时间跟踪器的准确记录将提供一个和平的解决方案。 您可以使用这些信息来评估员工的工作效率并确定需要解决的灰色区域——这样做不会显得不合理。

4.更好的截止日期意识和时间管理

通过实时观察员工活动，很容易预测任务和分配的完成时间。 此外，您可以快速识别关键延迟因素。 短期或长期调整的负面影响不会很明显，因为您已经拥有强大的时间管理系统。

5. 扎实的工作场所文化

通过严格强调有效的时间跟踪，您将逐渐建立一种纪律和问责制的工作场所文化。 也就是说，您的员工将变得以目标为导向。 此外，他们将学会更多地信任您，并且总是有动力根据公司的 KPI 执行任务。

好的时间跟踪器的基本特征是什么？

时间跟踪软件通常收集与员工完成分配给他们的任务所用时间相关的数据。 它比传统的时间表（如 Excel）更方便、更高效，后者需要手动输入每一秒或每分钟的工作时间。

大多数企业主开始意识到需要利用此类工作时间分析来获得洞察力并简化其运营的不同方面。 例如，要准确计算员工的工作小时数并管理员工的每周或每月付款，您可以使用具有集成发票功能的时间跟踪解决方案。

需要注意的是，除了监控项目所用时间的基本功能外，一个好的时间跟踪器还应具有以下主要功能：

1. 整体时间追踪

仅时间监控是不够的。 非常重要的是，用于呈现结果的格式可以使信息更有意义。 如今，一些最好的时间跟踪器以一种方式呈现记录的信息，使管理人员可以轻松地根据项目、客户、单位和个人任务过滤时间数据。 此外，如果该软件有一个简单的界面，使其适用于多种用途，那将是一个额外的好处。

2. 自动化时间表

时间表有助于监控员工的缺勤情况、休息时间、假期和工作小时数。 该功能使用这些信息来计算计费时间，并通过扩展计算每个员工的每月/每周应付金额，使其可用于工资单和发票处理。

一些时间跟踪器缺少此功能。 然而，那些拥有它的人有一个内置的模板来生成 PDF、CSV 或 DOC 格式的时间表。 此外，您可以将结果导出到电子邮件。

3. 用于报告和分析的内置工具

可靠的时间跟踪软件将允许您创建每个员工工作的摘要。 这些通常包括以下内容：

• 与活动相关的详细信息，例如您的员工投入的总小时数、总体空闲时间、总体生产时间以及每个时间段的用户活动级别。
• 员工绩效详细信息，尤其是与团队项目相关的信息，以便您衡量每个成员的贡献。
• 每个团队成员的任务相关报告，以查看所承担工作的性质。 一些员工可能会在不从事与工作相关的活动的情况下完成大笔交易。

时间跟踪器的报告和分析功能应该让您通过几个步骤生成此数据。

如果摘要以类似图表的格式或图形显示以便于查找，这也是理想的。 但是，可定制的模板将更加有用。

4. 一刀切的项目管理能力

时间跟踪软件在项目管理中非常有用。 然而，虽然市场上的大多数时间跟踪应用程序往往包含简单的模块，使其适合大多数小型项目，但您可能会发现许多流行的时间跟踪器缺少以下项目管理功能：

• 团队子部门之间的任务分组
• 项目和个别任务的截止日期设置
• 正在进行的工作的进度监控
• 预算管理

关键是，对于小型企业来说，上述内容可能不是必需的。 尽管如此，如果您想确保项目按时、在预算范围内并以所需的质量完成，您也不能忽视这些功能。

5. 及时提醒的提醒功能

时间跟踪器可以区分延迟和及时响应问题。 例如，一些员工可能会忘记退出，在这种情况下，软件会在他们完全离开办公场所之前向他们发送通知。 此外，该应用程序应该能够在截止日期快到并且您落后于计划时向您发出警告。 同样，应该可以授予您的团队成员接收待处理任务的此类警报的权限。 一些时间管理应用程序会自动通过电子邮件、短信和聊天室（如果集成）发送此类通知。

6. 发票管理

虽然时间表有助于简化计费时间的记录方式，但您可能必须自己手动整理开票流程。 但是，如果您按小时或每天向客户收费，这并不理想。 此外，随着业务的扩展，事情会变得更加复杂。

因此，时间跟踪器中必须提供单独的发票管理功能来跟踪工作时间并根据商定的条款自动生成开票文件。 除了减轻您的工作量外，该工具还确保您可以始终如一地向客户发送准确的帐单详细信息。 从长远来看，这将建立信任。

7. 与其他软件的集成

跨各种第三方平台和应用程序改组是当今大多数项目不可避免的方面。 此外，这些工具可能会提供使它们成为跨职能团队不可或缺的服务。

一些例子如下：

• 体式
• 销售队伍
• 贝宝
• 语法
• 特雷罗
• 松弛

可以与第三方应用程序无缝集成的时间跟踪软件将简化您管理项目的方式。 也就是说，在您简化工作场所运营之前，对这种多功能时间跟踪器的需求可能不会很明显。 通过将项目的有用应用程序集中在一个地方，您可以有效地实施长期和短期绩效策略。 只需选择一个值得使用的付费或免费时间跟踪器。

8. 移动应用

拥有可在智能手机上访问的时间跟踪软件有助于业务连续性。 一些品牌拥有移动应用程序，用户可以在其中访问其时间跟踪器桌面版本的几乎所有功能。

使用时间跟踪应用程序的移动版本，您可以保持业务 24/7 全天候运行。 此外，您还可以收到有关未完成项目的实时更新。 此外，您还可以查看员工的绩效水平。 最重要的是，能够在手机上使用时间跟踪器可以让您提前完成。

如果应用程序与云存储集成，这是一个额外的好处。

什么时间跟踪器具有所有必要的功能？

那里有一些很好的选择。 也就是说，虽然有些可能擅长让您全面了解员工的活动，但它们可能不适合有效的任务分组，并且一些评价最高的任务相当有限。

幸运的是，有一个功能强大的时间跟踪器，它具有所有所需的功能。 这个工具被命名为 Traqq 时间跟踪器。 它带有这些和其他一些令人兴奋的功能，并且可以完全免费访问。

如果您想要一个具有全套功能的时间跟踪器来监控团队的活动和绩效，我们建议您使用 Traqq。

结论

时间跟踪器的使用不仅仅是一种趋势。 但是，并非所有时间跟踪器都值得您花时间。 本文介绍了选择时间跟踪软件时要考虑的关键点。

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