组织起来：更好的会议工具

专家喜欢说会议会扼杀生产力。 他们当然可以，但他们不必这样做。 当您只安排必要的会议并轻松选择时间和日期时，会议效率更高。 当您提前准备议程并指定某人做笔记时，会议的内容将更加有针对性。 如果您让人们更容易加入和参与，会议会更有效率。 然后，会议可以根据议程中的时间线进行，也许你甚至会提前结束。 当这种情况发生时，人们会很感激，因为它传达了一个信息，即他们的时间很宝贵。

虽然举办一场高效的会议在很大程度上依赖于人，但它也需要合适的应用程序和设备来促进它。 此处列出的 14 个应用程序和工具均旨在使会议更顺畅、更高效。

用于安排会议的应用程序

在召开会议之前，您必须安排它。 即使您只与一个人会面，使用电子邮件和时间列表请求会议也是低效的。 会议安排应用程序为您提供更好的工具，例如调查、在线安排表格和 Slack 机器人，以便受邀参加会议的每个人都可以共同选择最佳时间。

任命.ly

Apppoint.ly 是一种用于安排一对一会议的简单会议预订服务。 您创建一个预订页面，与客户或可能需要与您会面的任何其他人共享。 您的预订页面为会议请求者提供了他们想要的会议类型的选项，例如 10 分钟的介绍性电话或长达一小时的培训课程。 然后，根据您的空闲情况，他们会请求您可以批准、请求修改或拒绝的日期和时间。 Apppoint.ly 是一个简单直接的安排应用程序，专门用于一对一会议。

日历

Calendly 是一种帮助个人和团队安排会议的工具。 它包括适应不同会议类型和需求的选项。 例如，您创建会议类型，例如 10 分钟电话简报和 30 分钟媒体采访。 然后，当有人想与您会面时，他们可以选择他们想要的会议类型并选择可用的时间段。 另一个例子：假设您有一家企业，某个部门的任何人都可以接受客户要求的会议。 Calendly 可以将会议请求自动分配给群组中的任何可用人员。 该应用程序还支持单独的日程安排网页，人们可以根据您的空闲情况请求与您会面。 这是一款功能强大的日程安排应用程序，旨在满足各种需求。

涂鸦网

Doodle.com 是一个免费的网站和移动应用程序，具有高级选项，可帮助您以三种方式之一安排会议。 首先，您可以创建一个包含会议日期和时间的在线投票； 将其发送给所有会议参与者，Doodle 会在人们响应时突出显示最佳选项。 其次，Doodle 还提供个人会议安排功能，这意味着您可以使用它来创建一个网站，人们可以在该网站上看到您何时有空，并在其中一个空档中请求与您会面。 最后，还有一个适用于 Slack 的 Doodle 机器人，可让您在会议时间轮询您的同事，而无需离开您的团队消息传递应用程序。

外表

作为 Microsoft Office 的一部分出售的 Outlook，可能会让人联想到作为在商业环境中安排会议的事实上的办公软件。 如果所有会议参与者都属于同一个组织，并且他们都在使用 Microsoft Office，那么 Outlook 就是用于安排日程的正确工具。 您可以根据每个人在日历中设置的可用性找到适合每个人的见面时间和日期。 然后，您可以预订会议室并将会议放在日历上，一切都在 Outlook 中。 但是，当您需要在并非所有 Outlook 用户的人中组织会议时，它不一定是最佳会议安排程序。

拉力赛

Rallly 是协作调度软件，这意味着它旨在供团体使用。 另一种描述它的方式是说它是一个投票应用程序，投票是关于每个人何时可以见面。 虽然 Doodle.com 提供相同的服务，但 Rallly 的外观略有不同，如果您只偶尔需要一次，使用起来会更快，因为您无需创建帐户。 但是，您确实需要输入电子邮件地址。

闲忙

FreeBusy 是一款面向企业的会议安排应用程序。 与 Calendly 和 Doodle.com 类似，它做了所有事情，为您提供了自动化一对一会议安排的方法，并为一群人找到最佳会议时间。 它还与视频会议软件集成，可在适用时自动填写会议链接和 ID 等详细信息。

编织

Woven 是一款日程安排软件，它是大型日历应用程序的一部分。 与提到的其他一些应用程序类似，它包括为一组同事寻找最佳见面时间的民意调查。 Woven 还有个人日程安排页面，您可以与客户和同事共享这些页面，让他们请求与您会面的时间。

视频会议应用

现在有如此多的会议以虚拟方式进行，因此拥有一个首选的视频会议应用程序是绝对必要的。 最好的视频会议服务是可靠的，这意味着即使某人的连接出现故障，您的通话也会保持不变，并且在您会面时拥有充足的协作工具。 这些工具包括屏幕共享和白板、聊天框以及版主选项，例如能够将控制权传递给另一个人或在一个人讲话时将与会者静音。

PCMag 在视频会议软件中拥有三个编辑选择：ClickMeeting、Cisco Webex Meetings 和 Zoom。

点击会议

ClickMeeting 是小型企业的绝佳视频会议选项，尤其是那些举办大量小型网络研讨会的企业。 但是，每个会议只能有四个活动视频源。 这个应用程序可以与微软 Outlook 的日历集成，并且有一个用于连接谷歌日历的 Chrome 插件。

思科 Webex 会议

Cisco Webex Meetings 是一种易于使用的视频会议服务，包括一些您在竞争对手中找不到的功能。 例如，您可以设置一个让您响铃的电话，而不是强迫您拨入。付费计划的起价为每月 13.50 美元，这对小型企业来说是一个有吸引力的价格。 如果您使用该应用程序的免费版本 Webex Meetings Free，您可以同时召开三个人的视频会议。 免费计划还包括桌面和文档共享、白板功能、标准质量视频和 250MB 的云存储。

变焦会议

Zoom Meeting，有时也称为 Zoom，是您能找到的最可靠的视频会议服务之一。 当公司开发该产品时，它首先关注的是确保您的通话保持清晰和连接。 它支持高清视频和音频。 您可以获得录制为视频的通话记录。 此外，任何人都可以免费使用核心产品，小型企业可以购买价格合理的计划，每台主机每月 14.99 美元起，可以增强功能。 使用免费帐户，您最多可以在通话中接待 100 人，并且您可以在画廊风格的视图中看到多达 49 人。 免费用户的群组通话时间限制为 40 分钟，但一对一通话时间可以根据您的需要进行。 虽然很难量化和比较视频会议系统的性能，但稳定性是 Zoom 声誉的基础，这表明了这一点。

记笔记

许多会议受益于有人做笔记。 当您有会议记录时，您 1) 记录了会议中发生的事情，2) 可以与无法参加的人分享，以及 3) 最终迫使自己清楚任何必须执行的后续任务完成。 对于某些类型的会议，例如记者采访，一款出色的笔记应用程序也可以让您录制音频，以便您稍后转录，并有一个完美的来源来检查所说的内容。 这里有一些应用程序可以帮助您记录有效的会议记录。

印象笔记

Evernote 是一款强大的笔记应用。 它具有内置的录音功能，因此您可以记录整个会议，同时在同一个文件中记下输入的想法。 它的相机功能可让您从会议中拍摄白板的照片并将其上传到应用程序，然后 Evernote 使用 OCR 使文本可搜索。 如果您的团队使用 Evernote 企业版，那么您可以轻松地让所有参与者都可以访问会议笔记，以便他们可以添加到其中并在之后获得副本。

雨果

Hugo.team 是一个相对较新的应用程序，旨在帮助团队记录会议记录，并适当地分享和跟进。 Hugo 推动您创建议程，记下会议中的重要想法和信息，并将行动项目转化为任务。 该应用程序与其他任务管理系统（例如 Asana、Trello 和 Jira）连接，让您将这些待办事项推送到您的团队已经使用的应用程序中。 它最多可免费供 30 人使用，专业版（每月 399 美元）增加了对更多团队成员和功能的支持，例如详细报告和日历分析。

微软 OneNote

Microsoft OneNote 与 Evernote 共享许多功能——录音机、相机等——但它更适合使用其他 Office 产品的人，因为它与他们紧密集成。 例如，如果您有 Microsoft 企业帐户，则可以使用 OneNote 中的一项特殊功能，该功能会向您显示 Outlook 中列出的即将召开的会议，以便您为他们编写议程或为他们做其他笔记。 另一个名为 Digital Ink 的功能可让您在支持的设备上使用手写笔绘制图表和图像。 您还可以轻松地与组织中的其他人分享您在会议之前、期间或之后捕获的笔记。

分钟.io

Minutes.io（免费）明确用于记录会议记录。 它为您提供了一个模板，用于编写会议期间发生的所有细节，例如谁说了些什么、做出了哪些承诺以及确定了哪些截止日期。 Minutes.io 使用大量热键，因此一旦您学习了它们，您就不必在打字时抬起手指。 它在浏览器中运行，可在线和离线运行。 在会议结束时，您可以轻松地将人们的电子邮件地址添加到文件中，以便与所有与会者共享。 当您意外地被要求为会议做正式笔记时，minutes.io 会快速启动并且运行良好，为您提供手头任务的模板。