技术交流中的文本、图像或视频?
已发表: 2017-06-06你工作的公司正在努力为它的观众提供世界上最好的产品体验。 作为一名技术作家,您希望通过为该产品创建出色的用户帮助来为此做出贡献。
有许多很棒的工具可以帮助您实现这一目标。 这些工具包括文本编辑器以及图形和视频工具。 但是,您如何决定何时使用文本、图像或视频来提供产品帮助?
在这篇文章中,我将向您提出 15 个问题,您可以提出这些问题来指导您选择正确的媒介。
15 个问题要问自己以帮助选择正确的媒介
1. 法律禁止使用图片或视频吗?
大多数法规都没有说明使用视频和/或图像是否合法,但有时使用这些媒体可能会很困难,因为适用的法律可能会导致问题。
根据您正在开发的产品类型以及在哪个国家/地区销售,有时必须提供该产品的印刷说明。 这使得使用视频作为主要媒体非常困难,但使用图像也可能并不总是最好的解决方案。
根据美国产品安全法,有义务警告与使用产品相关的可能风险。 警告缺陷(由不充分、不明确或不完整的警告引起)可能要求制造商根据严格的产品责任索赔对由缺陷产品造成的损害承担责任。
同样在欧盟内部,产品安全指令规定也需要明确的说明。 例如,低电压指令 2014/35/EU 规定“此类说明和安全信息以及任何标签都应清晰、易懂和易懂。”
作为制造商,如果未能警告购买者,您将承担责任。
并非所有的说明或警告都能以图像的形式清楚地说明,因此有时需要打印说明。
即使您以黑白打印,照片也可以优雅地降级,但视频信息会完全丢失。 这意味着您需要采用不会降级的格式的万无一失的说明。 当可能产生任何法律后果时,您应该使用文本。 仅使用图像或视频来支持文本。
2. 您的用户可以访问互联网吗?
播放视频通常需要高速互联网。 用户在查找特定产品信息时并不总是可以访问互联网。
当他或她有时间并且互联网可用时,用户将在 YouTube 上查看“操作方法”视频。 在这种情况下,对信息的需求不如火车卡在隧道中的情况那么紧迫。 在这种情况下,您肯定希望离线获得信息! 当信息离线可用时,最好使用文本(由图像支持)。
3. 内容是否定期更新?
正在修订、更新或正在开发的产品可能不太适合视频文档。 更新视频以进行新修订比更新图像和文本更不方便和昂贵。 当您期望用户界面或物理产品设计经常更改时,请使用文本(如有必要)与图像结合使用。
4. 图像可以支持、替换或增强文本吗?
用户帮助中的图像可以包括照片、插图、表格、屏幕截图、图表和示意图。 插图和图表是让您的听众大致了解设备、零件和组件的好方法。
通过插图可以很容易地解释产品的安装。 插图可以支持文本,甚至可以完全替换文本。
在表格中使用时,技术规格或数据更清晰易读。 在某些情况下,表格可以替换文本。
通过添加屏幕截图可以更好地解释如何使用软件工具的描述。
您包含的图像越多,您必须使用的单词就越少。 但是,图像不能总是替换文本。 例如,警告可能很难从视觉上解释,这可能会导致危险情况。
仅当图像以比单独使用文本更好的方式支持、替换或扩充文本时才使用图像。
5. 使用图片或视频可以节省本地化成本吗?
尽管使用视觉效果的主要原因应该是为用户创造更好的理解,但在某些情况下,使用图像的决定可能是基于成本。 例如宜家的安装手册大多不使用文字。 这节省了大量翻译成本,因为宜家在 28 个国家/地区销售其产品(使用 17 种不同的语言)。
为全球观众创建几张图片可能需要几个小时,但将相同的文本翻译成 17 种不同的语言会更加昂贵。 如果您正在为全球受众创建用户帮助,请考虑使用没有文字的插图或视频,这样可以节省本地化成本。
6. 你们的用户辅助本地化过程是怎样的?
这又可以是一个基于成本的决定,但我们需要切合实际。 尽管它正在迅速变化,但在大多数情况下,技术交流还不是花钱的地方。
因此,在开始创建用户帮助之前,请保持图像和视频的本地化过程。
您需要插图中的文字吗? 你们送货到 28 个国家吗?
翻译图像可能是一个昂贵的过程,这是一种传统观念。
尽管有一些高级功能/工具可以本地化图像中的文本(例如通过 Snagit 中的翻译功能),但您不想将所有 Illustrator 文件编辑成 28 种不同的语言。
根据经验,仅使用文本比结合文本和图像更容易翻译。
当本地化成本超出您的预算或不值得额外费用时,请勿使用视觉文档。
在寻找可以在本地化过程中为您提供支持的工具时,请确保它们还发送数据,例如图像中的文本、变量、元数据、ToC 和图像(层)中的文本以进行翻译。
7. 你有资源制作图片或视频吗?
创建视频和图像需要比技术写作更多的技能。
许多技术作家可以创建很棒的文字说明,但这并不一定意味着他们是经验丰富的图像或视频制作者。
制作不佳的图像或视频很可能会错过目标。
照片可以作为插图的廉价替代品。 但通常它们的信息量不够大,因为它们包含的信息太多。 自己添加箭头并不总是让照片更容易理解。
当您想使用高质量的视觉文档时,您应该学习制作清晰且有用的视觉所需的技能。 有很多很棒的工具可以帮助非专家进行视觉交流。
通过这种方式,技术传播者可以在他们的工作中加入引人入胜的视觉元素,而无需经历陡峭的学习曲线。
8. 我需要证明什么吗?
学习任务的程序信息应包含执行任务所需的一般步骤。
研究表明,在程序信息中添加演示,展示如何执行任务,支持学习的有效性。
视频可用于通过演示关键功能和工作流程来补充程序信息。
确定是否需要演示的经验法则是从程序描述开始(如果需要用照片增强)。 如果您发现仅用文字或图片难以清楚解释的具体程序,那么视频可能具有附加价值。
9. 我需要展示动作吗?
用户帮助通常包括移动。
这可以是使用 Photoshop 多边形套索工具时鼠标的移动、偏僻阀门的旋转、缝纫机的穿线或撬锁。
仅用文字或照片很难解释运动。
当你想展示动作时使用视频。
10. 我需要展示一个状态吗?
事物的状态很难用图像、照片或文字本身来翻译。
LED 灯的视觉信号,识别引擎发出的声音,确定混合混凝土是否足够液体,甚至测试你正在制作的蛋奶糊是否足够“摇晃”,这些都是我们所说的“状态”的好例子“ 东西。
添加视频可以帮助您解释某物的状态需要是什么样子。
11. 我需要展示力量吗?
此外,如何施力也很难用照片或文字来解释。
有关在拧紧螺栓时如何在扳手上使用正确的力、如何“小心地”将组件转动到“用手拧紧”的状态,或者在 iMac 外壳实际弹出之前您必须多用力拉动外壳的说明,请参见都是很好的例子。
当您需要展示使用多少力量时,视频是您的解决方案。
12. 我想接触多少人?
人们唯一比图片更喜欢的是动态图片。
人们被教学视频所吸引。
在 YouTube 上搜索“操作方法”时,您将获得 4.39 亿次点击! 关于如何折叠 T 恤的 YouTube 教程已被观看近 900 万次!
某人观看视频的机会比阅读文本高 75%(来源)。 观看视频教程; 文本被跳过。
当您想确保您的用户帮助能够覆盖尽可能多的受众时,视频应该是您的选择。
13. 我的用户需要非常具体的信息吗?
如果您的观众正在寻找非常具体的信息,视频可能会非常令人沮丧。
当您只对定位特定螺钉感兴趣时,您不想观看 20 分钟的视频。 翻阅用户手册的页面或在电子版中简单地使用 ctrl +f 效果更好。
扫描视频以获取此类特定信息比扫描文本或图像更困难。
您可以通过缩短视频、添加字幕或副标题以及使文本可搜索来使视频更易于扫描。
否则,当您的用户经常需要参考特定信息时,不要使用视频。 改用文字。
14. 我的预算是多少?
钱! 专业制作的视频和图像可能很昂贵。 当它们不是专业制作时,它们看起来很糟糕。
根据您的目标群体(例如内部使用与外部使用)以及您在创建优质视频方面所做的努力,业余视频可能只是可以接受的。
大多数软件都可以通过廉价的截屏视频来解释。
15. 用户需要记住
后期信息?
用户可能需要一次性的参考信息,或者他们可能需要学习信息以便经常或很久以后才能回忆。
精心制作的视频是一种更高效、更有效的媒体,可用于学习和培训目的(来源),这意味着更容易记住在后期学习的内容。
当用户需要在后期记住和重现信息时,视频将是合适的媒介。
结论
图像和视频可以帮助您创建更好的文档。 但是,有几点需要记住:
- 仅由于法律条件,对插图和视频的使用可能会有一些限制
- 视频的使用大多需要互联网接入
- 更新视频可能是一个昂贵的过程
- 根据您的本地化过程,翻译插图或视频可能会很昂贵
大多数情况下,用图像增强的文本足以创建更清晰的文档。 考虑在以下情况下使用视频:
- 当你需要展示一些东西时
- 当学习的有效性发挥重要作用时
- 当您仅针对移动设备用户并且您的受众始终可以访问互联网时
- 当您拥有创建高质量视频的资源时
- 当您想吸引大量受众时
就像编写清晰明确的说明一样,创建专业的图像和视频需要特定的技能。 工具和教程可以在这方面为您提供支持。
最重要的是,您的用户希望在客户旅程的每个阶段都获得出色的用户体验。
交付这个是你的责任!
在将所有时间都花在了出色的产品上之后,您还希望在咨询用户帮助时为您的用户提供良好的体验。
想象一下,用户能够在没有客户支持帮助的情况下安装或使用您的产品。
想象一下有助于改善用户体验的用户帮助。
你可以做到这一点!
为此,请自问这篇文章中的问题,您的用户会在安装、使用或解决您的产品问题时感到兴奋。