帮助您征服电子邮件的 Gmail 提示

Gmail 已经走过了漫长的道路。 它并不完美，偶尔会在其用户群中引发愤怒的涟漪。 但老实说，使用 Gmail，您可以获得很多东西。

作为一个网络应用程序，Gmail 是一项持续不断的工作，但其背后的力量却是惊人的。 当然，有很多浏览器插件和扩展可以专门增强 Gmail，远远超出其原始参数。 但是，并非 Gmail 中的所有高级用户技术都需要特殊配件。 无需安装额外的东西就可以实现很多。

掌握一些设置甚至可以帮助您充分利用 Gmail 提供的基本功能。 让我们开始吧。

快捷备忘单

Gmail 中塞满了几乎所有您能做的所有键盘快捷键。 许多只需要单击一次（例如，按 C 键启动撰写窗口）。 单击Shift+？ 看到他们。 通过单击右上角的齿轮图标并选择查看所有设置 > 键盘快捷方式 > 键盘快捷方式启用此功能。 此处的任何新快捷方式都将覆盖默认设置。 单击底部的保存更改按钮以使它们保持不变。

使用多个帐户

如果您是 Google 超级粉丝并且拥有多个 Google/Gmail 帐户（甚至是工作中的 Google Workspace 帐户），则无需经常登录和退出。 在桌面（使用 Chrome、Firefox、Edge）上，您可以一次登录多个帐户。 每个人都可以占据一个标签并保持登录状态。单击右上角的帐户头像，然后选择添加另一个帐户。 然后，要在帐户之间切换，请再次单击您的头像，然后单击所需的帐户； 无需输入密码。 默认帐户是您首先登录的帐户。

您还可以使用 Chrome 浏览器，将您的多个帐户（或使用该计算机的其他人的帐户）分开，但可以使用Chrome 配置文件使用。 单击浏览器窗口右上角的个人资料图标（它可能看起来像您的 Google 帐户头像图片），单击铅笔图标为该个人资料命名，然后单击底部的添加。 您将在此处获得一个新的 Chrome 个人资料登录页面。

将第三方电子邮件帐户添加到 Gmail

您是否喜欢 Gmail 界面，但又不想放弃您的 Yahoo、iCloud 或 Outlook 电子邮件地址？ 不是问题。 Google 允许您将第三方电子邮件帐户添加到 Gmail 移动应用程序，从而为这些帐户带来垃圾邮件过滤和选项卡式收件箱等 Google 功能。

您需要首先拥有至少一个 Gmail 帐户才能正常工作。 要在移动设备上进行设置，请在 Gmail 应用程序中单击您的头像，然后选择添加另一个帐户。 选择您要添加的帐户类型并输入凭据。 然后，您可以一次访问一个收件箱，或者在手机或平板电脑上的一个统一收件箱中查看所有电子邮件。 返回头像并选择管理此设备上的帐户，以便稍后停用或删除帐户。

在桌面上，点击齿轮图标并选择查看所有设置 > 帐户和导入 > 检查来自其他帐户的邮件 > 添加邮件帐户。 在弹出窗口中，输入您要关联的电子邮件地址，单击下一步，然后选择将帐户与 Gmail关联。

检查哪些应用可以访问 Gmail

将常用服务链接到 Gmail 可以节省时间，但您可能希望偶尔检查哪些应用可以访问您的帐户。 转到 myaccount.google.com/Security，向下滚动到具有帐户访问权限的第三方应用部分，然后单击管理第三方访问以断开您不需要的任何应用。

稍后按计划发送消息

将消息安排在以后传递过去需要第三方服务，但它现在是内置的。 编写您的消息，单击“发送”按钮旁边的下拉菜单箭头，然后选择一个快速计划选项或选择“选择日期和时间”以获取具体信息。

尽量保密

Gmail 的机密模式可让您精细控制谁可以查看您发送的电子邮件中的信息，以及该邮件的可用时间。 通过单击撰写窗口底部的机密模式锁定/时钟图标将其打开。 您将获得设置邮件过期日期的选项； 在该日期之后，消息消失，此人只看到“消息已过期”通知。 您还可以限制收件人可以执行的操作，例如锁定转发或下载附件的能力。

从不同的电子邮件地址发送

您可能有多个基于 Gmail 的帐户或同一帐户上的多个地址。 在您的主要 Gmail 中设置所有这些地址，并使其看起来像是从一个完全不同的帐户发送，无论是始终还是基于每条消息。 前往“设置”>“帐户和导入”>“将邮件发送为” ，您可以在其中添加多个电子邮件地址。 如果您在一个帐户上发送大量消息，但希望将回复发送到另一个帐户，这非常好。

不要只是标记垃圾邮件，阻止发件人

有人打扰你？ Gmail 允许您阻止个别发件人。 在桌面或移动设备上，选择消息上回复箭头按钮旁边的三点菜单，然后选择阻止 [用户名] 。 然后，来自该电子邮件地址的任何未来邮件将直接发送到您的垃圾邮件文件夹。

退订一切

收到大量您不想要的时事通讯和其他垃圾邮件？ 大多数在消息底部都有一个取消订阅链接。 如果 Gmail（移动设备和桌面设备）能够检测到邮件中的取消订阅链接，它还会在邮件顶部的发件人姓名旁边粘贴一个取消订阅链接。

为了便于清理，请在 Gmail 搜索中输入“取消订阅”。 您将获得列出该单词的每条消息的列表。 遍历每一个。 这与您在没有第三方服务的情况下可以批量退订一样接近。 有关更多信息，请阅读如何取消订阅不需要的电子邮件。

如何在 Gmail 中“撤消发送”

我们都知道过早点击“发送”电子邮件的恐慌。 使用 Gmail，您可以添加缓冲区以撤回错误发送的邮件。 该功能被称为“撤消发送”，默认情况下处于启用状态，您无法将其停用。 但是您可以调整取消发送电子邮件的时间。 单击齿轮图标并选择查看所有设置 > 常规 > 撤消发送，然后单击下拉菜单以选择您希望能够撤消已发送消息的时间（5、10、20 或 30 秒）。 然后滚动到底部并保存更改。 每当您发送消息时，您都会在桌面屏幕左下方和移动设备屏幕右下方浮动的黑框中看到一个撤消链接。

如果您在时间用完之前单击该链接，您的消息将不会消失。 您将有机会重新编辑它，或完全删除它。 您甚至可以撤消丢弃，因此当您删除正在处理的消息时，您可以将其恢复并重新开始。

拖动消息或标签

Gmail 有标签，而不是文件夹。 它们在功能上是相同的，尽管对于那些习惯于整个文件夹范式的人来说是不舒服的。 很容易将邮件从收件箱拖到标签上，然后将其归档，存档以备将来搜索。 但是，如果收件箱中的那条消息需要进一步关注，您可以向后执行：将标签从左侧边栏拖到消息上。 它保留在收件箱中，但已为将来归档做好准备。

发送+存档

通过单击撰写窗口右下方的“更多选项”菜单，在发送消息之前为其添加标签。 然后，您可以在发送时立即将其存档。 要进行设置，请转到查看所有设置 > 常规 > 发送和存档 > 显示“发送和存档”按钮作为回复。 如果您正在撰写的回复已经有标签，您会看到一个名为“发送+存档”的新按钮（虽然它实际上并没有说“存档”，但它显示了 Gmail 的存档图标：一个带有向下箭头的文件框.) 单击该按钮，整个线程将存档到预先分配的标签。

电子邮件地址伪装/别名

Gmail 会忽略您电子邮件地址中的句点。 所以 [email protected] 与 [email protected] 甚至 [email protected] 相同，它们都发给同一个人。 此功能可能看起来没用，但您仍然可以看到这种模式，因此这是注册新闻通讯或分享您的电子邮件地址的好方法——例如，您可以知道谁将您的名字卖给了垃圾邮件发送者。

Gmail 也会忽略加号 (+) 之后的任何内容。 所以[email protected] 和 [email protected]去同一个地方。 这个别名对于过滤邮件非常方便，因为 Gmail 过滤器确实可以看到加号之后的内容。 因此，如果您使用[email protected]注册每个时事通讯，您只需过滤发送到该地址的消息，而不是过滤每个单独的时事通讯发件人。 （缺点是许多服务不允许使用带有“可选”字符（如加号）的电子邮件地址进行注册。）

为您的搜索提供动力

在 Gmail 中进行强力搜索的最快方法是单击搜索框中的向下箭头，这会生成一个完整的搜索对话框。 但 Gmail 支持许多搜索运算符。 例如，键入“in:trash”和“in:spam”以仅搜索这些文件夹（通常会跳过它们）。 或者将搜索限制为“in:inbox”。 使用“标签：”后跟标签/文件夹名称来仅搜索该文件夹。 “文件名：”后跟实际文件名可查找特定附件。

使用减号（连字符）来搜索一件事而不是另一件事：“dinner -movie”只会找到说“dinner”的消息，但会跳过任何提到“movie”的消息。 支持的另一个布尔运算符是“OR”（全部大写）。

罐头响应

停止输入这么多，尤其是一遍又一遍的相同信息。 模板（以前称为“罐头回复”）是重复、冗余、重复电子邮件的必需品。 通过查看所有设置 > 高级 > 模板 > 启用将其打开。 向下滚动到保存更改，Gmail 将重新加载。 创建一封新电子邮件并输入预设回复。 单击消息右下角的省略号菜单，然后选择“模板”。 在这里，您可以将刚刚键入的消息保存为未来消息的模板，或将已保存的模板应用到当前窗口。 如果您重新编写预设回复，您可以使用相同的名称重新保存以备将来使用。 （但是，在这种情况下，有一个扩展程序可以让这种事情变得更容易，称为 Magical，它不仅适用于 Gmail。）

聪明点

智能回复是一种机器学习技术，可为您收到的消息准备三个简短的适当回复。 在提供的回复上单击一下即可将其添加到回复窗口，您可以在其中将其发送出去或写下更多内容。 它出现在适用于 iOS 和 Android 的 Gmail 应用程序以及桌面网络界面中。 如果您觉得这些建议很烦人，请通过查看所有设置 > 常规 > 智能回复 > 智能回复关闭它们，然后向下滚动以保存更改。

同样，Smart Compose 会在您键入电子邮件时建议要使用的单词或短语。 例如，如果您键入“我希望你”，您可能会看到“很好”以灰色文本显示。 如果这就是您的意思，请按 Tab 键，Gmail 会自动在您的邮件中插入“很好”。 如果没有，请继续输入，建议将消失。 要关闭此功能，请前往查看所有设置 > 通用 > 智能撰写 > 撰写建议关闭，然后保存更改。

远程注销

您可以同时从多台设备访问 Gmail。 有时，您可能会在您无意（例如，在公共计算机上）时保持登录状态，或者更糟糕的是，怀疑有人在背后使用您的帐户（打开两因素身份验证以避免这种情况）。 在桌面上，向下滚动到收件箱底部。 在页面底部的小字中，它显示Last account activity ，然后是时间。 单击其下方的详细信息链接以查看该帐户的所有活动。 如果某些东西看起来很可疑，请执行 Google 安全检查并停用其他设备上的打开会话。

点击静音（或贪睡）按钮

将您想要清除的电子邮件线程静音。 在您的收件箱中，单击相关主题旁边的复选框，单击顶部的省略号图标并选择Mute ； 您还可以右键单击桌面上的线程以查看带有静音的菜单。 该线程似乎会消失，但即使有新消息进入，它也会保留在存档中。除非您是直接收件人，或者您搜索它，否则您将不会再次在线程中看到任何消息。

如果您只想将讨论静音一段时间，请右键单击线程以查找Snooze 。 如果您单击暂停，该消息将从收件箱中消失，并在您指定的时间长度后返回。

如何选择所有 Gmail 电子邮件

要选择 Gmail 中标签中的每封邮件，请单击左上角的复选框，对吗？ 几乎。 选中该框会选择结果第一页上的每个对话 - 最多限制为 100 个项目。 如果您希望该标签下的所有内容在页面上可见或不可见，请选中该框并在结果顶部查找显示Select all X conversations in [Label]的链接。

附上

发送附件的第一个技巧：不要忘记附加它们。 值得庆幸的是，如果您的邮件包含“我已附加”或“我已包含”等短语，并且您在未附加任何内容的情况下点击发送，Gmail 会弹出提醒。

您可以将文件从桌面拖放到 Gmail 邮件中。 除非您将文件拖到合成窗格下方的工具栏中，否则图像将嵌入到消息中。 每封 Gmail 邮件有 25MB 的限制。 如果您的文件太大，它会转到 Google Drive，并且收件人会得到一个链接。 但是，您最多可以接收 50MB 的附件。

如果您是 Google Drive 的大用户，附加已经存在的项目不仅轻而易举，而且不计入 25MB 的限制。 单击合成窗口工具栏中的“使用驱动器插入文件”图标以选择要附加的文件。 这也让您了解 Gmail 阻止的文件类型，例如 EXE 文件。 （有关更多信息，请参阅如何通过 Internet 发送大文件。）

想为您的 Dropbox 帐户提供同样的功能吗？ 使用 Dropbox for Gmail Chrome 扩展程序。

建立代表

您可以委托其他人共享您的 Gmail 帐户的控制权，无论他们是公司管理员还是您的重要人物。 在查看所有设置 > 帐户和导入 > 授予对您的帐户的访问权限 > 添加另一个帐户下设置帐户。 该人还必须拥有某种形式的 Google 或 Gmail 帐户——他们的电子邮件地址必须以与您的域名匹配的域名结尾。 如果您转到上面的路径并在那里找到您未授权的代表，请立即更改您的密码——您可能被钓鱼了。

删除大消息

如果您快用完 Google 免费提供的 15GB 存储空间，但又不想支付更多费用，请删除一些消息。 搜索“size:xm”，将 x 替换为数字。 “m”代表兆字节。 任何大小超过 10MB 的邮件都可能带有一些大附件。 将它们保存到您的硬盘驱动器，而不是 Google 云端硬盘 - 这是您与 Gmail 共享的空间，因此不会节省空间。

有太多的 Gmail 帐户？ 查看下面的视频，了解如何合并它们。