使用 Microsoft Word 的内置转录功能节省时间

已发表: 2022-01-29

微软最近宣布了 Word 中的一项新功能，该功能可以自动转录音频文件，特别是两个或多个扬声器之间的对话。 对于经常录制采访、谈话和其他对话的人来说，这个新的转录工具让他们能够以很少的工作量获得音频文件的书面文本，而且无需额外费用，这一切都提高了工作效率。

我试了一下新功能，不得不承认，即使遇到一些初学者问题，它也为我节省了 22 分钟录制时间一到两个小时。 另外，由于该功能的实现方式，可以轻松收听音频文件并同时更正文本。 我发现 Word 的转录功能非常有用，可以节省时间。 以下是您需要了解的内容、获取方法以及使用方法。

如何获取文字转录

Transcribe for Word 目前在 Microsoft Word 的 Web 版本中可用，您必须是 Microsoft 365 订阅者才能获得它。 您还必须使用 Chrome 或 Microsoft Edge 浏览器才能访问此功能。 要找到该工具，请转到主页工具栏并在最右侧查找听写。 单击它，然后从简短的下拉菜单中找到“转录”选项（这是第二个选择）。

在撰写本文时，Transcribe 仅适用于美式英语，但在未来，它将适用于您在 Word 中设置为偏好的任何语言。 您可以上传的文件大小没有限制。 最后，您需要互联网连接才能使该功能正常工作。

Microsoft Word 转录音频

什么是转录，它与听写有何不同？

转录是一项新功能，可将音频文件转录为文本。 您可以直接在 Word 中录制音频或上传您在其他地方录制的音频文件。

它与听写功能有何不同？ 听写解释一个人说话。 转录处理多个扬声器。 听写是您做的事情，而不是写作，但通常仍在考虑如何将您的话变成最后的写作。 当您使用转录工具时，您可能希望专注于对话，并保存您将如何在最后一段中使用这些单词的想法，以备后用。

Microsoft Transcribe 的安全性和隐私性

Microsoft 如何将音频转换为文本，它是否私密且安全？ 根据新闻发布会，该公司使用人工智能而不是人类来转录音频。 您上传或记录的任何文件都会保存到您的 OneDrive 帐户。 在 OneDrive 中查找名为转录文件的新文件夹。 这些文件受与您保存到 OneDrive 的其他文件相同的隐私策略保护。

当您与某人共享 Word 文档并且其中包含转录文件时，收件人可以在“转录”窗格中看到所有内容。 换句话说，他们可以在带有时间戳的文本块中看到完整的原始转录文本。 但是，他们不能播放音频文件。

Microsoft Word 转录完整

Microsoft 转录如何工作？

如前所述，您可以从 Word 录制对话或上传要转录的音频文件。 我通过上传一个 22 分钟的文件来测试该功能，转录大约需要 30 分钟。 但是，如果您使用 Word 实时录制，该应用程序会在您进行时将您的音频片段发送到 AI 转录器，这意味着您可以更快地获得最终转录。

在播放控件方面，您可以直接在 Word 窗口中收听音频文件，以及以 5 秒为增量暂停、向前或向后跳跃。您还可以通过单击音频在文件中的任意位置向前或向后跳跃文件的播放行。 当您导航到已转录的音频文件中的新位置时，应用程序会自动跳转到下面的匹配文本。 您可以将播放速度减慢到一半，也可以将其加快 1.25、1.5 和 2.0 倍。

在我的测试文件和我从微软观看的其他演示中，该应用程序非常擅长区分声音。 我的测试文件有两个女性演讲者。 该应用程序最初决定有三个人。 它将人员标记为扬声器 1、扬声器 2 等等。 最后，该应用程序仅将一条线误识别为来自第三个扬声器，因此很容易纠正。

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最终转录显示在文档右侧的面板中，而不是文档本身。 这样，您可以选择包含整个转录或仅包含某些引用。

Microsoft Transcribe 的提示和技巧

以下是使用新的转录工具高效工作的一些技巧。

  1. 首先重命名扬声器 1、扬声器 2。 在进行任何其他编辑之前，您应该在 Transcribe 面板中重命名 Speaker 1、Speaker 2 等。 您可以执行一次，然后选择更正所有实例。 如果您有两个以上的扬声器，您可能应该通过聆听音频并确保语音与名称对齐来仔细检查您使用的任何引号，因为它仍然可能出错。

  2. 将文本逐个或一次全部添加到您的文档中。 每个转录的文本块在其块中都有一个加号。 当您单击该加号时，它会将文本添加到您的文档中，无论您的光标在哪里。 或者，您可以通过选择面板底部的“全部添加到文档”选项将所有文本添加到文档中。

  3. 注意时间戳。 每个转录的文本块上都有一个时间戳。 当您想要备份音频以再次收听并确保 AI 正确转录文本时，这些非常有用。

  4. 检查随机大写。 我看到的最常见的错误之一是单词的随机大写。 编辑最终副​​本时请注意。

  5. 坏话被哔哔。 我的测试转录包含短语“piss pouring”，转录出来的结果是“**** pouring”。 根据您打算如何使用最终文档，您可能需要注意是否存在哔哔声。

生产力助推器

下次您必须转录采访或想要录制和打印的会议记录时，您可以使用 Word 来完成，无需额外费用（只要您是 Microsoft 365 订阅者），而且工作量大大减少而不是手工完成。

对于批量转录音频的团体，转录服务可能是更好的选择。 其中一些服务甚至是免费的。 Office 365 不是免费的，但对于合适的用户来说，拥有与 Word 紧密集成的内置转录功能会改变游戏规则。