井井有条：如何在年底前赶上您的费用报告

已经接近年底了。 当会计部门收到一封新电子邮件时，您正在办公桌前安静地工作。 你在主题行中大声喘息，你所有的同事都转过头来看看出了什么问题。 当您承认直到此刻，您完全忘记提交费用报告时，您的脸颊涨红了。 电子邮件说截止日期是今天。 从你脸颊传来的热量变成了一种恐惧感，沿着你的胸膛一直流到你的胃里。 你的公司欠你几百美元，每年的这个时候，你真的可以使用它。 不要惊慌！ 这些简单的步骤可以帮助您控制开支。

一些组织使提交费用报告变得非常容易，即使他们迟到了。 例如，拥有与费用报告系统相关联的公司信用卡有很大帮助，但并不是每个人都有这种奢侈。 因此，深吸一口气，并按照以下步骤尽快提交您的逾期费用报告。

请注意，本文的大部分内容也适用于自雇人士，他们必须在年底索取收据才能申请营业费用税收减免。

1.询问真正的截止日期是什么时候以及您是否可以延迟提交

根据您的组织设置其财政年度的时间以及处理应计项目的方式，提交费用报告的截止日期可能已经过去。 但这并不一定意味着提交收据为时已晚。 聪明的人会按时完成。 如果有人告诉你截止日期是周五结束，那么真正的截止日期很可能是周一早上或更晚。

向会计人员或您的老板询问有关费用报告的真正截止日期的详细信息，以及如果您错过了是否可以做任何事情。 经常有。 如果您可以延迟提交，请对帮助您的人保持友善和亲切，并向后弯腰以准确交付他们的要求。 详细一点。 请记住，他们是在帮您一个忙。 尽你所能通过让他们的工作更轻松来回报它。

2.查看收据规则

如果您以前提交过费用报告，您可能知道提交收据的基本规则。 但是你知道细节吗？ 在费用发生很久之后提交费用报告时，您可能会丢失一些收据。 查明是否有政策，例如仅要求超过 10 美元的费用收据。 还要询问您是否可以通过提供突出显示行项目的信用卡对帐单来显示付款证明。 这些详细信息可以在您准备费用报告的时间上大有不同。

3. 列出项目和日期

到了真正开始创建逾期费用报告的时候，粗略列出您需要申报的主要费用，例如您购买的物品、旅行和客户款待。 如果您只申请一件物品或一次旅行，请跳过此步骤。

如果您列表中的项目是事件，例如客户访问或会议，请记下日期。 然后在事件下方，为每一天创建一个条目，如下所示：

第十届会议：6 月 1 日至 3 日
6月1日
6月2日
6月3日

4. 可视化您的费用

在汇总与旅行或活动相关的费用时，我发现首先列出最大的费用（例如机票、酒店和出勤费）然后尝试回忆或重新想象每天以支付较小的费用是有帮助的。 在每天条目下方执行此操作。

我喜欢为可能的费用做一个粗略的大纲，然后在我记得的时候填写（步骤 5-7 包括一些技巧，用于在记忆失败时填补空白）。 大纲应包括与您的日期相关的尽可能多的这些要点：

• 起始位置。 你在哪儿睡的？ 您在这个地方是否有任何费用，例如 Wi-Fi 费用？
• 当地旅游。 你有没有去任何地方，如果有，你是怎么到那里的（汽车、出租车、汽车服务、公共交通）？ 你怎么回来的？ 如果要求每英里的驾驶费用，距离是多少？
• 膳食。 你在哪里吃早餐、午餐和晚餐？ 您是否购买了任何饮料，包括瓶装水和咖啡，或零食？
• 补给品。 您是否需要在一天中购买任何预期或意外的东西？
• 结束位置。 你在哪里结束了你的一天？ 你在那里付了什么钱？

通常只是问自己这些问题可以帮助您回忆起您可能忘记的费用。

5.翻阅收据

如果您有一叠收据，现在翻阅它们并将它们与您创建的大纲相匹配。 我不先做这一步是有原因的。 有时，收据会以一种忽略一天中部分时间的方式重塑我们的记忆。 例如，假设您查看收据并看到您在咖啡店吃了一顿快餐，然后在会议场所吃了午餐。 您现在对这两个事件有了生动的回忆，并准备好进入下一张收据。 但你的记忆可能忽略了两个地点之间的 15 美元优步车程，仅仅是因为你没有实体收据来触发记忆。 当我们没有触发器时，很容易忘记细节。

6. 扫描你的日历

日历可以包含更多提醒，帮助您创建准确的费用报告。 当您填写您的一天时，打开您的日历并扫描它以验证旅行日期和重大事件。 某些条目可能会触发您对费用以及缺少费用的记忆。 例如，如果业务伙伴在您旅行的一天向您发送了一份晚餐的日历邀请，并且她支付了费用，那么您不必担心寻找当晚用餐的收据。

7.细读薄荷

寻找丢失费用的另一个好地方是 Mint。 Mint 是一款个人理财应用程序，可将您的所有财务交易整合到一个可搜索的网站和应用程序中。 使用 Mint，您可以按日期过滤所有信用卡和借记卡费用，这可能有助于发现您忘记的费用。 在我之前给出的关于 Uber 收据的示例中，您可以通过在 Mint 中搜索日期来找到信息，这将更容易在您的电子邮件中找到真实的收据。

您还可以在 Mint 中将标签添加到行项目交易中，如果您全年都为业务费用这样做，您可以轻松找到您需要申请的所有费用。

我之前提到过，如果您找不到收据，您可能会询问是否可以提交一份信用卡对帐单副本，其中突出显示该行项目的费用。 同样，Mint 会在这里为您提供帮助，因为它会告诉您您使用了哪张信用卡。

8. 不要忘记小费和停车

容易忽略的两类费用是小费和停车费。 以现金支付的小费，例如给酒店清洁人员和服务员的小费，从不附带收据。 停车费也可能是现金，没有收据。 但它们加起来，如果你做了它们，就值得声称。