如何粉碎您的下一个软件部署

变化是可怕的，主要软件的推出可能是组织用户体验中最可怕的变化。

很容易忘记，并非每个人都是技术大师。

对于你的一些同事来说，掌握一项新技术或软件应用程序充其量是令人生畏的，而在最坏的情况下——令人难以置信的破坏和令人沮丧。

最后，成功实施等于成功采用软件。

那么，您如何在确保技术方面顺利进行的同时管理用户期望和体验？

我会给你看。

一个以您的用户为中心并专注于沟通和培训的好计划可以大大有助于确保您的组织的软件推出不仅是好的，而且是巨大的成功。

以下是您将在我们的软件推出指南中学到的内容：

• 推广计划的基本要素。
• 如何获得整个组织的支持。
• 如何有效地与您的用户沟通。
• 为什么培训是您的首要任务。
• 四个错误可能会在您的部署开始之前就失败。

如何制定软件推出计划

这似乎很简单，但就像您组织中的任何项目一样，您应该制定如何推出新软件的计划。 该计划应该解决发射前的准备、发射本身和发射后的问题。

对于本文，我们将假设您和您的团队在评估您的组织的业务目标和需求（包括预算、软件功能、安全问题等）方面进行了尽职调查。

从长远来看，提前解决所有这些问题将确保团队成员花费更少的时间和精力。

您已经选择了所需的软件程序或企业软件，现在您需要解决如何将其提供给您的用户。

遵循软件推出最佳实践

早在你考虑推出新软件之前，你就需要一个新的软件推出计划，其中包括：你将如何推出它、向谁推出、按什么时间表推出，以及——最重要的是——你将如何与用户就推出事宜进行沟通并提供他们可能需要的任何培训文件。

虽然大多数 IT 团队都了解规划软件推出的技术工作的重要性，但很容易忘记项目对人的影响。

您和您的团队显然会负责推出新软件的工作，但您的计划必须以用户的需求、恐惧、期望和对即将发布的担忧为中心。

在您的计划中，通过提出关键问题，仔细考虑推出新软件的最佳实践：

• 这将是全组织的推出还是分阶段的方法？
• 如果分阶段，谁先得到它，为什么？
• 这将如何影响我们的用户？
• 这将如何影响我们的客户或其他利益相关者？
• 我们可以做些什么来帮助用户理解这对他们意味着什么？
• 谁将是此次部署的主要沟通人？
• 我们将如何解决恐惧、担忧和投诉？
• 在过渡期间和推出之后，我们将如何支持我们的用户？
• 我们组织中的哪些人可以在沟通和培训方面提供帮助？

为每个人计划

即使您的公司是软件或技术提供商，您也可以打赌，并非团队中的每个人都像您一样对技术感到满意。 总是最好假设会有用户知道他们需要什么来完成他们的工作，仅此而已。

有一次，在对 Microsoft Word 用户进行可访问性培训时，我偶然提到了使用 CTRL-C 复制和 CTRL-V 粘贴。 他们盯着我看，好像我在说另一种语言。

这些人已经使用 Word 和其他 MS Office 应用程序多年，甚至几十年。 尽管他们长期使用该产品，但几乎没有人听说过或曾经使用过热键。

就训练而言，这对我来说是一次令人难以置信的大开眼界的经历。 永远不要假设即使是有经验的用户也知道你知道什么。

你不想像新手一样对待他们，但记住会有不同程度的经验和知识。

为您在整个组织中的软件部署获得支持

你已经选择了你的新软件。 你已经向你的经理和组织中的其他高级领导提出了你的理由。 您已经列出了利弊并提出了建议，他们为您开了绿灯。

你准备好了，对吧？

嗯，这取决于。 你还和谁谈过？

很容易假设通过获得老板的批准，你就拥有了你需要的所有支持。

但是，您是否与受此变化影响最大的人交谈过？ 您是否询问过他们对任何新软件的需求和希望？ 您是否讨论过他们对变更可能存在的任何潜在陷阱或担忧？

任何更新或更改软件解决方案的举措都应该让依赖它来完成工作的人密切相关。 你可以做世界上所有的研究，但你对日常需求的了解仍然不如实际工作的人那么了解。

在较小的组织中，这可能会更容易，您可以简单地与每个人进行一对一的交谈。 较大的公司可能需要发挥创造力。

以下是一些无需与每个用户交谈即可与用户交谈的方法：

• 专门小组
• 调查
• 现场问答环节
• 网络研讨会
• Slack/团队频道

不管你怎么做，当你让他们知道发生了什么变化时，了解你的用户需要什么将有助于他们接受。 虽然您可能无法满足他们的所有要求或顾虑（让我们面对现实，没有完美的软件这样的东西），但他们会感到被倾听，并且您会表现出您对他们的工作的关心。

而且，还有潜在的红利！ 通过与将使用新软件的各个部门和同事合作，您可以确定可以帮助倡导和宣传新工具的潜在拥护者。

无论他们是作为他们的团队和您的团队之间的联络人，还是只是成为当地的专家，在用户级别让某人在您的角落里通常是非常有帮助的。

有效沟通以成功推出软件

你在这篇文章中感觉到了一个主题吗？ 沟通是您工具箱中确保成功推出软件的最佳工具。

但是，沟通不能完全是您和您的团队发送的关于接下来会发生什么的长电子邮件。

电子邮件肯定会成为与用户交流的重要方式，但它不应该是唯一的方式。

在您推出的整个发布前、发布和发布后阶段，使用不同的通信方式来确保您的所有用户都可以访问他们需要的信息。

如何与您的用户沟通

就像上面关于获得支持的例子一样，这里有一些传达重要信息的好方法：

电子邮件

电子邮件是快速更新和发布公告的好方法。 对于我们大多数人来说，我们的电子邮件应用程序（例如 MS Outlook）也是我们安排会议和其他活动的方式。 绝对利用它来发挥你的优势。

电子邮件也令人难以置信的客观，让人感到不知所措。 谨慎使用它。 避免需要用户接收并记住大量信息的长电子邮件。

面对面/现场远程会议和活动

无论是问答环节、关于新功能的网络研讨会演示，还是圆桌讨论，现场活动都为许多用户提供了更加个性化和引人入胜的体验。

专业提示：录制您的实时会话并将其分享给无法参加的任何人，以便用户可以在需要时返回并观看查看。

视频

快速信息视频弥合了电子邮件和实时演示之间的差距。 您可以更加谨慎地呈现您想要呈现的内容，并且您可以更好地控制节奏和内容。

视频很有吸引力，我们的研究表明，越来越多的人自己寻找信息视频。

与电子邮件一样，避免使用冗长且压倒性的视频。 如果您要涵盖多个主题，请考虑创建一系列涵盖特定主题的视频。 这样，人们可以返回并查看他们需要的内容，而无需记住您在 30 分钟视频中谈到特定功能的位置。

关于软件推出的有效沟通技巧

与您的组织的任何和所有通信都应以您的用户为中心。 回答他们的问题，为他们提供成功所需的信息，并减轻他们的恐惧和担忧。

这里有几件事要记住：

1. 像用户而不是管理员一样思考

避免使用技术术语或过于技术性的词语和首字母缩略词。 如果您绝对必须使用技术术语，请确保以任何人都能理解的方式对其进行定义。 如上所述，请记住，并非每个人都是技术专家。 确保所有通信都易于理解。

2. 考虑与 HR 或营销部门合作

如果您真的想将您的通信从公园中剔除，请考虑与您组织中的通信专家合作。 您的人力资源和营销同事精通帮助人们理解复杂的概念以及解决恐惧和担忧。

3.记住真正的沟通是双向的

沟通不仅仅是你向观众发出的声音。 真正的沟通包括倾听和解决反馈。 确保您的用户能够提出问题、提出疑虑和寻求帮助。

4. 在发布日之后继续外展

您的软件部署不会在部署后结束，您的通信也不会结束。 在推出后保持沟通渠道畅通，不要忘记收集有关一切进展情况的反馈。

将培训作为您的第一要务

但是等等，我认为沟通是成功推出软件的关键！ 是什么赋予了？

那么，什么是培训，而不是向需要它的人传达概念和知识？

人们害怕工作改变的原因是他们担心自己无法在新环境中发挥作用。 作为 IT 专业人员，您的工作是为他们提供克服恐惧所需的知识和技能。

就像您在整个推广过程中的沟通一样，您的培训应该根据需要采取各种形式。 提供视觉和视频等灵活选项以在公司范围内推出软件平台是一个好主意。 这样，用户可以随时返回并重新查看信息，或者可以将其作为新员工入职的一部分重复使用。

对于大多数用户（他们已经对新软件感到紧张）来说，没有什么比面对一个巨大的文本文档或充满一段又一段技术信息的电子邮件更令人生畏的了。

不要告诉您的用户如何使用新软件，向他们展示！

常见的有效训练方法包括：

• 面对面或现场远程培训课程。
• 长篇培训视频。
• 解决特定主题或功能的简短培训视频库。
• 高度可视化的用户文档和帮助文档。

请记住，您无需成为视频或图形专业人士即可创建专业品质的培训视频和文档。 TechSmith Camtasia 和 TechSmith Snagit 提供强大但易于使用的功能，让任何人都可以快速轻松地分享知识和技能。

而且，Camtasia 和 Snagit 可以很好地协同工作，让您的培训视频和文档更加有效。

无论您使用何种培训方法，请记住在创建内容时以用户和他们的需求为中心。

软件部署要避免的四个错误

即使是最精心计划和执行的软件部署也可能失败，但避免这四个常见错误可以帮助您避免灾难。

1. 无视异议

听说过“你不能取悦所有人”这句话吗？ 即使有最好的沟通，也不是组织中的每个人都会对这些变化感到满意。 总会有人不同意。 而且，虽然很容易将反对者视为反对者，但忽视他们可能会导致更大的问题。

在最好的情况下，他们可能会觉得您没有认真对待他们的担忧，在最坏的情况下，您可能会错过可以帮助您在推出过程中做出更好决策的重要信息。

倾听每个人的意见并尽可能地使用信息。

2. 赶进度

在任何软件推出之前，给每个人（包括您的 IT 团队）所需的时间来让事情井井有条。 让您的用户充分了解即将发生的变化，以便他们有时间解决他们的工作，您也有时间解决可能出现的任何问题。

3. 决策过程中不包括非 IT 人员

在以用户为中心的软件推出方法中，您希望确保将实际用户包括在影响他们工作的任何决策中。 这并不意味着您必须与每一位员工交谈，但要确保用户有足够的机会就如何使其发挥作用提供建议、反馈和想法。

4. 推出后不听取用户的意见

收集反馈并听取哪些有效，哪些无效。 使用此信息可帮助解决当前推出的问题，并为下一次推出提供更好的流程。

以您的用户为中心，确保软件成功推出！

将您的用户集中在任何软件推出中有助于确保每个人在需要时都能获得所需的东西。

无论您是向 3、30 还是 3,000 人推出新的或更新的软件，制定以用户为中心、获得组织各个级别的支持并持续到发布日之后的强大计划将有助于确保成功。

经常问的问题