如何使用 Gmail 和 Google 表格创建邮件合并

已发表: 2022-02-26

Gmail 邮件合并可让您一次性向多个联系人发送个性化电子邮件。各个消息具有几乎相同的内容，但可以自定义消息的某些部分。例如，您可以用名字问候每个收件人，您可以在邮件正文中包含他们的邮政地址，个性化主题行，附加不同的文件，而电子邮件正文的其他部分保持不变。

Gmail 中的邮件合并适用于所有人。如果您在家中组织聚会，您可以借助邮件合并功能向所有朋友发送个性化的电子邮件邀请。企业主可以使用邮件合并来通知客户即将到来的交易和优惠。销售和营销团队使用 Mail Merge 进行滴灌活动。教师可以通过邮件合并向学生发送个人作业和报告。

Gmail 中的邮件合并

以下是您可以使用 Gmail 进行邮件合并的方法：

安装 Gmail 的邮件合并插件。请观看邮件合并教程以获取说明。
这将创建一个新的 Google 电子表格。转到工作表中的附加组件菜单，选择带有附件的邮件合并，然后选择创建合并模板菜单。
打开 Google 通讯录并创建一个新组，其中包含您希望向其发送个性化电子邮件的所有联系人。或者，您可以直接在邮件合并 Google 表格中输入收件人的姓名和电子邮件地址。
在 Mail Merge 菜单下，选择 Import Google Contacts 并选择您在步骤 3 中创建的 Google Contacts 组。它现在会自动将所有关联的 Gmail 联系人导入电子表格。
转到 Gmail 并创建一个新的电子邮件草稿，它将成为邮件合并的模板。或者，您可以使用 HTML 邮件工具以富文本格式编写电子邮件模板，然后将生成的 HTML 代码复制粘贴到 Google 表格的邮件正文字段中。
如果您想在电子邮件消息中添加文件附件（例如 PDF 文件或 Word 文档），只需将文件上传到 Google Drive，然后选择插入文件附件以将该文件的链接插入到邮件合并表中。 Mail Merge 会自动将实际文件插入到电子邮件中。
再次进入邮件合并菜单并选择“配置邮件合并”——对于所有成功发送的电子邮件，状态栏将变为“邮件已发送”。

在向多人发送爆炸之前测试您的电子邮件活动总是一个好主意。在配置邮件合并屏幕上，单击“发送测试电子邮件”按钮，它将向开发人员发送一封示例电子邮件，其中 {{Variable Fields}} 替换为虚拟值。如果测试电子邮件中的所有字段都已替换，则您的邮件合并已准备就绪。

Gmail 邮件合并常见问题

以下是有关 Gmail 和 Google Apps 的邮件合并的常见问题解答：

1. 我每天可以发送多少封电子邮件？ 邮件合并的免费版允许您每天发送 25 封电子邮件，但高级合并的发送限制不同。 Gmail 用户每天可以向 400 个收件人发送电子邮件，而 GSuite (Google Workspace) 帐户的每日限制是每天 1500 个收件人。

2. 我是 Google Apps 用户，但我的高级版每日限制只有 400 天？ 如果您的 GSuite 企业帐户使用了几个月以上，或者您的 Google Apps 域在第一个结算周期后拥有超过 5 个用户，Google 会将您的限制增加到 1500。

3. 如何升级到高级版？ 许可证的费用是多少？ 请单击此处购买 Mail Merge 的高级许可证。单用户许可证为每位用户每月 3.25 美元，按年计费。

4. 我只发送了 10 封邮件，但我的每日邮件配额减少了 20 封。为什么？ 您可能在抄送或密送字段中添加了电子邮件地址。请记住，每日电子邮件限制是根据收件人数量来计算的，因此，如果您发送的电子邮件也抄送给某人，则会将您的配额减少 2。

5. 您的隐私政策是什么？ 为什么邮件合并需要访问我的 Gmail、Google 通讯录等。邮件合并需要访问 Gmail，因为它从您的 Gmail 帐户发送电子邮件。它需要访问 Google Drive 才能获取文件附件，同时需要访问 Google 联系人才能将它们导入 Google 表格。详细阅读权限要求。

6. 如何使用 Mail Merge 跟踪打开的电子邮件？ 电子邮件跟踪是一项高级功能。在配置邮件合并期间，为“跟踪电子邮件打开”选项选择“是”，外发电子邮件将包含一个 1x1 跟踪 GIF。要查看电子邮件阅读报告，请转到邮件合并菜单并选择显示电子邮件打开报告。您可以看到打开电子邮件的日期和时间、IP 地址和客户端的用户代理。在大多数情况下，这将等于 Google IP 地址，因为 Google 现在将图像缓存在自己的服务器上。

7. 如何为每个收件人添加不同的抄送或密送地址？ 在邮件合并模板中添加两个额外的列，并将列名分别设置为抄送和密件抄送。现在将电子邮件地址放在每行的这些列中，合并后的邮件将抄送和密件抄送到各自的地址。您可以将多封电子邮件以逗号分隔。

8. 我发送了一个合并，但变量 {{First Name}} 没有在外发电子邮件中正确替换。 为什么？ 您可能已对 Gmail 草稿中的变量应用了多种格式样式。一个简单的解决方案是打开 Gmail 草稿，删除变量并再次输入（请参阅帮助）。这将清除任何不一致的格式。现在切换到邮件合并模板并使用最近修改的 Gmail 草稿模板进行配置。

9. 为什么我的邮件合并中禁用了创建 Gmail 草稿的选项？ 草稿选项仅在您以纯文本或 HTML 格式执行邮件合并时可用。如果您使用现成的 Gmail 草稿作为合并模板，则它不可用。

10. 如何在所有外发电子邮件中插入独特的图像？ 您可以在邮件合并表中创建一个名为图像的新列。现在将图像上传到图像托管站点，获取图像 URL 并将其添加到工作表中，如下所示：

 <img src="image_url"/>

在 Gmail 草稿中，在任意位置添加 {{Images}}，它将被实际图像替换。

11. 如何在我的电子邮件信息中插入唯一的超链接？ 在 Mail Merge 模板中创建一个名为 Links 的新列（您可以指定任何名称）。现在在 Google 表格中添加链接，如下所示：

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

在 Gmail 草稿中，添加 {{Links}}，它们将替换为实际的超链接。您还可以使用 mailto 链接到电子邮件地址。

12. 我正在安排一封电子邮件，但它正在立即发送。 为什么？ 预定的电子邮件将在预定时间的 +/- 30 分钟内发送。因此，如果您已安排在下午 2:15 发送电子邮件，则它可以在下午 2-2:30 之间的任何时间发送。电子邮件安排在 Google 电子表格的时区。

13. 我是否必须让我的计算机保持打开状态才能在特定时间发送预定的电子邮件？ 不，Google Add-on 在 Google Servers 的后台运行，您可以在配置后关闭 Google Sheet。

14. 我的每日电子邮件配额已用完？ Google 重置配额时如何自动发送电子邮件？ 您可以添加从现在起 3-4 的计划日期并运行邮件合并。邮件将被安排并在您的配额重置时自动发送。

15. 我正在运行邮件合并，但它根本不发送电子邮件。 为什么？ 您要么用完了电子邮件配额，要么是因为电子表格中的“邮件合并状态”列设置为“邮件已发送”。如果您多次运行合并，此检查可防止您意外将多封电子邮件发送到同一地址。

16. 我需要向 10,000 个电子邮件联系人发送电子邮件群发。 邮件合并可以处理这个吗？ 建议您使用 MailChimp 等专门的电子邮件发送服务来发送批量电子邮件。您可以使用 Gmail 地址提取器从您的 Gmail 邮箱中提取所有电子邮件。

17. 我使用 Salesforce 作为我的 CRM。 有没有办法将所有电子邮件记录到 Salesforce.com Salesforce 为您提供了一个唯一的电子邮件地址。当您配置邮件合并时，将该电子邮件地址放在配置屏幕的密件抄送字段中并运行邮件合并。所有电子邮件现在都将标记到 Salesforce 以进行跟踪。

18. 我可以取消运行邮件合并吗？ 如何召回我的电子邮件？ Mail Merge 使用 Gmail，因此，与 Microsoft Outlook 不同，没有选项可以撤回已发送的电子邮件。但是，您可以通过点击 STOP 按钮取消邮件合并过程。如果您想从队列中删除已安排的电子邮件，请转到“邮件合并”菜单并选择“取消安排电子邮件”。或者，您可以从邮件合并表中删除相应的行。

邮件合并支持

19. 我如何报告邮件合并问题？ 打开邮件合并 Google 工作表，转到附加组件 > 邮件与附件合并 > 说明和支持 > 发送调试日志。它会将工作表的副本和邮件合并配置发送给 Google Script 开发人员。

谷歌脚本很强大。我们其他一些可以提高您的工作效率的流行 Google 脚本包括电子邮件调度程序、电子邮件提取器、将 Gmail 保存到 Google 云端硬盘和 Gmail 自动回复。