如何使用正确的项目管理软件杀死电子邮件

电子邮件会增加压力，造成不必要的工作，并使人们感到不知所措。 在这些条件下，没有人可以成为工作中最好的自己。 在过去的几年里，组织已经开始远离电子邮件，转而使用团队消息传递应用程序，例如 Slack 和其他工作场所通信工具。 找到正确的工具或工具集会影响您的团队是否能够放弃传统的收件箱。 对于许多团队来说，项目管理软件应该是解决方案的一部分。

什么是项目管理软件？

项目管理软件，也称为项目管理应用程序，是团队用来跟踪工作的在线工具。 从最广泛的意义上讲，项目管理应用程序可以是任何东西，从用于管理工作的复杂软件（如 Microsoft Project）到基本的待办事项应用程序。 最强大的应用程序包括用于管理资源、跟踪花费在任务上的时间甚至计费的其他业务工具。

我们经常将不同类型的协作工具与项目管理应用程序区分开来，以便更轻松地为正确的目的推荐合适的应用程序。 也就是说，这两个类别和其他几个类别（例如看板应用程序和工作管理应用程序）有很大的重叠。 因此，虽然我有时会认为 Asana、Trello、Airtable 和 Basecamp 等应用程序并不是严格的项目管理应用程序，但我们可以将它们包括在这里。

您在项目管理软件中做什么？

每个项目管理应用程序都略有不同，但大多数应用程序都可以让您查看团队工作的各个方面，而无需您询问您的同事。

登录后，您会看到团队必须完成的所有任务以及截止日期。 您会看到谁被分配到哪个任务，他们是否以及何时完成，以及他们是否对此有任何评论。 如果您的一位同事意外外出，您可以登录项目管理应用程序并检查他们今天是否有任何紧急任务需要其他团队成员接手。 如果您目前使用电子邮件告诉某人某项任务已完成、询问有关某项任务的问题或发送某些内容以供批准，那么您可能会从项目管理应用程序中受益。

不仅如此。 当您和您的同事使用项目管理应用程序时，该应用程序会记录已完成的工作。 有多少任务按时完成？ 整个项目是否仍有望在截止日期前完成？ 强大的项目管理应用程序带有各种图表和图表，可帮助您密切关注此类事情。 这样，如果项目开始出现问题，您可以及早发现并努力防止它发生。 但是，我们不要走神。 让我们坚持项目管理应用程序如何帮助人们进行交流。

项目经理做什么的？

项目是一系列任务。 项目经理是知道所有这些任务是什么的人——或者至少是监督它们的人。 有时项目经理会分配任务或将它们放入池中供人们索取。 然后，项目经理会密切关注任务和执行任务的人员，直到任务全部完成。

并非每个团队本身都有项目经理，但大多数团队都有负责人。 它可以是企业主、经理或团队负责人。 无论谁是你的核心人物或日常决策者，那都是你的项目经理。

为什么电子邮件对项目不利

电子邮件是电子邮件，我知道这听起来很明显，但请留在这里。 邮件是分配工作的可怕途径。 想象一下，如果您的任务是通过蜗牛邮件发送给您的。 这几乎是荒谬的。 然而，电子邮件与普通邮件并没有什么不同，只是速度更快。

想想什么电子邮件擅长提供：

• 与纸迹的异步通信
• 文件交付

现在想想项目经理在管理一系列任务时需要知道什么：

• 谁有空
• 每个工人目前分配给他们的工作量以及到期时间
• 已经分配的工作进度（例如，“约翰有两个任务分配给他，并且都完成了 90%”）
• 截止日期日历
• 根据项目需求对任务进行优先级排序和重新排序的能力

通过邮件做这种工作是可笑的。

更重要的是，大多数办公室工作人员使用电子邮件的方式会造成干扰。 当新的电子邮件消息带有提示或弹出通知时，工作人员通常会检查以确保传入的消息不紧急。 然后他们回到我们正在做的事情，直到下一次中断。 人们整天都在这样做，检查和扫描他们的电子邮件。 几项研究表明，使用电子邮件占用了​​知识工作者一天大约 30% 的时间，而且这些时间在一天中平均分配，而不是分散在各个部分。 换句话说，电子邮件不断地打断我们。

中断通常会产生净负面影响，尽管它可能不像你想象的那样。 干扰使人们感到压力更大，并且感觉他们的工作量比实际工作量更大。 人们也会感到更大的挫败感和时间压力。

人们与电子邮件交互的方式也会导致时间的浪费。 当我们不得不重新阅读当天早些时候扫描的同一封电子邮件时，我们会浪费时间，因为我们忘记了它所说的内容。 如果您忘记了关键可交付成果的日期，那么从电子邮件中挖掘它需要时间。 如果您挖掘的电子邮件是旧电子邮件并且日期已经提前一周怎么办？

这就是说电子邮件不是为管理任务而设计的。 这是该工作的错误工具。

与项目管理服务通信

项目管理涉及兼顾人员和资源，密切关注时间，并随着情况的变化重新分配或重新确定任务的优先级。 项目管理软件旨在处理在项目过程中经常出现的这类问题和其他问题。

在项目管理应用程序中与在电子邮件中进行交流是什么感觉？ 这就像用自己的眼睛看到的东西和阅读它的描述之间的区别。 在第一种情况下，您可以控制要查看的内容和时间。 其次，您依靠其他人输入信息，告诉您他们认为最重要的内容——或者更糟糕的是，他们认为您想听到的内容。

不同的项目管理应用程序有不同的沟通工具。 例如，几乎所有人都支持@提及。 鉴于 Slack 和其他团队消息传递应用程序变得如此流行，您通常可以将它们连接到您的项目管理应用程序，从而将您的对话简化到一个地方。 如果您还没有团队聊天应用程序，您可以跳过它，而是寻找包含应用程序内聊天框的项目管理应用程序。 Zoho Projects 和 ProofHub 都提供它。

假设有问题的项目有很多视觉元素，从事它的团队需要讨论它们。 如果您的项目管理应用程序中有图像标记工具，您的生活将会轻松得多。 这样，您可以在图像上以电子方式涂鸦并附上评论，让团队中的每个人都更容易提供和理解反馈。 Volerro 是带有标记工具的项目管理应用程序之一。

如前所述，项目管理应用程序处理您需要处理和跟踪的所有基本内容，例如任务、截止日期、进度和受让人。 所有这些信息对需要它的人都是可见的。 从这个意义上说，就这些事情进行交流的必要性减少了。 当您可以登录系统并看到它被标记为 75% 完成时，您永远不需要向某人发送电子邮件并抄送六个人以了解他们是否几乎完成了一项任务。 当您使用项目管理软件时，许多在使用电子邮件进行任务管理时需要您在字里行间阅读的东西突然变得一清二楚。

更少的电子邮件时间意味着更多的工作时间

让团队摆脱电子邮件并进入项目管理应用程序进行交流的好处可能是巨大的。 仅电子邮件的减少肯定会让每个人都感到高兴，但与更清楚地了解谁在做什么、他们在做什么以及每项任务的状态的附加价值相比，这就相形见绌了。 它使您在工作时更容易获得准确的信息，以便决策者做出正确的决定。

有关使用项目管理应用程序的更多具体提示，请参阅在团队合作项目中简化项目管理的 7 种方法和用于组织您的业务的 5 个 Zoho Projects 功能。