Google 最好的文档、表格和幻灯片协作工具

Google 的生产力应用套件包括一些最有用的协作工具。 您可以在 Google 文档、表格和幻灯片中实时共同处理文档、添加和解决评论、分配任务等等。

文档共享

在 Google 的一款应用中进行协作始于共享文档。 您可以添加协作者并选择他们的查看和编辑权限。

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选择右上角的“共享”，然后在弹出窗口中输入人员或组。

在随后屏幕上的组旁边，选择您希望他们拥有的权限，例如查看者、评论者或编辑者。 使用右上角的分享按钮发送分享通知后，您可以针对每个人进行调整。

（可选）添加一条消息，选中该框以通知所有人，然后单击“发送”。

如需其他选项，请单击右上角的齿轮图标。 然后，您可以决定编辑者、查看者和评论者可以做什么或不可以做什么。

完成后单击“完成”，然后利用 Google 文档、表格和幻灯片中的以下协作功能。

评论和选项

使用评论，您和您的协作者可以轻松地一起工作。 选择与您的评论相关的文本或其他元素，然后执行以下操作之一：

• 在菜单中选择插入 > 评论。
• 右键单击并选择“评论”。
• 单击右上角的评论图标，然后选择加号。
• 选择浮动工具栏中的注释图标。

在出现的框中输入您的文本，然后单击“评论”。

添加评论后，您可以在任务、更新或添加完成时使用复选标记将其标记为已解决。

提及合作者并分配任务

除了添加和解决评论之外，您还可以提及特定的协作者并从评论中为他们分配任务。

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为了引起对某个合作者的关注，您可以在评论中提及他们。 只需键入 @ (At) 符号，后跟他们的姓名或电子邮件地址，然后从建议列表中选择他们。

要从评论中为您的协作者创建任务，请先提及他们，然后选中“分配给 [name]”复选框。 任务保持打开状态，直到协作者将其标记为完成。

表情符号反应

显示您对文档中某些内容的批准、不批准或其他反应的另一种方式是使用表情符号。 在文档中选择您要做出反应的元素，然后单击浮动工具栏中的表情符号图标。

注意：截至 2022 年 9 月，此功能仅适用于 Google 文档，不适用于表格或幻灯片。

选择您要添加的表情符号或在弹出窗口顶部搜索一个。 然后表情符号显示在右侧，靠近所选项目。

就像使用书面评论一样，您可以解决表情符号反应。 单击表情符号右侧的三个点，然后选择“解决”。

建议模式

当您在文档、表格或幻灯片中处理文档时，默认情况下您使用的是编辑模式。 这允许您在文档中创建、编辑和执行您需要的所有操作。 但是当您与他人协作时，您可能需要使用建议模式。

注意：截至 2022 年 9 月，此功能仅适用于 Google 文档，不适用于表格或幻灯片。

在建议模式下，您所做的编辑将成为建议而不是实际更改。 选择右上角可能显示为编辑或铅笔图标的模式下拉箭头，然后选择“建议”。

现在，当您处理文档时，您会看到带有删除线和添加不同颜色文本的更改。 每个建议还包含在右侧的窗口中，显示您已替换、删除或添加的内容。

如果您想接受建议，只需单击建议窗口中的复选标记，更改将被放置在文档中。

版本历史

如果您和您的协作者使用“编辑”模式而不是“建议”模式，您可能需要查看所做的所有更改、由谁以及何时进行的更改。 您可以打开文档的版本历史来查看这些详细信息。

相关：如何查看您的 Google 文档、表格或幻灯片文件的最新更改

转到文件 > 版本历史 > 查看版本历史。

然后，您可以在中心看到当前文档，所有更改都在右侧。 编辑显示版本在角落显示的日期和时间上的外观。

您还可以通过选择修订并在顶部选择“恢复此版本”来选择恢复您看到的特定版本。

更改和评论通知

为了在您不在时跟上正在处理文档的其他人，您可以收到更改和评论的通知。

注意：自 2022 年 9 月起，此功能仅在 Google 文档和表格中可用，在幻灯片中不可用。

转到工具 > 通知设置或通知规则。

选择您要通知的项目，然后单击“确定”或“保存”。

然后，当发生更改或评论时，您会在连接到 Google 应用程序的电子邮件地址中收到一条消息。

电子邮件合作者

电子邮件协作者功能是一次联系所有人的最方便的协作工具之一。 只需单击几下，您就可以向与您共享文档的每个人发送电子邮件，并节省打开电子邮件应用程序的时间。

转到文件 > 电子邮件 > 电子邮件协作者。

当弹出窗口打开时，您将看到为您预先填充的所有协作者。 只需添加您的消息并选择性地调整显示文档名称的主题行，然后单击“发送”。

文件批准

如果您拥有受支持的 Google Workspace 订阅帐户，您和您的团队就可以利用文档审批功能。 这有助于您要求您的合作者审查和批准您的文档，这是巩固最终副本的理想选择。

相关：如何在 Google 文档、表格和幻灯片中请求批准

转到“文件”>“批准”以打开“批准”侧边栏。 然后，选择“提出请求”。

在弹出窗口中，添加批准者并包含一条消息。 或者，您可以设置截止日期，允许审批者编辑文档，并在发送审批请求之前锁定文件。

要查看批准状态，请返回文件 > 批准并在侧边栏中查看反馈和批准。

请查看我们关于 Google Docs 中文档审批的完整教程，了解有关帐户类型、待批审批以及该工具的其他功能的详细信息。

随着时间的推移，谷歌已经发展了其生产力应用程序，以包含这些有用且方便的协作工具。 因此，将它们用于您的下一个组文档。

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