同步与异步通信：如何使用两者来主导远程工作

当 COVID-19 大流行来袭时，我们中的许多人突然面临在家工作和学习的问题。 虽然远程工作和教育并不是新概念，但我们大多数人都没有经历过完全数字化的工作场所或教室的挑战（和——是的——奖励）。

对于新的远程工作者来说，它提出了很多问题。 与同事交流的最佳方式是什么？ 作为一名教师，您如何确保您的学生不仅获得他们需要的信息，而且还能真正学习？ 我怎么知道什么时候应该打电话或举行在线会议，而不是发送电子邮件或制作视频？

答案通常归结为同步与异步通信之间的选择。 两者都是有用且有效的交流和分享知识的方式，但各有优缺点。

可能很难知道使用哪个以及何时使用，但有了正确的知识和工具，您绝对可以拥有远程工作和学习。

什么是同步通信？

同步只是意味着通信实时发生，所有各方同时参与。 您是否曾经通过电话与某人交谈或进行过面对面的会议或对话？ 恭喜！ 您从事同步通信。

对于我们大多数人来说，去远程意味着失去我们都习惯的面对面交流。 突然间，当你想和同事交谈时，并不是突然过来聊天那么简单。

现在，您正坐在办公桌前，使用网络摄像头和麦克风与屏幕上的图像交谈。 如果您从未听说过或使用过 Zoom 或类似的视频会议服务，那么您现在几乎肯定已经拥有了。

但虚拟会议并不是唯一的远程同步通信方式。 通过 SMS 文本聊天或 Microsoft Teams 或 Slack 等在线聊天通常也是同步的。

什么使同步通信有用？

当您需要立即回答问题时，同步通信非常适合。 它最大的优势在于它的即时性。 当您需要集思广益或希望能够实时获得意见或想法时，它也非常有用。 它最类似于您在日常办公室生活中习惯的会议和对话。

许多人认为，同步交流更有助于建立融洽关系或吸引与您交流或教学的人。 虽然在某些情况下这可能是正确的，但它不一定是普遍的真理。

但稍后会详细介绍！

同步通信如何不足？

由于即时性，它要求每个人同时在同一个（虚拟）地方。 对于可能身处多个时区或在互联网连接、技术可用性或其他挑战方面可能存在困难的人来说，这是一个巨大的劣势。 同步通信的最大优势也是它最大的弱点。

在 TechSmith，我曾经协调几个外部咨询机构的工作。 其中一些顾问在美国，但其他顾问在法国、德国、英国和澳大利亚。 试图协调一个我们都可以参加同步会议的时间被证明是不可能的。

例如，对于为我的欧洲顾问工作的会议，我通常必须在东部时间上午 10 点之前召开会议，这样就不会迫使他们在办公室呆到很晚。 但是，这意味着澳大利亚人必须在午夜左右接听电话。

这只是一个不合理的问题。 取而代之的是，我们将与尽可能多的人举行会议，我会记录会议以与那些不能出席的人分享。

它奏效了，但这也意味着澳大利亚人并不经常有机会像其他顾问那样参与进来。

但是，这也是一个非常极端的例子。 对于不在千里之外的人来说，同步通信可能同样有问题。

我们都参加过会议，我们想知道我们为什么会在那里，并默默地诅咒我们生产力的中断。 在某人的办公桌上进行快速聊天也是如此。 你对某个特定主题的紧迫感可能并不总是被你打断的人分享。

同步通信需要每个人都在场，无论是否是他们的最佳时间。

最后，通过同步通信，几乎没有出错的余地。 在流式会议中，如果技术失败，每个人都必须等待问题得到解决，否则会议可能不得不重新安排。

我们的朋友 Brian Fanzo 最近的这条推文总结得很好：

此外，在实时对话中，有时几乎没有时间考虑问题的答案或问题的替代解决方案。 您可能没有时间收集必要的信息或资源来充分解决问题。

什么是异步通信？

如果你已经读到这里，你可能已经猜到了——如果同步通信是实时发生的——异步通信一定是任何不发生的通信。 它不需要所有各方同时参与才能生效。

真的就是这么简单。 但是，有多种方法可以做到这一点！

电子邮件可能是在业务环境中进行异步通信的最常见方式。 但是这里有。 多种形式的交流。

其他示例包括：

• 项目管理工具，如 Asana 或 Trello。
• 您组织的 wiki 或 Sharepoint 站点。
• 信息或教学视频。
• 快速参考指南。
• 带有标记的屏幕截图。
• 提供反馈意见。

但是一些同步方法也可以是异步的或混合的。 虽然可以实时发送直接消息和短信，但您可能无法立即回答同事的问题。

留在 Slack 或 Teams 等工具中的消息也是如此。 人们可以选择立即或在有空时回答。

我之前录制流式会议并与任何缺席的参与者共享的示例是一种同步和异步混合的示例。

什么使异步通信有用？

当不需要即时性时，异步通信效果最好。 它允许各方在方便、适当或可能的情况下消费和响应内容。 他们不必停止工作来参与其他人的日程安排。

此外，异步通信允许在回答问题、解决问题或提供想法之前有更多时间收集信息、资源、想法和意见。

异步通信也更能容忍错误和技术问题。 如果您的计算机在写电子邮件的过程中崩溃，您可以在计算机重新启动时返回它。 如果您制作要分享的视频，您可以浏览并编辑您的口头错误和犹豫。

异步通信具有可扩展性，而同步通信通常不能。

例如，大多数虚拟会议空间至少对出席人数有某种限制。 对于许多组织而言，这些限制通常不会成为问题。 但对于较大的公司或可能需要与更多人共享信息的情况，这些限制可能会严重影响您的通信。

但是，如果您将信息或教育会议变成预先录制的视频，那么可以观看的人数几乎没有限制。

最后，异步通信为错误和纠正错误或潜在的错误通信留下了更多空间。 您有更多时间来制作信息，确保其准确性，并在分享之前检查错误。

异步通信不尝试复制面对面通信的体验，而是利用在线环境的独特优势。

异步通信的不足之处在哪里？

想象一下：你的截止日期很紧，你需要在完成之前回答几个最后的问题。 你给你的同事发了一封电子邮件，然后你等待。

等等。

等等。

在大多数情况下，异步通信在危机时期或您现在需要答案时并不那么有效。

还有一些担忧是，在许多情况下，异步通信可能不如同步通信那么吸引人或个人。

这当然是真的。 电子邮件几乎永远不会像电话或面对面交谈那样私人化。

但是，如果做得正确，许多形式的异步通信都可以令人难以置信地引人入胜和个人化。 在我们最近发布的如何有效地转向在线教学：终极指南中，我们列出了多种方法来确保您的异步学习吸引您的观众——尤其是在制作视频时。

一些例子包括：

• 在为演示文稿录制幻灯片时，包括您脸部的网络摄像头视频。
• 使您的视频尽可能短。
• 不要过度使用高产值。
• 热情地说话。

查看该帖子以获取更多重要信息。

同步还是异步更适合远程通信？

两者本质上都不比另一个更好。 这完全取决于您（和您的观众）的需求。

如上所述，当我们大多数人几个月前去远程办公时，我们可能试图弄清楚如何通过视频通话、流媒体会议、直接消息和其他方法来复制办公环境（或教室）。 而且，虽然这在短期内有效，但它可能无法无限期地持续下去。

对于大多数组织而言，同步和异步通信方法的混合将是最有效和最有效的。

我应该选择同步还是异步通信？

如果您不确定同步还是异步通信是否适合您的特定需求，请问自己以下问题：

• 这是否紧急到足以打断别人的工作？
• 我需要立即答复吗？
• 我的同事现在需要这些信息吗？

请记住，您的紧急情况不一定会转化为其他人的紧急情况。

考虑一下：在线环境为我们提供了许多有效沟通的机会，而不必同步进行。 而且，在许多情况下，异步通信实际上会更好地工作。

还记得我们之前的会议示例，可能是一封电子邮件吗？ 如果您举行的会议纯粹是提供信息，请考虑将会议转为视频。 您的观众可以消费内容而无需中断他们的工作。 而且，借助 TechSmith Video Review 等工具，他们甚至可以在观看时提出问题并查看响应。

即使您不在远程工作，也可以通过以下几种方法更有效地使用异步通信。

• 发送电子邮件。
• 将信息会议变成视频。
• 创建一个快速的截屏视频来审查提议的文档更改，而不是亲自开会。
• 截取屏幕截图并引导您的观众完成完成任务的步骤。
• 制作培训视频，而不是进行面对面培训。

有关更多信息和提示，请查看这篇关于如何通过视觉转换远程通信的精彩帖子。

有哪些工具可用于同步通信？

有许多工具可帮助您进行远程同步通信，包括视频会议软件和聊天等实时通信工具。

以下是一些最受欢迎的：

• 飞涨
• 谷歌见面会
• 微软团队
• 电话（包括 Facetime 等功能）
• 松弛
• 短信文本

哪些工具可用于异步通信？

虽然以下一些工具对异步通信最有用，但您会注意到存在一些交叉。 例如，如果您向某人发送短信，他们当然可以立即回复，但他们也可以在更方便或更合适的时候回复。

以下是一些最流行的异步通信工具

• 电子邮件
• 屏幕录像机/视频编辑器，例如 TechSmith Camtasia。
• 截屏软件，例如 TechSmith Snagit。
• TechSmith Knowmia Pro 等视频平台。
• 微软团队
• 松弛
• 短信文本

同步与异步？ 更像是同步和异步！

远程工作或学习时，没有一种完美的交流方式。 异步通信和同步通信各有利弊。

有些通讯很紧急，需要立即关注。 但是，其他一些则不那么紧急，可以以不那么破坏性甚至更有用的方式处理。

借助正确的工具并更好地了解每种方法的真正优势，您可以使用两者来帮助您更好地与您的同事、学生和其他受众进行交流，无论他们是在 5,000 英里之外还是在大厅里。