井井有条：如何将您的工作和个人文件分开

像我这样的信息工作者经常在周末查看我们的工作电子邮件。 或者，如果那是我们最有效率的时间（或者如果我们在项目上落后），我们可能会在深夜在家中进行重要的演示。 我们同样倾向于在工作时回复个人信息，或者在办公室复印机上扫描家庭保险文件。 知识工作者通常喜欢这种灵活性，但如果您不注意如何将工作和个人文件分开，您可能会给自己和您的数据带来麻烦。

工作和生活之间灰色地带的危险行为可能会使敏感数据面临风险。 例如，虽然许多人可能会在办公室到处扫描个人文档，但您不会想要扫描任何敏感的东西，因为除非您是 IT 负责人，否则您不知道多功能打印机的保存位置它扫描的文件的副本。 它们可能位于扫描仪本身的硬盘驱动器上，也可能保存到不安全的共享服务器上。

此外，为了保持工作与生活的某种平衡，当你在另一个时钟上做某项工作时，有一些提示会提醒你是有帮助的。 假设您在家庭度假三天后正在处理一些电子邮件。 您可能会欣赏自己拥有处理任何紧急事务的灵活性和机会，但您可能还想回到与孩子一起享受 Splash Mountain 的乐趣。 通过一些简单的策略来分离您的个人和工作文件，当您享受个人时间时，您永远不会沉迷于工作太久，反之亦然。

分隔您的文件

分离工作和个人文件的主要技巧是将它们分开。 将特定的东西放在专门的地方不仅可以创造秩序，还可以创造确定性。 它适用于物理世界和数字世界。 如果你总是把钥匙放在右边的口袋里，把手机放在左边的口袋里，你永远不会在夹克里寻找这些东西中的任何一个。

对于数字文件，原理相同，但实际情况略有不同。 您可以将所有工作文件保存在一个文件夹中，将个人文件保存在另一个文件夹中，但它们是否存在于同一服务器、计算机、应用程序或移动设备上？ 你想要他们吗？

有时，我们将工作文件与个人文件分开是为了保持界限，这样当我们应该与家人和朋友共度时光时，我们就不会陷入工作中，或者我们不会在完成报税时被诱惑。我们准时。

多年来，我制定了一些策略来帮助我划分我的工作和个人文件，以便它们满足以下条件：

• 他们总是分开的
• 无论我在哪里，它们都可以访问，但是
• 在家庭模式下访问工作文件和在工作模式下访问家庭文件对我来说有点不方便。

为不同的事物使用不同的接口

首先让我们谈谈数字文档，例如文字处理文档、电子表格、演示文稿、PDF 和图像。

我发现将文档分开但可访问的最简单方法是将它们存储在在线同步服务中，并对不同类型的信息使用不同的服务。 我使用 Dropbox（Dropbox 每月 9.99 美元）来存储、备份和同步我的个人文件，我依靠 Google Drive（Dropbox 每月 9.99 美元）工作。 除了这两项服务之外，还有很多选择，您可以在 PCMag 的最佳在线存储服务列表中阅读。 但关键是首先将您的文件分成两个不同的服务。

为什么我不选择我最喜欢的存储服务并创建两个不同的帐户，而不是使用两个不同的服务？ 拥有不同的界面有助于我保持工作和个人文件之间的界限。

如果我查看 Google Drive Web 界面，我会觉得自己在工作。 但是，如果我在度假时盯着 Google Drive，我的脑海中就会响起铃铛，提醒我我正在工作，而我应该在泳池边闲逛。 但是，如果我周末在 Dropbox 周围工作，整理我的个人照片，我的大脑不会给我同样的“你在工作”的信号。 随着时间的推移，我在每个界面和我在该界面中所做的事情之间建立了强大的关联。 对我来说，明确工作与生活的界限更为重要，因为我在家办公。 当我在办公楼里全职工作时，我使用了类似的策略来达到同样的效果。

在您的操作系统和主题中创建视觉提示

一些存储服务，例如那些与您的操作系统紧密集成的存储服务，看起来根本不像任何东西（除非您使用 Web 应用程序）。 它们不一定具有独特的界面。 另一种你可能在没有意识到的情况下进行划分的方法是在工作和家庭中使用不同的操作系统。 如果您在办公室有一台 Windows 机器，而在家里有一台 Mac，那么当您在家中使用 Mac 进行办公室工作时，您可能已经体验到了同样的超感知感。

另一个问题可能是您在工作生活和个人生活中使用一些相同的工具，因为您喜欢它们。 您不想选择两种不同的工具或界面。 你想使用你最喜欢的一个。 例如，我的一些朋友使用 Slack（Dropbox 每月 9.99 美元）进行个人交流，他们也在工作中使用 Slack。 在这种情况下，我建议您更改两个 Slack 帐户的主题（即配色方案），以使它们看起来不同。 您将很快将一种配色方案与工作联系起来，并将一种配色方案与私人私人聊天联系起来。

按浏览器划分

划分工作并创建视觉提示以提醒您正在做的工作类型的另一种选择是在工作中坚持使用一种浏览器，在家里使用另一种浏览器。 视觉提示可能更微妙，但你仍然会养成启动 Chrome 的工作习惯和 Firefox 的个人资料的习惯。

使用两个单独的浏览器来保持您的 Web 历史记录分开也是有益的。 例如，您可能对清除浏览器缓存中的工作文件更加警惕，因为它们包含敏感的公司信息，但您实际上可能希望保留您的个人 Web 历史记录，以便您可以快速查找几天前访问的站点（反之亦然）反之亦然）。

使用电子邮件客户端应用程序对您有利

在移动电话上，无论您是否在工作和家庭中使用相同的电子邮件服务（例如 Gmail），都可以轻松地将工作电子邮件与个人电子邮件区分开来。 解决方案：使用不同的电子邮件客户端。

Gmail 有一个独立的应用程序，但您不必选择它作为您用来访问 Gmail 的应用程序。 在 iPhone 上，您可以使用股票邮件应用程序。 或者在任何类型的手机上，您都可以安装与 Gmail 配合使用的第三方电子邮件客户端应用程序，例如 Boxer（Dropbox 每月 9.99 美元）或 Inboxcube（Dropbox 每月 9.99 美元）。

我喜欢为工作和个人电子邮件使用单独的应用程序。 我从拥有两个不同的接口中获得了同样的好处。 另外，当我试图不沉迷于工作时，我可以退出并关闭工作电子邮件，同时让我的个人电子邮件更容易访问，反之亦然。

您可能只是非常喜欢一个电子邮件客户端应用程序，并且希望将它用于您的工作和个人电子邮件。 使用许多应用程序，您可以对多个帐户进行身份验证并随意在它们之间切换。 但是，它提供了您实际上可能不想要的易用性。 你失去了拥有两个不同界面的好处，你也失去了退出应用程序的能力，无论你现在想让哪个账户不那么诱人。 为了您自己的心理，也许您希望您的技术对用户不太友好。

分隔以实现更好的工作与生活平衡

如果您需要在工作和个人生活之间建立更清晰的界限，将数据划分到不同的应用程序、服务、操作系统和浏览器中会大有帮助。

拥有两个不同的虚拟空间，您可以在其中访问您的文件，从而创建提示、关联和进入障碍，这可以帮助您最大限度地减少在下班时间的工作或在工作时做个人家务，同时仍然允许您在工作时完成它们必要的。