7 个 Google 表格功能可提高您的工作效率

节省时间、轻松执行任务、高效工作和最大化产出都是生产力的一部分。 借助这几项 Google 表格功能，您可以提高工作效率并更有效地处理电子表格。

1. 没有公式的计算

就像在 Microsoft Excel 的状态栏中查看计算一样，您可以在 Google 表格中快速查看一组单元格的总和、平均值、最小值或最大值。 这为您提供了一种查看计算的简单方法，而无需在工作表中添加您可能不需要的公式。

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选择要计算的单元格。 您可以选择行、列、数组、随机单元格或组合。

向下查看工作表右下角的“探索”旁边。 您将看到所选单元格的总和。

选择包含总和的框并选择另一个计算或简单地查看它们。

除了提到的基本计算之外，您还可以看到所选单元格的数量以及包含数字的所选单元格的数量。

2. 快速分析的列统计

也许您要分析工作表中的特定列。 您可能需要的不仅仅是频率或分布等基本计算。 您可以使用列统计功能。

要打开该功能，请选择一列，然后执行以下操作之一：

• 右键单击并选择“列统计信息”。
• 单击列字母旁边的箭头，然后选择“列统计信息”。
• 转到菜单中的数据 > 列统计信息。

当 Column Stats 侧边栏打开时，您可以享受列中数据的漂亮快照。 查看计数或分布图、频率表以及行、空单元格、唯一值和计算的总计。

要更改列，请使用边栏顶部的箭头。 要忽略行，例如列标题，请使用加号和减号按钮。

3. 探索建议、行动和图表

如果您想了解有关整个工作表的更多信息而不仅仅是一列，您可以使用“探索”功能进行快速分析。

相关：如何使用 Google 表格的探索功能构建即时图表

在工作簿中的任何工作表上，只需单击右下角的“探索”。 如果您需要特定单元格范围的详细信息，请先选择它们。 然后，您将在“探索”侧栏中看到大量详细信息。

查看顶部的快速计算（针对选定的单元格）、询问有关数据的问题或使用建议、应用格式或插入图表。

要查看工作表详细信息、获取特定信息或添加图表的简单方法，请查看探索。

4.限制条目的数据验证

没有什么比工作表中不正确的数据更糟糕的了。 使用数据验证功能，您可以使用文本、日期、数字甚至电子邮件地址的规则来限制条目。

选择要添加验证的单元格或范围。 然后，转到“数据”选项卡并选择“数据验证”。

在弹出窗口中，确认单元格或范围，添加条件，为无效数据选择操作，并可选择显示帮助文本。 点击“保存”，然后对您的验证进行测试。

无论您需要 10 到 100 之间的数字、2022 年 1 月 1 日之后的日期还是有效的 URL，Google 表格中的数据验证都可以确保您获得所需的信息。

5. 方便数据输入的下拉列表

另一个方便的数据输入工具是下拉列表。 您可以使用上述数据验证功能创建一个选项下拉列表，供您或您的团队选择。

相关：如何在 Google 表格中创建下拉列表

选择您想要列表的单元格，然后转到数据 > 数据验证。 您可以从包含列表项的一系列单元格中进行选择，也可以自己输入。 因此，选择“范围列表”或“项目列表”，然后添加单元格范围或项目。

根据需要填写无效数据和外观的剩余字段，然后单击“保存”。

从那时起，您或与您共享工作表的人可以简单地从列表中选择一个条目。 您还可以在 Google 表格中创建一个从属下拉列表，以获得更高级的列表选项。

6. 用于保存过滤器的过滤器视图

过滤器为您提供了缩小正在查看或分析的数据的极好方法。 因此，如果您发现自己经常以相同的方式过滤，您可以使用过滤视图保存它。

像往常一样过滤数据。 然后，使用工具栏中的过滤视图箭头或菜单中的数据 > 过滤视图。 选择“另存为过滤视图”。

当您的工作表周围出现黑色边框时，请在左上角为您的过滤器视图命名。 然后，您可以使用右上角的 X 关闭视图。

要随时访问视图，请使用工具栏中的过滤视图箭头或转到菜单中的数据 > 过滤视图并选择过滤视图名称。

出现该视图以供您查看过滤后的数据。 完成后单击 X 关闭视图。

您还可以从头开始创建过滤器视图，对其进行编辑等等。 查看我们关于该功能的详细操作方法以获取更多详细信息。

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7. 工作簿变更通知

虽然您可以查看工作簿的版本历史以了解您的协作者所做的更改，但为什么不在更改时收到通知呢？ 您可以为此设置电子邮件警报。

打开您的工作簿并在菜单中选择工具 > 通知规则。 在弹出窗口中选择“添加另一个通知规则”。

然后，您可以选择通知的工作方式。 当进行任何更改或用户提交连接的表单时，您会收到一封电子邮件。 然后，您可以立即收到电子邮件或每天收到总结。

完成后选择“保存”，然后选择“完成”。 展望未来，只需检查您的收件箱中的 Google 表格更改，而不是花时间查看版本历史记录以查看是否进行了更改。

希望这些 Google 表格功能中的至少一项可以帮助您或您的团队提高工作效率。

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