如何创建和管理数字家庭文档

在紧急情况下，您最不想做的就是搜索文书工作。 在高压力或悲伤的时刻也可以这样说。 理想情况下，您可能需要的所有重要文件都易于查找和访问。 你是怎样做的？

让重要文件触手可及的最佳方法是通过数字化实现无纸化，然后将这些电子文件保存到您可以从计算机、平板电脑或智能手机检索它们的地方。 在许多情况下，您也应该保存论文的物理副本，但这并不意味着您也不能制作数字副本。 这样做有很多好处。

首先，您最终会得到一份备份副本，如果原件发生任何事情，这将非常有用。 其次，只要您有安全的互联网连接，您就可以随时随地检索文件。 第三，当信息被数字化时，你可以用关键词来搜索，而不是在纸堆里翻来覆去。 最后，与需要它的律师、财务顾问或家庭成员共享电子文件比发送传真或复印件要容易得多。

您可能想要数字化哪些重要的家庭文件？ 扫描和存储它们以确保它们安全、易于查找并且在需要时始终可用的最佳方式是什么？

文档数字化示例

您不需要将所有内容都数字化。 虽然保存每张公用事业账单或每张信用卡对帐单可能有一些潜在价值，但您需要它们并且无法从您的在线银行帐户或公用事业提供商访问它们的可能性有多大？

而是专注于您可能在某些时候必须参考的文件（例如纳税申报表），或者您可以从备份副本中真正受益的文件。 一些例子是：

• 与人生重大变化相关的文件：出生证明； 收养文件； 结婚、离婚、同居证明； 移民证明和表格

• 护照、驾驶执照和身份证

• 健康报告，包括疫苗和免疫记录

• 宠物记录

• 官方教育成绩单和毕业证书

• 财产的所有权和契约

• 租赁和贷款协议

• 纳税申报表

家庭照片也可能会浮现在脑海中，但它们需要完全不同的扫描和保存过程。 对于文档，您不需要高分辨率图像，但您需要照片。 此外，对于照片，您必须考虑颜色、棕褐色调或灰度，这通常不是标准文档的问题。

如果您有更类似于家庭照片的历史家庭文件，可能是因为它们是古董或具有情感价值，那么您最好将它们更像照片一样处理。 对于任何极其精致或高价值的文件，请考虑向档案管理员寻求帮助，或阅读美国国家档案馆的一些提示。

如何数字化重要文件

我们先来看看如何扫描文档并将其转换为电子文件。

您不需要台式扫描仪即可获得专业的结果。 您所需要的只是一部带有移动扫描应用程序的智能手机、高对比度的表面（即，如果您的纸张是白色的，则表面应该是深色的）和良好的照明。

要扫描文档：

1. 将纸张放在高对比度的表面上。 确保您有充足的照明。 在白天靠近窗户有很大帮助。

2. 将文档平放。 大多数扫描应用程序都会纠正轻微的缺陷，例如折痕和上翘的角落，但如果您可以让文档平放，那就太理想了。

3. 启动扫描应用程序并将手机与文档平行放置。 大多数扫描应用程序都具有自动边缘检测功能，只要您做出合理的努力将页面框在屏幕指南内即可。

4. 大多数应用程序会自动扫描页面，但在某些情况下，您可能需要点击才能完成扫描。 如果您想向同一个文件添加更多页面，该应用程序将提示您重复该过程。

许多出色的扫描应用程序都是免费的或提供免费的服务层。 ABBYY FineScanner 和 Microsoft Office Lens 就是两个很好的例子。 在云存储和笔记应用程序（您可能已经拥有）中，包括文档扫描。 例如，Dropbox 移动应用和 Evernote 移动应用就是如此。

如果您希望能够编辑您扫描的文档，例如将一张纸转换为 Microsoft Word 文档，那么您需要一个包含 OCR 和转换为可编辑文本的扫描应用程序。

在哪里安全地存储文档

您是否已经使用云存储服务或文件同步服务（例如 Google Drive 或 Microsoft OneDrive）来存储和备份重要文件？ 那么使用相同的服务来存储您的家庭文件可能是有意义的。

不乏云存储解决方案。 到目前为止提到的所有选项——Dropbox、Evernote、Google Drive、OneDrive——都是非常好的选择。 最重要的是，由于它们非常受欢迎，扫描应用程序通常可以让您选择将数字化文档直接导出给它们； 或者他们提供自己的集成扫描功能。

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如何组织数字家庭文档

根据您家庭文档的范围，您可以在存储服务中创建一系列文件夹和子文件夹来组织它们。 然而，这可能会很耗时，而且人们通常会先走一条分类和组织的道路，然后才意识到它行不通。

因此，一种快速简便的方法是按年计算。 首先制作 10 个文件夹并为过去 10 年命名。 例如，您将拥有名为 2020、2019、2018 等的文件夹。 回到 11 年前，在文件夹名称中添加“和更早”（或类似名称）。 换句话说，您最旧的文件夹将被称为“2010 年及更早”。

现在您可以将数字文件分类到一个文件夹中，并大致知道它们在哪里。 对于身份证，使用签发年份。 对于成绩单，请使用在学校的最后一年。 如果您的文件夹中的文件过多，只需根据主题创建一个子文件夹，例如“2020 年税务文件”或“2019 年医疗记录”。

文件的名称呢？ 我发现在第一次扫描文件时给文件起一个好名字是有意义的，通常是因为我正在扫描文档是有原因的。 如果医生要求我提交我的疫苗接种记录副本，我会在提交之前给该文件一个明确的名称。

如果您一次扫描大量文档，请专注于按年将它们放入正确的文件夹中，并且一定要创建子文件夹以帮助您了解所拥有的内容。 这样，您不必花费太多时间来重命名文件，但是当您需要查找某些内容时，您的文档仍然处于合理的顺序。

牢记你的目标

始终牢记数字化文档的目的。 对于非常重要的文件，目的可能是备份副本，以防原件出现问题。 对于其他类型的文件，其目的可能是使文件在您下次必须将它们发送给其他人时易于访问。 在命名和排序文件时，请牢记您的目的，以指导您。 只要您牢记这一点，您就可以轻松地处理这个项目并最终获得很好的结果。