如何通过图像和视频改变您的远程通信

一年前，我们的工作场所沟通是如此不同。

我们要去我们的办公室。 面对面的会议是常态，您可以快速进入某人的办公室聊天，而“在家工作”是您仅出于必要才做的事情。

现在，不仅仅是我在家工作。 它甚至不仅仅是我们公司。 几乎所有能够工作的人都待在家里。

整个情况不仅改变了我现在与其他人交流的方式，而且很可能永远改变了。

值得庆幸的是，一些变化可能会变得更好。

随着人们对“在家工作”和“远程沟通”的搜索量达到五年来的最高水平，毫无疑问，我们都需要改变与他人沟通的方式。

在本指南中，我们将引导您了解远程通信的当前状态以及阻碍您的公司在家工作时进行有效通信的常见误解。

我们还将重点介绍您可以进行的简单更改，以便开始在您的通信中加入教学视频、截屏视频（屏幕的视频录制）、屏幕截图和图像，以及过渡到全职远程工作的最佳实践。

什么是远程通信？

远程通信是一种与他人在线交流的方式。 会议、信息和培训材料通过互联网共享。 公司创建虚拟团队。 他们在线交流和协作，而不是在共享的办公空间中。

远程通信的类型

远程通信有两种类型：同步和异步。 同步通信是实时发生的，异步通信不需要各方同时参与。

远程同步通信的常见类型

1. 缩放或其他视频通话。
2. 电话。
3. 虚拟会议。
4. 短信短信。
5. Slack 或 Microsoft Teams 对话。

常见的远程异步通信类型

1. 项目管理应用程序。
2. Wiki 或 Sharepoint 站点。
3. 信息或教学视频。
4. 快速参考指南。
5. 带有标记的屏幕截图。
6. Slack 或 Microsoft Teams 聊天。

并非所有事情都需要是 Zoom 电话或电子邮件。

如果有不同的方法来处理这种情况怎么办？

我们刚刚进入 iPhone 革命十多年。 平板电脑和笔记本电脑已经开始取代台式电脑。 传真机是古老的遗物。 千禧一代现在是美国劳动力中最大的一代。

如今，普通人每天花在手机上的时间超过四个小时，而且随着越来越多的人呆在家里，屏幕使用时间总体上只会增加。

在过去十年中，我们消费信息和交流的方式发生了根本性变化。 现在，由于大多数员工都在家工作，我们正在重新了解远程通信的意义。

突破数字单调

太多的公司养成了用数字单调进行沟通的习惯。 我知道我肯定掉进了这个陷阱——我的大部分数字通信往往是电子邮件或聊天。

电子邮件是一种有价值的工具，但当它仅用于与一段文本进行通信时，它就显得不足了。

在一个我们与同事隔绝的世界里，我们需要将内部沟通提升到我们通常在办公室外沟通的水平。

我们需要停止在大多数交互中依赖纯文本电子邮件和聊天。

因为没有人想通读所有这些文本。

源源不断的电子邮件经常会淹没员工，并且可能会让人不知所措。

尽管有证据表明视频和屏幕截图等视觉效果更容易消化并提高生产力和参与度，但与任何其他类型的通信相比，企业增加使用纯文本电子邮件的可能性是其两倍。

对于目前在家工作的大多数员工来说，这一点尤其正确。

经济学人智库的一份报告强调了工作场所的沟通障碍，发现：

• 60% 的受访者每天都使用电子邮件。 然而，只有 40% 的人表示这是一种非常有效的沟通方式。
• 44% 的调查受访者表示沟通障碍导致项目延迟或未能完成，31% 表示士气低落，25% 未达到绩效目标，18% 失去销售。

远程团队如何沟通

技术使任何规模的企业都能在全球范围内运营。 采用区域劳动力或允许员工远程工作有很多好处。 它还增加了我们沟通方式的复杂性，尤其是当您考虑到不同的时区和语言障碍时。

斯坦福大学进行的一项为期两年的研究发现，尽管存在复杂性，但远程工作者完成的工作更多。 远程工作者的生产力提高相当于每周额外工作一整天，或者在家工作组的产出增加 13%。

在 13% 的产出增加中，9% 归因于每班工作更多，而剩下的 4% 归因于在家中的干扰减少。 参与者不仅减少了休息和病假，而且减员减半。

然而，在研究结束后，一半的参与者选择停止在家工作。

原因？ 他们觉得太孤立了。

你能联系起来吗？

今天的现实与几个月前大不相同。 不仅越来越多的人在家工作，而且他们也没有太多选择。 这给团队成员之间的有效沟通带来了更大的压力。

召开会议更难。 与在你家附近跑来跑去的其他人通电话时会感到压力很大。 很难阅读肢体语言并与周围的人保持真正的联系。

当我们工作时 在一个我们无法亲眼看到与我们一起工作的大多数人的世界中，我们需要找到与同事交流的新方式。

远程通信的现状

我们不需要大量的远程员工来经历内部沟通的故障。 对于许多企业而言，在传统的办公室设置中，经理和员工之间的跨部门协作或互动可能具有挑战性。

即使你们以相似的语言和共同的目标接近对方，细微差别也会导致误解和困惑。 此外，许多组织错过了从不同部门的主题专家那里获取知识的机会。

为什么视觉传达对我的业务很重要？

所有企业在规模、目标、行业和运营方面都是独一无二的。 无论如何，每个组织都可以从增加内部知识和信息共享中受益。 这包括为您的员工提供成功所需的工具，并为您的沟通方式转变做好充分准备。

视觉效果：有效沟通的关键。

视频、屏幕截图和截屏视频功能强大，不仅因为共享的消息在视觉上可以更好地保留，而且它们也用途广泛。

有多个地方和时间可以在内部使用视觉内容。 示例包括新员工入职、内部培训、提供反馈等等。

视觉内容还可以节省时间，因为我们的大脑处理它的速度更快。 更重要的是，它确保信息清晰简洁，以便每个人都有共享和一致的体验。

在我们深入了解如何转变内部通信的具体细节之前，让我们先分析一下为什么更新业务通信变得如此重要。

在我们最近的报告《视觉的价值》中，我们发现企业错失了提高生产力和提高员工满意度的机会。

为什么通过视频、截屏视频和屏幕截图进行交流对您的业务至关重要：

• 确保您要传达的内容清晰简洁
• 每个人都有共同的和一致的体验
• 它通过更快地转发消息来节省时间
• 允许信息传递或捕获一次，然后重复使用和查看多次

阻碍视觉远程协作和知识共享的常见误区

三个常见的陷阱会阻止协作或员工与他人分享他们所知道的信息，尤其是远程。 不要让这些误解阻碍您的企业采用更有效的沟通实践。

让我们更深入地研究每个问题以及如何解决它们。

误区一：时间太长

创建视频或截屏视频或标记图像所需的感知时间几乎总是与质量期望相关联。 尤其是在 YouTube 上每天观看近 10 亿小时视频的时代，人们很容易相信每条内容都需要完美无缺。

但是每个视频都不需要相同的质量水平。

如果您发现自己处于完美的循环中，请退后一步，想想视频的目标和观众。 这两个因素将帮助您确定您的视频需要达到何种程度。

通过明确概述哪些内容优先级更高且需要更多润色（例如面向外部或包含高价值消息，以及他们可以创建的优先级较低的内容）来增强团队的信心。

误区二：你需要特殊技能

切换到任何新事物会让一些人感到不安。 无论是首次创作者的紧张情绪还是执行过程中的不确定性，许多人都不知道创建视觉效果有多么容易。

技术已经改变了人们——尤其是年轻一代——的交流方式。 Camtasia 和 Snagit 以及 Video Review 等视觉通信软件可以快速轻松地创建和共享高质量的图像和视频，这些图像和视频比单独的文本更快速、更好地传递信息。

在此示例中，我录制了一个视频并将其上传到 Video Review，以便我团队中的其他人可以查看信息并提供有关主题的反馈。

这使我们能够通过创建一个六分钟的视频来替换整个会议。

我们的产品易于非内容创作专家使用。 我们知道创建数字内容来教授、培训和解释概念可能很耗时。 学习新软件可能会令人生畏。

这就是为什么我们专注于创建任何人都可以快速上手和学习的易于使用的软件。

误区三：你不知道从哪里开始

寻找将视觉内容整合到您的组织中的新方法不必过于复杂或复杂——它旨在简化。 有很多方法可以使用视觉效果来简化沟通并帮助理解重点。

首先，确定您要实现的目标以及视觉效果如何帮助实现这一目标。 然后授权您的员工并指导他们确保实际完成。

立即开始使用视觉效果的 6 种方法

视觉效果可以通过多种方式增强您的沟通，从而在您远程工作时在整个组织中提供一致的消息。 虽然每个部门和团队都有不同的需求和用途，但这里有一些常见的场景可以帮助您入门：

1. 入职培训视频

远程工作时培训新员工具有挑战性。 作为一名新员工，从一开始就需要学习这么多东西，这也让人不知所措。

通过制作展示如何使用组织的标准程序的常规视频，让入职变得更容易。

您的员工将能够在需要复习时重新观看它，并且您可以通过避免电话会议培训来节省时间。

2. 软件推广和培训

使用屏幕截图和截屏视频向您的员工展示如何在内部部署期间使用新程序或软件。 团队还可以为常见问题提供答案，从而为员工创建简单、可重复的响应。

3. 录制的网络研讨会和现场活动

如果您的营销或产品团队正在为客户举办网络研讨会或现场活动，则在内部共享录音将有助于让所有员工随时了解最新情况。 这些团队已经在创建内容，因此请尝试重新调整它的用途。

这是我们最近为 TechSmith 举办的网络研讨会的一个示例：

4.信息传递

信息传递可能包括提供更新、提供上下文、共享结果或提供额外的背景。

如果信息来自特定部门，他们可能能够更快、更轻松地解释信息，从而减轻团队的负担。

即使是一张简单的图片也可以在很长的时间内向更大的群体清楚地解释一些事情。

5.建立嗡嗡声

使用高能量视频让您的员工对活动、新机会或公司里程碑感到兴奋。 围绕这些场景引起轰动的最佳人选是相关团队。

例如，如果您的社交媒体团队创建月度报告，为什么不创建视频并与组织的其他成员分享新闻？

6. 提供反馈

提供和接收有关内容或项目的反馈可能具有挑战性。 团队经常等待项目的输入。 有时，反馈是在文本段落中，可以解释。

使用视觉效果来显示特定反馈可以减少来回发送电子邮件所花费的时间，并帮助每个人在同一页面上达成一致。 它还使审批过程变得更快、更顺畅。

为了成功，从小处着手

我建议从小处着手。

并非所有远程员工都会从一开始就采用这种沟通方式。 首先找到几个很兴奋或已经在视觉上分享信息的拥护者，并为他们提供成功完成工作所需的工具。 您甚至可以考虑创建沟通指南以传递给人们。

当少数人开始使用视频、截屏或屏幕截图进行交流时，通常会对其他人产生影响。

您将开始看到更多的人在观看和参与。 他们的同事将开始询问他们是如何创建内容的，更多的人也希望通过视觉进行交流。 从那里，您可以改进和优化以创建标准化流程。

第 1 步：不要假设

与您的员工交谈； 询问他们希望如何交流以及他们遇到的任何挑战。 这将帮助您缩小组织的具体目标和需求。

第 2 步：寻找冠军

找出少数在过去表达过交流意愿或进行大量知识共享的内部拥护者。

第 3 步：设定期望

向员工传达他们为什么应该使用视觉效果的价值：它对他们有什么好处，它将节省多少时间，以及它将如何改进他们的工作流程。

第 4 步：创建内部通信门户

这将作为一个学习页面，其中包含所有工具和资源，如说明和模板。

第 5 步：培养新的沟通方式

为整个公司注入新的沟通方式。 通过鼓励员工每月创建一次新图像、视频或截屏来养成习惯。

那么，我到底要怎么做呢？

也许你也在问自己这个问题。

自从我开始远程工作以来，发生了相当大的变化。 这在很大程度上与我与其他人的沟通方式有关。

我没有试图将我以前的交流方式推向一个新世界，而是适应了。

我与我的同事进行了更多的视频会议，只是为了看看他们做得怎么样。 由于我不再在办公室，我开始录制视频，向其他人展示如何做事。 我会截取每月仪表板的屏幕截图并与团队分享。

学习一种新的交流方式并不难。 像大多数新事物一样，它很难开始，但也不是不可能克服的问题。 有很多方法，其中很多在本指南中讨论，开始。

现在，这取决于你。