知识共享简明指南：如何开始

将知识共享作为其组织文化的一部分的企业具有明显的竞争优势。

分析和咨询公司盖洛普指出，“知识管理应被视为一项关键业务战略，并应与任何其他 IT 或人力资源计划一样给予同样的时间和关注。”

知识共享的好处是广泛的，从提高敏捷性和创新性到提高员工敬业度。 这也是在员工正常流动的情况下确保业务连续性的最佳方法之一。

但是这个术语甚至实践本身都可能有点不透明，因此很难确定优先级和实施。

因此，让我们更清楚地了解知识共享究竟是什么，具体的好处，并确定您的组织现在就开始这样做的机会。

什么是知识共享？

简而言之，知识共享是在一个网络或一群人之间交流技能、信息和专业知识。

在这种情况下，有两种类型的知识：显性知识和隐性知识。

显性知识是一种易于记录、编码、表达和访问的知识。 它通常可以包含在文档、手册、教程或操作视频中。

隐性知识是对显性形式的补充，是围绕显性知识构建上下文的智慧、经验、洞察力和直觉。 拥有隐性知识的人知道为什么特定实践对企业至关重要，或者如何做出一系列决策。

分享知识的最简单方法

无论您是想分享显性知识还是隐性知识，都感觉像是一项艰巨的任务。

一个组织如何在不花费大量时间或金钱的情况下让每个人都能轻松访问关键信息？

答案是创造一种知识共享的文化。

组织应鼓励员工分享他们的知识，并提供便于分享的工具。
好处是您无需实施整个知识管理系统即可开始使用。 一些简单的屏幕捕获或屏幕录制工具，如 TechSmith Snagit 和 Camtasia 就足够了。

Snagit 和 Camtasia 等工具可帮助员工创建工作帮助、截屏视频、教程和其他信息内容。 将这些资源存储和共享在知识库、公司 Intranet 或什至像 Google Docs 这样的简单协作空间中，以便快速轻松地访问。

关键是提供鼓励的工具和推动力。

立即开始知识共享的三个理由

当知识在整个组织中轻松流动时，业务的许多方面都会蓬勃发展。

以下是知识共享已证明有利于组织的三种方式。

1. 提高软件工具和其他业务投资的投资回报率

IT 管理提供商 Flexera 在其 2020 年技术支出状况中发现，平均企业将近 10% 的收入用于 IT 资源。 金融、云服务和软件公司在软件公司的支出高于平均水平，平均而言，将近 25% 的收入用于 IT 资源。

最大化这些投资的投资回报率势在必行。

最好的方法是什么？

鼓励知识共享。 这将有助于确保尽可能多的员工了解这些工具的用途以及如何使用它们。

代表具有专业知识或对新软件或技术感兴趣的个人创建一些演示关键元素的截屏视频。 共享视频和提供其他资源是创建简单知识库的简单方法。

理想的结果是专业知识在整个组织中自由流动，最大限度地提高技术支出的投资回报率。

2. 缓解与员工流失和“人才流失”相关的挑战

对公司效率的最大威胁之一是知识和人才的流动。

在这里，盖洛普再次提供洞察力，观察到随着婴儿潮一代达到退休年龄并离开劳动力市场，我们目前或即将看到大量员工外流。

但是，组织必须驾驭的不仅仅是代际过渡。

今天的劳动力是一个短暂的员工，员工的平均任期约为 4.2 年，许多员工永远对新机会持开放态度。

公司可以通过让资深员工在截屏视频、操作指南、工作帮助和其他文档中记录他们的集体知识来创建“知识堤坝”。 将这些资源提供给其他员工，如果出现技能缺口，您可以轻松填补技能缺口。

即使是松散的知识共享系统也可以防止在高绩效或长期任职的员工离职时丢失关键信息和经验。

3. 支持员工发展、满意度和保留

LinkedIn Learning 的《2021 年职场学习报告》发现，提供增长和流动机会的公司更有可能留住员工更长时间。

事实上，“根据 LinkedIn 的数据，内部流动性高的公司员工的停留时间几乎是那些不流动的公司的两倍。”

换句话说，人们希望在一个他们有机会成长、迎接新挑战和发展事业的地方工作。 通过在工作和工作中学习来获得新技能是人们做到这一点的主要方式之一。

正式的培训计划在这里发挥着重要作用，但非正式的日常知识共享也会产生很大的影响。

营造一个鼓励和促进有效知识共享的协作环境将极大地促进员工的发展和保留。

每个组织的三个知识共享机会

有一些组织和行业独有的知识共享机会，但无论你走到哪里，很多都是一致的。 以下是所有组织都可以获得的三个机会。

一、入职培训内容

通过将知识共享融入新员工入职和培训内容，从一开始就开始知识共享。

召集一批资深员工来确定初步的知识共享机会。 然后，让这个小组的成员创建资源，向新员工传授公司规范、系统、流程和实践方面的知识。

使用这些资源在新员工上任的第一天为他们提供精心策划的学习课程。 他们将感谢您的支持，您的组织将受益于加快生产力。

2. 软件和系统推出

组织总是在添加、更新或替换技术和系统。 这些转变会造成效率低下的时期。

当您推出新技术或执行重大更新时，请使用支持内容启动泵。 创建截屏视频、操作方法和其他文档以帮助员工适应。 帐户设置和如何使用新功能等主题是很好的起点，但根据您的情况，还会有更多内容。

通常，为技术推广创建支持材料可能需要团队合作，您无需利用已经是专家的个人来创建资源。

召集一组利益相关者，每个人都学习或理解新系统的特定元素。 然后，他们可以为他们指定的区域创建支持材料。

像这里解释的那样，分布式和主动的知识共享方法是理想的。

3. IT 和技术支持（内部和面向客户）

IT 和技术支持团队一直不堪重负。

在内部，它们支持保持业务运行的广泛技术。

在外部，他们通过尽快解决问题来确保您的客户保持快乐和满意。

找到管理甚至减轻这种繁重工作量的方法至关重要。 自然，知识共享是一种理想的方式。

大多数 IT 和支持团队比其他团队更经常遇到一些问题。 对于其中许多问题，一个简单的视频或操作说明文档可以提供一个简单的答案。

为您的 IT 和支持团队提供简单的知识获取工具。 然后，提供时间和鼓励来创建和共享回答这些常见支持查询的资源。

一旦资源存在，它们就可以用于响应相关请求，从而提供一种定期节省时间的快捷方式。

倾向于知识共享的两大理由

我有两个最后的理由每个组织都应该优先考虑知识共享。

首先，在当今社会，知识共享是司空见惯的。 无数致力于教授新技能和知识的在线课程、YouTube 频道和社交媒体帐户。 您的许多员工经常参与这个生态系统，尽管他们的主题是他们自己感兴趣的。

其次，知识共享的好处迅速复合。

它有助于提高整个公司的效率。 当新员工更快上手时，退伍军人花费更少的时间进行培训和回答问题。

此外，当员工知道可以访问知识和信息时，他们更愿意从事新的、具有挑战性的工作。 结果，知识共享的公司变得更具创新性。

知识共享的力量是广泛的、无处不在的，而且很容易上手。 你在等什么？