组织起来：停止使用更多电子邮件来对抗电子邮件

电子邮件过载是工作场所的一个巨大生产力问题。 我总是遇到一些抱怨电子邮件的人，说这让他们不知所措，希望所有涌入他们收件箱的新消息都能关闭。

然而，这些人中的许多人都以这样一种方式专注于电子邮件，以至于他们最终加剧了问题。 我看到的是人们试图用更多的电子邮件来对抗电子邮件，这反过来又会产生更多的电子邮件。 因为他们深陷电子邮件的痛苦，他们通常无法清楚地看到正在发生的事情，所以他们不知道他们正在让事情变得更糟。

我注意到人们在尝试处理电子邮件超载时会采取几种方法。

不要将收件箱用作待办事项列表

使他们的电子邮件问题变得更糟的第一个例子是待办事项列表，我喜欢这样称呼他们。 当邮件包含任务或触发对已分配任务的记忆时，待办事项列表者会将电子邮件留在收件箱中。 换句话说，他们使用收件箱作为待办事项列表。

想想人们通常如何通过电子邮件分配任务。 主题行中很少明确说明任务。 收件人必须打开并阅读电子邮件才能了解任务的详细信息。 但更有可能的是，该消息不会包含接收者需要的所有信息，例如截止日期或有关任务的其他详细信息。 来回交换消息澄清了任务，并且每次发生时都会创建一封新的电子邮件。 简而言之，电子邮件收件箱是非常糟糕的待办事项列表。

另一个问题是，待办事项列表者必须不断检查每封收到的邮件，看它是否包含任务，如果不包含，他们会立即删除邮件。 待办事项列表最终会不断地除草。

更糟糕的是，待办事项列表者已经习惯于查看收件箱中的日常任务，而且他们通常最终会通过电子邮件向自己发送其他想要完成的事情的提醒。

如果电子邮件是个问题，为什么要以这种方式创建更多电子邮件？

然而，在其中，待办事项列表者无法看到他们的系统如何使事情变得更糟。 他们经常争辩说，将收件箱用作待办事项列表是唯一有效的方法。 但是，如果同一个人对电子邮件感到不知所措，那么显然它不起作用。 有一些解决方案，我稍后会介绍它们。

停止发送 Nudgemail

我最近在一次公司务虚会上谈到了电子邮件管理。 为了准备这次演讲，我与一些员工进行了交谈，了解到他们中的许多人正在使用 Nudgemail 管理大量电子邮件，有时每天 1,000 封邮件。 他们认为这是管理流程的一种非常明智的方式。

Nudgemail 是一个免费增值工具，它可以让您通过设置一个时间重新出现在您的收件箱中作为新邮件来暂停电子邮件。 “基本上”在这里是一个非常重要的词。

大多数贪睡功能，例如 SaneBox 或一些最好的电子邮件应用程序中的功能，会在您的收件箱中隐藏原始邮件，然后在您选择的时间重新显示为新的未读邮件。 Nudgemail 的工作方式略有不同。 当您使用它来暂停邮件时，原始电子邮件会保留在您的收件箱中，并且会在您的收件箱顶部显示一条新消息，并引用原始消息的整个线程。

不要误会我的意思。 Nudgemail 是一个很好的工具，在某些情况下它是一个很好的解决方案。 任何将收件箱视为信息流而不是需要处理的通信的收集点的人都可以很好地使用它。 但是当工作人员告诉我，他们收件箱中的邮件数量之多使他们无法完成工作，并且他们 20% 的邮件是 Nudgemail 形式的重复邮件，这就是一个问题。

就像待办事项列表者可能会否认他们的系统已损坏的事实一样，一些 Nudgemail 用户将其变成了拐杖。 他们如此固守当前的习惯，无法想象出更好的解决方案。

不要这么快回复

很多时候，回复电子邮件是在不实际推进对话的情况下确认他人信息的一种方式。 想象一下，一位同事通过电子邮件询问您对演示文稿的看法。 您还没有查看演示文稿。 根据您的工作场所，快速回复“我不知道。我还没看过”可能比等待两个小时直到您查看并形成意见更容易接受。 当您快速回复时，即使消息不是实质性的，您也会产生过多的电子邮件。 如果公司文化推动你采取这种行为，你最好相信其他人也在对你这样做。

回复电子邮件缓慢的人可能会被视为懒惰或不具备团队合作精神，即使等待回复电子邮件是一种更合乎逻辑且更有成效的方式。 但它是完全落后的，如果你被电子邮件淹没，你需要摆脱它。

最终发生的是人们回复消息只是为了推卸责任。 假设 Raj 询问 Sarah 对某事的看法，她回答说：“不确定。你怎么看？” 现在球又回到了 Raj 的场上，他有责任回复，只要这样 Sarah 的收件箱里会有一条新的未读消息，提醒她这次要真正回答。

另一个在支持部门（例如 IT）中很常见的例子是，他们会为员工设置一个通用的电子邮件地址来提交帮助票，例如 [email protected] 当员工因为她的电脑坏了而吓坏了时，并且她需要快速获得帮助，她可能会忘记通用电子邮件，而是向她在 IT 领域认识的人发送电子邮件。 那个 IT 人员应该解决这个问题吗？ 忽略电子邮件？ 回复并告诉员工她需要使用正确的 IT 帮助地址？ 抄送她的老板？ 什么是正确的做法？

通常，由于恐慌和沮丧而做出的反应只会产生更多的电子邮件（并造成紧张）。 同样，这是公司文化的一个例子，它创造了对快速响应的期望，这是根本问题。 但是您可以摆脱这种模式而不会扰乱和平，从而减少生成的电子邮件。

电子邮件过多的解决方案

我们如何停止生成过多的电子邮件？ 有些解决方案简单快捷，个人可以在没有公司支持的情况下完成。

在前面的示例中，IT 员工可能会通过面对面的对话（或与远程员工的电话）而不是通过电子邮件回复来将问题扼杀在萌芽状态。 如果 IT 人员通过电子邮件回复，有需要的同事可能无论如何都不会仔细阅读它。 请记住，她已经因电脑问题而感到压力重重。 这听起来可能技术含量很低，但以冷静和专业的方式面对面地与同事面对面，将有助于她记住将来提交帮助单的正确协议，尤其是如果 IT 人员解释了其他优先工作的工作时片刻。 亲自解释还有很长的路要走。

另一种停止为自己生成过多电子邮件的方法是找到好的电子邮件助手工具，以帮助您减少收件箱中的电子邮件，而不是像 Nudgemail 那样传播它。 SaneBox（每月约 7 美元）是我推荐的解决方案。 Mailbird 是一个电子邮件客户端应用程序，带有贪睡选项和其他可能也有帮助的功能。

停止将收件箱用作待办事项列表，无论是用于个人任务还是与工作相关的任务。 现在有很多很棒的工具可以更好地分配任务、跟踪它们、更新它们的详细信息等等，而不依赖于电子邮件。 我喜欢 Todoist，虽然 Wunderlist 也是一个很棒的应用程序。

如果您可以说服您的工作团队或部门为任务分配选择更好的工具，那么您的状态就会好得多。 除了全面的项目管理应用程序之外，还有其他轻量级、易于使用、设置更快的协作应用程序，它们可能是应对团队挑战的更好解决方案。

有关更多信息，请参阅我关于如何减少办公室电子邮件过载的其他提示。