信息过载是真实存在的：管理方法如下
已发表: 2024-02-15您是否对工作中的电子邮件、消息和会议感到不知所措，不知道从哪里开始？ 您可能正遭受信息过载的困扰。
你并不是唯一的一个！ TechSmith 最近一项关于工作场所沟通的调查显示，一半的员工认为他们在工作中处理的沟通量会损害他们的生产力。
工作中持续不断的沟通可能会导致决策疲劳、倦怠和不知所措等问题。
在这篇博客中，我们将讨论信息过载发生的原因、其影响，以及最重要的是如何避免它。
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什么是信息过载？
首先，我们来定义信息过载。 “信息超载”一词是指因一次呈现的过多信息而不知所措的感觉。 在这种状态下，做出决策或确定任务优先级通常会更加困难，因为要立即处理的事情太多了。
政治学教授伯特伦·格罗斯最初创造了这个词。 尽管如此，信息超载的概念还是被作家兼未来学家阿尔文·托夫勒 (Alvin Toffler) 在 1970 年出版的《未来冲击》一书中普及了。
不幸的是，信息过载在现代工作场所中很常见，数字技术使以创纪录的速度发送和接收消息变得更加容易。
随着公司采用远程和混合工作等更灵活的安排，对数字通信渠道的依赖只会增加，因此找到更好的信息管理方式比以往任何时候都更加重要。
信息过载的原因
技术固然发挥了作用，但由于各种原因，信息过载在现代工作场所频繁发生。
数字通讯工具的增加
虽然电子邮件、即时通讯应用程序、项目管理和视频会议等工具可以使工作协作变得更容易，但过度使用它们可能会导致大量的消息和通知。
我们在工作中通过会议、电子邮件和聊天线程收到的信息越多，我们就越有可能感到不知所措。 对无穷无尽的消息进行排序以确定哪些信息对您的工作实际上至关重要，这可能既耗时又费力。
每个工具及其信息流都需要我们的注意力并导致信息过载。
沟通不清晰
当消息不明确或含糊时，通常需要重复信息或添加澄清。 这导致您必须以不同的格式发送相同的基本消息。
假设您正在重新设计网站，并希望设计师将按钮的颜色从黄色更改为橙色，并发送一封电子邮件要求更改。 然而，页面上有多个按钮，因此您的设计师回复要求澄清。 然后还有关于使用橙色的色调等问题。
当原始消息缺乏清晰度时，一个简单的请求很容易变成无休止的来回。 TechSmith 的一项调查发现，74% 的员工在工作中必须重复自己或澄清信息，67% 的员工因沟通不清晰而产生误解。
未经过滤的数据和信息
在数字时代，组织可以访问大量数据，例如销售数据、客户反馈和绩效指标。
筛选大量数据以找到相关且可操作的见解可能会让人不知所措，特别是如果您缺乏足够的技能或工具来有意义地组织信息。
这可能会使理解数据的相关性或如何有效使用数据变得困难，让员工感到不知所措或遭受信息瘫痪。
信息过载的后果
处理持续不断的信息流可能会带来很大的缺点。 它会让个人感到不知所措，但也会损害工作场所的生产力。 信息过载的后果包括以下内容。
注意力和注意力下降
人脑的带宽有限； 当它超载时，就很难集中注意力。 您可能会发现自己不断地在任务之间切换，却没有完全投入其中，这种现象称为上下文切换。
不断需要筛选的通知和电子邮件使得我们很难专注于需要深入思考的任务，从而降低了我们工作的质量和效率。
通讯故障
您可能认为更多的沟通会让员工更了解情况，对吧？ 当 TechSmith 对员工的沟通习惯进行调查时，发现越多的人表示对所处理的沟通量感到不知所措，他们就越有可能遇到误解并不得不重复信息。
当信息量太多而无法跟上时，我们可能会略读而不是阅读并忽略重要的细节。 这可能会导致误解，并浪费时间来澄清或解决因沟通不畅而产生的问题。
决策疲劳
当我们面临太多选择或相互冲突的信息时，就会导致信息瘫痪。 基本上，我们对各种选择感到不知所措，以至于担心做出错误的选择而完全阻碍了整个过程。
想象一下，当您在杂货店寻找麦片之类的东西时，却被太多的选择轰炸，您会有何感受。 您可能会花几分钟阅读标签。 突然间，所有的选择都变得模糊起来，你带着一个空篮子离开过道，完全放弃了麦片。
工作与生活缺乏平衡
我实话实说：我有大约 15 条未读的 Slack 消息，这让我压力很大。 我们对阅读、回复和管理工作日收到的所有信息感到压力。 害怕错过重要的事情是真实的。
这种“永远在线”的感觉会让工作渗透到我们的个人生活中，导致压力和倦怠。 虽然倦怠会损害我们的工作效率和工作投入，但也会影响我们的健康。
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管理信息过载的策略
唯一比处理信息过载更让人感到不知所措的事情可能就是阻止它。 事情是这样的：您现在可以采取一些小步骤来避免信息过载并改善您的工作生活。
设定优先事项
并非所有信息都需要立即关注或响应。 专注于重要的事情可以帮助减轻不断响应所有事情的负担。
虽然没有放之四海而皆准的方法，但艾森豪威尔矩阵是一种流行的时间管理方法。 基本上，您将任务分为四个框：您将首先执行的任务、您将安排稍后执行的任务、您将委派的任务以及您将删除的任务。
您可以采用此方法来帮助您在处理工作沟通时做出快速、有效的决策。 当您检查电子邮件、消息应用程序或其他收件箱时，将消息分为四类：
- 紧急且重要：这些消息需要立即关注，并且对于您当前的工作项目至关重要，例如时间敏感的决策或紧急问题。 尽快回复这些通讯。
- 重要但不紧急：重要但不需要立即响应的消息，例如反馈请求或非紧急更新。 安排一个特定的时间来回复，例如日历上的每日或每周时段。
- 紧急但不重要：这些消息可能看起来很紧急，但与您的工作没有直接关系。 通常，这些请求或问题可能是您团队中的某个人可以更好地处理的。 尽可能将这些消息委托给适当的人。
- 既不紧急也不重要：这些消息既不紧急也不重要，包括垃圾邮件、未经请求的销售电子邮件和信息通讯。 删除或取消订阅这些通信可以减少收件箱中的混乱情况。
明智地利用技术
虽然我们在工作中用于协作和沟通的工具可能会造成信息过载，但我们也可以利用它们来帮助防止这种情况。
创建过滤器和规则
电子邮件平台允许用户制定过滤器/规则，根据发件人、主题行或关键字将传入邮件分类到文件夹中。 利用此功能可以帮助减少您筛选消息所花费的时间。
自定义您的通知设置
通过自定义应用程序通知以仅提醒您重要消息或提及，减少干扰。 这可以最大限度地减少不需要您立即关注的持续讨论的干扰。 然后，您可以在整个工作周中安排专门的时间段来处理不太紧急的消息。
通过视觉效果提高沟通的清晰度
视觉效果可以快速传达复杂的信息，为发送和接收消息的人节省时间。 您不必成为专业的图形设计师就可以在工作中利用视觉传达的力量。 Snagit 等屏幕捕获和录制工具使任何人都可以轻松拍摄快速屏幕截图或视频、添加上下文并通过链接进行共享。
提供清晰、可操作的反馈
当您可以准确地显示您在屏幕上看到的内容以及必须进行的更改时，反馈会更容易理解。 截取该幻灯片的屏幕截图并用箭头指向您发现的拼写错误，这比尝试单独用文本进行解释要快得多，因为它位于幻灯片 13 中有关海獭早餐吃什么的段落中。
演示一个过程
在解释流程或工作流程时，视频消息可以显示正在执行的每个流程步骤，而无需安排会议或编写冗长的说明。 尽量不要被视频吓到。 您可以通过录制屏幕并显示步骤来制作简单的视频消息，就像在 Zoom 会议期间一样。
借助 Snagit，您可以在录制时向屏幕添加箭头和步骤编号，以阐明过程。 更好的是，当那个人需要复习时，他们可以根据需要重新观看视频，而不会打扰您的一天。
结论
在工作中发送消息比以往任何时候都容易，这意味着我们必须更加考虑如何共享信息。 使用图像和视频等视觉效果可以帮助您清晰地传达信息，减少不必要的来回。
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