如何在 Microsoft Excel 中使用 SUBTOTAL 函数

已发表: 2022-11-11

绿色背景上的 Microsoft Excel 徽标

要使用 SUBTOTAL 函数，请使用以下语法创建一个公式：SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)。 您还可以通过选择行，然后单击“数据”选项卡来使用小计功能。 在大纲下拉菜单中，选择“小计”。

在 Microsoft Excel 中获取相关项目组的小计很容易。 事实上，你有两种方法可以做到这一点。 您可以使用 SUBTOTAL 功能或 Subtotal 功能，以效果最好的为准。 我们会告诉你怎么做。

目录

Excel中的小计是什么？
使用 Excel 小计功能
SUBTOTAL 函数的注释
使用小计功能

Excel中的小计是什么？

如前所述，Excel 中的 SUBTOTAL 允许您将列表中相同或相关的项目分组，并使用函数来计算值。 例如，您可以使用它按月计算销售额或按学生计算平均成绩。 您还可以按产品添加库存或计算下周到期的账单数量。

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通过创建公式或使用小计功能使用小计功能，您只需几个步骤即可获得所需的计算。

使用 Excel 小计函数

您可以使用 Excel SUBTOTAL 函数创建一个公式，该函数可以灵活地包含或排除您隐藏的行。

公式的语法是SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)其中前两个参数是必需的。 您可以根据需要对其余参数使用其他单元格引用或命名范围。

function_number参数允许您使用其对应的编号插入 11 个函数之一。 前 11 个包括隐藏行，而后 11 个不包括它们。 因此，只需插入所需功能的编号以及您希望如何处理隐藏行。

功能包括隐藏行排除隐藏行
平均1 101
数数2 102
康塔3 103
最大限度4 104
最小5 105
产品6 106
标准差7 107
STDEVP 8 108
和9 109
VAR 10 110
VARP 11 111

作为 SUBTOTAL 函数的一个示例，我们将使用以下公式对单元格区域 B2 到 B4 中的销售总额求和：

 =小计（9，B2：B4）

Excel中的基本小计公式

对于下一个示例，我们隐藏了第 4 行和第 5 行。使用第一个公式，我们可以使用数字 9 作为第一个参数来获得总和，以包含隐藏的数据。

 =小计（9，B2：B6）

包含隐藏行的 SUBTOTAL 函数

现在，我们将从总数中排除那些隐藏的行，使用数字 109 作为我们的第一个参数。

 =小计（109，B2：B6）

排除隐藏行的 SUBTOTAL 函数

有了小计后，您可以再次使用 SUBTOTAL 函数来计算底部的总计。 或者，您可以使用 SUM 函数添加小计。

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再举一个例子，我们将使用 average 函数通过以下公式包含隐藏的第 3 行和第 4 行：

 =小计（1，C2：C6）

包含隐藏行的 SUBTOTAL 函数

接下来，我们将使用以下公式排除隐藏行：

 =小计（101，C2：C6）

排除隐藏行的 SUBTOTAL 函数

SUBTOTAL 函数的注释

在 Excel 中使用 SUBTOTAL 函数时，请注意以下几点：

  • 该函数适用于列或垂直范围，而不是行或水平范围。
  • 如果在引用参数区域中有嵌套小计，Excel 会在小计结果中忽略这些。
  • 使用过滤器时，过滤掉的数据会从小计结果中排除。

使用小计功能

在 Excel 中使用 SUBTOTAL 函数的另一种方法是使用 Subtotal 功能。 这样，您可以同时自动添加计算和分组项目。 Excel 使用 SUBTOTAL 函数为您完成此操作。 让我们看几个例子。

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使用按月销售的小计功能，我们可以对每月的数据进行分组，并将每个组与底部的总计相加。

选择要分组和小计的所有行。 转到“数据”选项卡并在“大纲”下拉菜单中选择“小计”。

大纲菜单中的小计

当小计框打开时，选择添加小计的方式。

  • 在每次更改时：选择要用于分组的列。 在这里，我们选择了月份，以便在工作表中的月份更改时创建一个新组。
  • 使用函数：选择要使用的函数，例如求和、平均值、最小值、最大值或其他选项。 对于我们的示例，我们选择了 Sum。
  • 将小计添加到：选中要计算小计的位置的框。 对于我们的示例，我们选择了销售。

可以根据需要选中底部的框以获取其他项目。 点击“确定”。

Sum 函数的小计设置

然后，您将看到数据更新以对行进行分组和小计，并在底部创建总计。 使用加号、减号和数字按钮折叠或展开组以便于查看。

Sum 函数的小计

作为另一个例子，我们将使用学生成绩。 我们将使用小计和分组功能来显示每个学生的平均成绩。 这是过程。

选择行，转到数据，然后在大纲下拉菜单中选择“小计”。

在小计框中，我们将在更改下拉列表中选择学生，在函数列表中选择平均值。 然后，我们将选中“成绩”框。 点击“确定”。

平均功能的小计设置

我们现在将我们的行按学生分组，每个行的平均成绩和底部的总体平均值。 同样，您可以使用左侧的按钮来折叠和展开组。

平均函数的小计

如果您决定在使用小计功能后取消对行的分组，这些行将恢复正常。 但是，包含 Excel 使用的 SUBTOTAL 函数的那些保留供您继续使用，或者如果您愿意，可以直接删除。

未分组行的小计平均值

如果您计划使用多个组，小计功能可能会变得复杂。 但是，如果您对此功能感兴趣，这些基本示例应该可以帮助您入门。

需要注意的一点是，您不能使用此功能添加 Excel 表格小计。 如果您的数据在表格中，您可以插入 Excel 公式，如前所述，或将表格转换为单元格区域以使用该功能。 如果您选择后者，您将失去表格功能。

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