提高远程团队生产力的一个简单秘诀

提高远程团队生产力的一个简单秘诀

远程工作已经存在了几年，但并不是每个人都张开双臂接受了这一新趋势。 雇主提出了不信任的担忧，想知道远程团队是否真的花时间工作。

但是一旦他们开始追踪时间，他们就可以看到工作量证明。 时间跟踪软件不仅记录了员工的工作时间，还提供了对战略决策有价值的数据。

时间跟踪软件市场继续增长，预计在 2021 年至 2028 年的预测期内，复合年增长率将达到 20.40%。

那么，时间跟踪如何提高远程团队的生产力并提高公司绩效呢？ 这完全取决于您如何实现它。 这就是我们将在本文中介绍的内容。 我们还将分享远程团队时间跟踪的好处。

为远程团队实施时间跟踪的 5 种可行方法

员工不要将时间跟踪视为一种约束形式，这一点至关重要。 在家工作的一个好处是它提供的灵活性，当你把它拿走时，团队士气就会下降。 如果您想提高生产力，您需要团队支持。

以下是一些在不牺牲员工信任的情况下跟踪远程团队时间的有效方法。

解释你的意图

时间跟踪为公司提供了一个很好的机会来保持领先地位。 但这是一个你需要小心处理的领域。 这不仅仅是引入时间跟踪软件并让它运行。

您需要更聪明地了解实施过程，并从一开始就获得团队的支持。 解释你为什么要实施时间跟踪，它对公司的重要性，以及它是如何工作的。

不要忘记提及其中的内容。 员工将更好地接受新技术，因为他们知道它将对他们的个人和职业生活产生积极影响。

解释跟踪时间并不意味着什么

一些员工会觉得时间跟踪可能会损害他们的隐私和职业尊严。 您必须清楚收集到的有关他们的信息将如何使用。

向您的员工解释，时间跟踪是为了提供有用的基准，不会用作评估他们工作的单一来源。 您需要强调它不会充当微观管理的数字形式。

向您的员工保证您没有监视他们。 相反，您希望发现工作过程中的潜在捷径并创造更好的工作环境。

记住要清楚地概述时间跟踪的期望、规则和要求。

轻松配置时间跟踪过程

团队中的每个人都必须知道如何使用该软件，这样他们才能更准确地记录他们的工作时间。 否则，时间跟踪只会成为另一个负担。

为了使过程毫不费力：

• 选择一个不需要漫长而复杂的学习曲线的打卡打卡应用程序。 初始设置应该简单明了，使用起来更简单。 他们需要做的就是打开计时器，应用程序会自动记录所有数据。
• 清楚地概述记录工作时间的程序，并强制跟踪所有与工作相关的活动。 《哈佛商业评论》援引 AffinityLive 的一项研究显示，美国经济每天在生产力方面损失 5900 万小时。 这主要是因为工人不会跟踪他们的所有活动。
• 带它去试驾。 让团队测试时间跟踪软件至少一个月，以了解它是如何工作的。 设置开始和结束日期，并与您的团队安排回顾以获取后续反馈。

一旦员工学会使用时间跟踪系统，他们就可以更有信心地这样做。 反过来，报告、计费和工资单变得轻而易举。

寻求反馈并做出调整

在预采用阶段，可能会出现一些问题、顾虑和错误。 运行试点计划后，收集远程团队的反馈以确定实施技术中的潜在缺陷。

这使您可以共同努力改进流程。 团队包容将大大提高动力和参与度。

以身作则

如果您以身作则，员工将有动力跟踪他们的工作时间。 因此，开始跟踪您自己的时间并与他们分享您的结果。 一个可靠的时间跟踪应用程序应该提供详细的报告，您可以轻松地与您的员工分享。

浏览信息，并一起解释数据。 这将鼓励他们开始监控他们的工作时间。

如何选择时间跟踪软件

首先，考虑您在时间跟踪器中想要的功能。 这会有所不同，具体取决于业务类型和员工人数等因素。 最好的员工监控软件应该提供：

• 生产力跟踪。 能够查看员工的活动水平、他们使用的应用程序和网站，以及提供工作证明的可选屏幕截图。
• 多种方式来追踪时间。 除了启动和停止计时器外，它还应该能够手动添加时间条目。
• 自动化的时间表和报告。 您跟踪时间不仅是为了提高远程团队的生产力，也是为了提高整个企业的生产力。 时间表和时间报告提供实时数据以供分析并与客户或上级共享。 高级程序允许您过滤报告并定期生成报告。
• 开票。 选择自动开票的时间跟踪器。 某些工具允许您安排在每周或每月的特定日期和时间发送报告。

除了功能之外，还有其他需要考虑的事项：

你想要的程序应该提供免费的演示、教程、指南和有用的提示。 这使得入职过程无缝。 您还需要查看他们的客户支持、聊天和电话支持以及常见问题解答页面。

了解其他人对时间跟踪器的看法。 客户使用 Capterra 和 G2 等平台提交有关产品的评论。 如果他们有移动应用程序，请阅读 Google Play Store 和 Apple Store 上的评论。

另一个关键因素是时间跟踪解决方案的成本。 您会选择付费还是免费时间跟踪应用程序？ 它是否提供免费计划和免费试用？ 升级需要多少钱？ 付款过程是否简单？ 如果您有一个庞大的团队，他们是否提供定制定价？

考虑到所有因素，选择适合您预算的工具是个好主意。

跟踪时间对您的远程团队的好处

我们之前提到，您应该阐明员工将如何从时间跟踪中受益。 以下是准确计时的一些主要好处：

• 自动化数据收集并提高准确性。 当数据被自动处理时，您可以保证准确的计算，这对于计费和工资单处理至关重要。 错误将被避免，会计师将花费更少的时间处理数据。
• 增加雇主和雇员之间的信任。 雇主将始终知道正在开展哪些项目。 这种可见性意味着员工不必经常报告。
• 衡量并找到提高生产力的方法。 时间跟踪可让您大致了解时间是如何度过的，因此您可以从工作习惯中学习。 这有助于您规划可管理且切合实际的时间表。
• 更好的项目规划和估算。 测量花费在项目上的时间使您能够在未来创建更好的项目估算。 在分配工作和设置截止日期时，时间跟踪数据可作为参考点。
• 更好地了解时间使用情况。 准确记录工作时间可以更清楚地了解公司时间是如何度过的。 是否有太多浪费时间的活动？ 员工是否按时上班和下班？ 错过了哪些项目交付日期？

除了帮助管理人员跟踪生产力并更好地了解远程工作人员的效率之外，跟踪时间还有另一个重要作用。 这是为了确保员工享受更好的工作与生活平衡。

Nature Human Behavior 最近的一项研究发现，远程员工每周登录的时间增加了 10%。 对于每周工作 40 小时的人来说，这相当于每周增加 4 小时。 这种令人担忧的趋势会导致倦怠、疲惫和营业额增加。

时间跟踪突出显示过度工作的情况，因此您可以解决它们并促进员工的福祉。

结论

时间跟踪对于促进有效的业务运营和支持高效的工作流程至关重要，尤其是在管理远程团队时。 然而，这种技术只有在透明和正确实施的情况下才能发挥作用。

如果您想看到积极的结果并提高绩效和生产力，则必须首先获得员工的信任。