流程改进：成功的策略和示例

在专业环境中听到“流程”这个词是否会让您想到“呃，这是一个无聊的浪费时间的事情”？如果流程对您有负面含义，那么您的团队或组织很可能已经偏离了注重结果的业务流程，而您却为了流程而陷入流程的低迷之中。不要感到难过 - 实现这一目标很容易，但通过专注的推动、一些组织内省和一些工具，您将立即回到有意义的工作。

花时间改进流程是非常值得的，因为它不仅可以提高工作量，还可以提高员工的工作生活质量，从而提高效率和生产力。

那些感觉自己的宝贵时间得到了明智利用并致力于改进的员工将交付更好的工作，并且更有可能留下来。而且，通过持续改进的应用，团队成员可以看到微小的变化累积起来会产生巨大的变化。这很重要，因为感觉有影响力是人们在工作场所想要的核心。

什么是流程改进？

流程改进是识别需要改进的领域的系统方法。这可能是识别工作流程中的低效、浪费或错误，然后进行渐进式更改以改善结果。持续改进适用于这样的想法：我们工作的环境将不断变化，我们也需要随之不断变化。

今天的伟大解决方案将不再是一个伟大的解决方案，因为问题本身会发生变化。团队需要继续完善他们面临的问题和他们寻求的结果。通过持续、迭代的改进，即使是微小的增量变化，团队和组织也可以跟上变化的步伐。

Snagit 是流程改进的有用工具，因为只需单击几下即可轻松记录现有流程、工作流程和瓶颈。对问题进行直观说明可以让团队在提出解决方案时有所反应。例如，您可以使用 Snagit 注释流程所有步骤的屏幕截图，然后使用 Snagit 的标注工具突出显示问题以供进一步讨论。

什么是持续改进流程？

持续改进过程鼓励组织各个级别的员工提出并实施微小的改变，以不断改进。成功实施并鼓励持续改进的组织会创建有权解决他们所看到的问题的团队。

实施持续改进没有一种正确的方法，但有许多方法可以帮助您走上正轨。其中一些方法是重叠的，有些是从其他方法中诞生的，但所有这些方法都是基于随着时间的推移而改进的。

• Kaizen：丰田在汽车制造领域推广了持续改进（ kaizen ）的概念。该公司通过许多小改进最大限度地减少了浪费并提高了效率。
• 敏捷：敏捷方法源于软件行业。敏捷实践是客户至上且渐进的。敏捷宣言并没有提供严格的规则列表，而是倾向于一组事物而不是另一组事物。敏捷系统中的个人有空间去做有意义的事情。
• 计划-执行-检查-行动 (PDCA)：PDCA 是一个由四部分组成的循环过程，强调数据在持续改进中的重要性。团队必须衡量他们的工作，以便了解他们的改进情况。循环中的“检查”部分对于成功至关重要。
• 看板：看板通常通过称为看板的可视化来关注工作流程。通过看板，团队试图尽快将任何一项工作从开始到完成。团队有 WIP（进行中的工作）限制，这要求在开始新工作之前解决问题。这也鼓励将工作分解为最小的合理可执行且有价值的部分。
• 精益：精益方法强调在将产品呈现在用户面前之前将尽可能少的工作量投入到产品中的价值。在精益产品开发中，产品的下一次迭代总是基于上一轮用户测试的经验来完成。

如何实施持续改进流程

1. 获取元数据
   实现一个进程的过程就是它自己的进程。牢记持续、渐进改进的原则。不要尝试突然、自行或大爆炸地改变流程。
2. 从小事做起
   确定一个小团队来共同改进流程。即使您认为您的整个组织可以从变革中受益，但与一小群人一起完成整个流程并对其进行完善，将使您更好地准备将其扩展到其他人。
3. 获得买入
   您小组中的其他人需要了解您建议流程变更的原因。突出显示您希望看到的目标和改进的结果。听取反馈并对您最初的实施想法进行调整，以让其他人参与到该过程中。
4. 尝试一下
   将您选择的方法和制定的计划付诸行动！
5. 记得复古
   尝试流程改进后，将您的小组聚集在一起讨论什么有效，什么无效，以及您想要为下一次迭代进行的任何调整。
6. 庆祝成功
   花一点时间来认识一下您到目前为止所学到的内容。庆祝您所看到的任何改进和效率提升。与您合作的其他团队分享您的发现，并包括有关改进的数据和详细信息。
7. 重复
   重复，重复，重复。有意识地从每次迭代中学习并分享您的结果。与他人建立背景是让您的工作场所形成持续改进文化的第一步。当组织看到您改进的流程适用于小组时，其他人也会想与他们的团队一起尝试，并且您可以开始考虑在部门或组织级别上的流程改进可能是什么样子。

持续改进实例

改善团队沟通

TechSmith 社区参与和人力资源团队的 Michelle 和 Amy 经常使用 Snagit 来代替会议和异步工作。整理忙碌的同事的日历可能是一个真正的挑战，尤其是跨团队。米歇尔和艾米将 Snagit 与 Screencast 或 Slack 结合使用，比他们在同一个（虚拟）房间里聚集的速度更快地完成工作。

加强客户支持流程

“不花时间为客户提供服务的成本是昂贵的，”TechSmith 销售运营团队的 Mike 说道。他看到了让所有队友和合作伙伴了解最新软件和流程并了解新软件和流程的挑战。通过创建小型演示和教程视频，他能够重复使用常见问题的答案并以统一的方式提供培训。他对个人客户采取了类似的策略。如果客户对某个功能有疑问，可以很容易地向他们提供在线教程的链接，但是通过创建一个视频来显示教程的确切部分，这将有助于客户并包括迈克的网络摄像头视频，他能够创造更加个性化、更加人性化的互动。

简化项目管理工作流程

TechSmith 项目管理办公室的 Steve 帮助开发 Snagit 的软件团队支持看板工作流程。他创建预观看视频来设定有关会议议程项目的期望和背景。他还使用团队看板的屏幕截图来说明团队在任何给定时间的状态，这对于指出障碍和瓶颈很有用。这些图像还为无法参加的团队成员提供了待办事项细化会议的良好视觉摘要。

持续改进的好处

提高效率

这是持续改进最直接的好处。随着时间的推移，所有这些微小的变化都会提高效率，减少浪费，并为您的组织带来更好的成果。

提高员工敬业度

盖洛普是工作场所文化中数据驱动的思想领袖，他这样描述员工敬业度：
“人们希望从工作中得到目的和意义。他们希望因自己擅长的事情而闻名。”

持续改进流程为员工提供了系统化的机会，为他们所处的工作环境提供意见，增强授权感和自主感。这一点，再加上对改进本身的关注，触及了丹尼尔·平克真正动机的所有三个要素：自主、掌握和目标。简而言之，持续改进流程让员工有发言权。

更好的客户满意度

我们的效率越高，在给定的时间内为客户提供的价值就越大。我们迭代的速度越快，我们就能越快地识别客户的痛点并采取行动，为客户提供改进。通过进行小的更改并在每个更改之间获取客户反馈，我们更有可能为客户提供令他们满意并很好地解决他们的问题的产品，而不是一次性发布大的更改。

为什么使用 Snagit 进行持续流程改进？

工作流程的可视化文档

只需点击几下，Snagit 就可以轻松地在屏幕上记录工作。您可以将屏幕捕获为图像（或长内容的滚动捕获），然后使用注释工具记录步骤或进行标注。或者，您可以在视频中捕获您的屏幕，同时以画外音解释您的步骤，并使用 Snagit 的屏幕绘制工具来引起人们对屏幕特定部分的注意。

轻松协作和共享

Snagit 的共享功能使团队能够快速捕获和分发视觉更新，确保每个人在流程改进过程中保持一致。它可以连接到您在工作中已经使用的工具，例如 OneDrive、Google Drive、Slack、Teams 等。或者，您可以使用 Snagit 的“共享链接”功能快速上传您的内容并在 Screencast 上获取指向该内容的链接。使用 Screencast 可以让其他人查看和评论您的媒体，从而提供方便的交流场所。

简化实施

Snagit 的模板功能可以帮助创建可重复且易于使用的工件。知道您每周都会比较相同的两组数据吗？使用 Snagit 模板标准化演示文稿并提供时间点记录以供回顾。

准备好使用 Snagit 改进您的流程了吗？

下载 Snagit 的免费试用版以直观地记录并分享您的流程改进。通过在带有网络摄像头视频的 Snagit 屏幕共享中引导其他人克服您感知到的障碍和潜在结果，让其他人接受您的持续改进想法！

有关流程和持续改进的常见问题解答