从 BI 投资中获得最大收益的 3 种必备技术
已发表: 2022-01-29十年前，如果你问一个典型的业务经理他们最紧迫的挑战，他们可能会告诉你这是缺乏信息。 许多公司本质上是凭直觉经营的，因为他们对自己的业务运作方式缺乏深刻的洞察力。
如今，我们面临着相反的问题。 云服务应用程序甚至会向小型企业抛出大量数据。 从您的虚拟服务器场到您的电子邮件营销活动的成功，甚至到您仓库中的所有库存，数字正从各个角度流入您的业务。 幸运的是，可访问的商业智能 (BI) 工具甚至可以让中小型企业 (SMB) 将这些数据解析为分析成功的独角兽，即可操作的洞察力。 困难在于让你的手臂围绕数字。
这就是业务分析的用武之地。正如我们将在本文中解释的那样，业务分析技术并不是您的 BI 工具最终允许您构建的彩色仪表板。 它们使您可以获取原始数据并使用它来构建直接导致实际行动的地图。 BI 工具是帮助您实现目标的包骡。
许多小型企业经理回避 BI 工具，因为他们认为它们太难使用，但实际上，一旦你知道你想让它们告诉你什么，它们并没有那么难。 下面的技巧将让您了解这些问题需要是什么以及您希望如何回答这些问题。
是什么让分析变得重要
业务分析需要在您启动 BI 工具之前开始。 BI 服务本身价值不高。 要从中受益，您需要授权它告诉您、您的经理和您的员工他们需要知道的信息。 数据将使他们能够更好地完成工作，并为其他业务带来相应的好处。
这应该包括他们经常需要的数据，并且它也应该比他们以前使用的任何方法更容易找到它。 最重要的是能够增加新的洞察力。 他们之前可能没有的想法有望使他们的工作更轻松、更有效。 这对长期和可重复的业务问题有好处，但对于短期挑战也很有用。
一个很好的例子是流行病。 COVID-19 迫使公司将一切从运营转向财务战略，以便一切都在新常态下运作。 这意味着对当前数据的新洞察现在至关重要。 根据 Freshbooks 传播与研究团队进行的一项调查，只有 21% 的企业表示他们有足够的员工或资源来应对大流行带来的挑战。
虽然它们都是强大的平台，但 Tableau 和 Microsoft Power BI 都无法为您管理资源重新分配。 业务分析是您之前需要做的，因此您可以将这些工具指向您需要解决的确切问题。
三大顶级 BI 技术
对于初学者来说，它可能看起来很奇怪，但大多数流行的 BI 技术都是用首字母缩略词来指代的。 这些通常缩写该技术用于执行其功能的步骤。 下面描述的三个当然不是唯一可用的技术，但它们都可以应用于任何规模的企业，因此它们是一个很好的起点。
1. SWOT
SWOT 分析可能是最著名的技术，这就是为什么它在我们的列表中排名第一。 SWOT 代表力量、弱点、机会和威胁。 因为它的应用范围如此广泛，所以它可以说是当今最流行的技术。 这是因为 SWOT 分析可以而且应该在整个组织中执行，而不仅仅是一个部门或工作量。
这样做可以揭示很多关于不同团队如何看待您公司的位置以及您可以获得的机会的信息。 通过将这些响应汇总在一起，您将能够更全面地了解您的业务运作方式和运作方式。
这方面的一个例子可能是您的团队成员对新技术的态度。 根据您的市场部门，您的营销团队可能对物联网非常兴奋，或者您的客户服务团队看到了人工智能驱动的聊天机器人的机会。 相反，您的 IT 团队可能恰恰将这些技术视为您面临的最大威胁。 应用 SWOT 将根据您的 IT 使命优先考虑营销或服务台需求。 它还将通过提供与该决定相关的数据来准确涵盖如何做出这些决定。
这可能涵盖诸如您的客户对 AI 聊天机器人的看法，这些内容来自您向他们提供的调查，或者来自您的帮助台技术人员在他们的客户关系管理 (CRM) 或工单管理应用程序中输入的回复。 然后，这些数据将与相关的 IT 数据相关联，例如安装、管理和排除故障的 AI 聊天机器人系统的成本，以及最重要的是在实际购买之前如何测试这种新技术。
因为它专注于四个明确定义的领域，所以 SWOT 分析的初始问题和最终结果通常显示在基本的四点网格中。 对于一个过于简单的示例，假设您正在经营一家管道业务并且您正在寻求扩展。 您最初的 SWOT 问题可能如下所示：
解决这些问题将涉及业务的不同部分，包括营销、销售、财务和运营。 每个领域都需要解决这些问题，即需要哪些信息才能获得答案并制定前进计划。
SWOT 分析允许您平衡所有团队的竞争观点和需求，并确保您不会错过图片的重要部分。 关于 SWOT（和其他几种 BI 技术）的一个常见误解是它们是“即插即用”的，这意味着您只需构建一组查询，然后定期运行它们以绘制随时间推移的增长/下降或成功/失败的图表。
您可以为此使用 SWOT 元素，但 SWOT 概念是关于如何战略性地实施 BI 计划。 您的查询方法是在您的 SWOT 过程之后出现的，而不是在此过程中。 您可以而且应该尽可能多地将 SWOT 流程应用于业务的尽可能多的方面，尤其是那些不断变化的方面。
如需深入了解如何在现实世界中使用 SWOT，请查看 Udemy 提供的在线入门指南。
2. 大多数
虽然您可以将 SWOT 应用于特定问题，但它实际上旨在对您的整个组织或部门进行更全面的分析。 为了找出较小或单一的问题，一种更好的方法称为 MOST，它代表 Mission、Objective、Strategy 和 Tactics。 在某些方面，这种技术类似于 SWOT，但这里的区别在于 MOST 分析更分层。
您将从最高级别的单个问题开始。 然后，下面的每个步骤都设计得更具体。 如果您对 MOST 进行了广泛的了解，您可能会根据您的执行级别来定义您的业务。 然后，您可以使用该层次结构来收集和衡量您可用的最广泛的指标。 例如，原始销售或市场份额增长。 然后，高级管理人员使用这些数据来建立目标，这意味着他们想要实现的目标。 具体来说，他们认为他们可以增加多少销售额。 或者他们期望他们的市场份额增长多少，非常重要的是，他们将如何衡量这一点。 策略是您实现这些目标的计划，而策略是单个员工将如何为此做出贡献。
MOST 的最后两个步骤在您设计持续度量以及如何使用 BI 平台分析它们时最适用。 但在你到达那里之前，你还需要弄清楚你将如何收集这些数据。
如果您的目标是在两个季度内将您的社区受众数量增加 15%，那么如果您成功了，您需要了解哪些指标？ 绝对是整体社交媒体网站访问者，还有网络研讨会参与者、活动响应或来自社区和电子邮件外展的网站访问。 有了所有这些可用的渠道，您必须在进入查询设计之前建立数据收集方法，因为您可以提出的问题将由您获得的数据决定。
在上面的示例中，这将是站点访问计数器、电子邮件传递、打开和点击统计等措施，以及针对多个活动的网络研讨会参与者的准确计数器。 一旦该数据具有指定的收集工具和已建立的 BI 系统路径，您就可以开始找出跟踪所有内容所需的查询。
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MOST 在这两个步骤中都可以提供很大帮助，因为它是一种组织您的需求、可用数据和目标的简单直观的方式，因此整个团队（而不仅仅是数据科学家）都可以轻松消化和理解。
如果您想更深入地了解 MOST 可以做什么，英国的社交和行为创业公司 Texavi 在其 Texavi AnalystZone 频道的这个 Youtube 视频中做了很好的解释。
3. 工艺设计
任何规模的企业都可以使用 SWOT，尤其是 MOST，并取得良好的效果。 但对于中小型企业来说，保持持续的竞争力、高效和盈利是最大的挑战。 为此，更直接、更实际的商业智能方法可能更有效。 这就是流程设计的用武之地。中心思想是，一些通常用于计划和管理项目的工具也可以应用于正在进行的业务流程。
诀窍是了解您的业务是如何运作的。 如果您经营的是电子商务履行仓库，您就会知道您正在通过存储客户的商品、衡量他们的库存、履行和运送他们的订单以及收集他们维持运营所需的数据来赚钱。 考虑到这些流程，您可能可以计算出您在这些服务上花费了多少钱与他们带来了多少。或者你可以吗？
您的仓库究竟是如何管理的？ 要回答这个问题，您需要查看管理新产品到货、存储组织和运输特征的流程。 您还应该准确了解订单是如何进入的、如何处理的，以及资金和数据交换是如何运作的。 您正在钻研流程设计的细节。 您可以获得的粒度越细，它的效果就越好。
这意味着识别这些任务链中的每一个，对它们进行分类，并绘制出流程中的每个步骤。 这些信息可以让您调整流程以获得新的效率、更好的成本/利润数字或任何对您最重要的优化。 因此，这种分析方法没有一套既定的步骤。 每个企业都将决定其方法。 可能最流行的方法是窃取递减粒度的 MOST 方法并将其应用于您的业务机制。
从最广泛的业务定义开始。 将其分解为各个部分，这些部分可能与您将其组织成的部门相同。 与这些部门负责人、他们的二级经理，甚至是前线的人会面，是您最终建立一份关于您的业务运作方式的详细纲要的方式。 你想要这一切，包括聪明的成功、长期的障碍和令人尴尬的缺点。 您的第一次将是一个漫长而乏味的过程，但信息是黄金。
一旦你掌握了现实，现在就可以将其与假设性问题进行比较——要求管理者设想“在完美世界中”流程将如何运作。 您将这些响应与正在发生的事情进行匹配，然后您就可以弄清楚为什么会这样，以及您需要做些什么来改进。 没有组织运行完美，这意味着您可以定期运行流程设计项目并始终找到新的见解。 对于中小型企业来说，这是一种绝妙的方式，不仅可以更好地运营，还可以让高级管理人员（即使只是一小部分所有者或合作伙伴）与他们业务运作的各个方面保持密切联系。
如果您定期执行流程设计，则将 BI 工具应用于此流程效果最好。 一次性方法确实不会从 Tableau 之类的工具中受益匪浅。 但无论如何，一次性流程设计项目的成功潜力有限。 但是，例如，每年进行一次，您可以花一整年时间收集与推动业务发展的每个流程相关的数据。 每次启动流程设计会话时可视化这些数据，可以让您非常详细地了解您在市场中的表现以及与竞争对手的竞争情况。
一种尺寸不适合所有人
没有明确目的的数据收集是对磁盘空间的浪费。 只有当您使用它来计划和实现变革时，它才值得，无论是战略性的还是战术性的。
一个好的商业智能工具使您能够使用数据来进行这些更改。 这个目标也应该决定您最终使用哪种 BI 工具。 这可能是一项昂贵的投资，因此将您获得的数据和您要针对 BI 平台的功能提出的问题进行匹配，应该构成任何特定工具是否适合您的基准。
对于任何 SMB，应用上述技术中的至少一种是做到这一点的方法。