井井有条：甘特图入门的 5 个简单步骤

在开始一个新项目之前，有一个路线图、对所有必要步骤的某种清晰概述以及这些步骤需要发生的顺序是有帮助的。 这基本上就是甘特图。 该项目是个人项目（例如在房屋后面添加甲板）还是商业项目（例如建立新网站）都没有关系。 你得知道

• 你何时何地开始，
• 一路上的所有步骤以及它们需要多长时间，
• 谁负责每一步，
• 这些步骤需要发生的顺序，以及
• 项目何时完成。

甘特图以工程师和顾问亨利甘特命名，他在 1910 年代开发并使用了甘特图，是项目从开始到结束的可视化。 它们是一种极为常见的生产力工具，并且是许多项目管理服务的关键部分。 事实上，优秀的 TeamGantt（Software Advice 售价 14.95 美元）服务甚至得名于图表。 在本文中，我将解释什么是甘特图、它们的作用以及人们如何使用它们，并提供开始使用它们的五个步骤。

什么是甘特图？

“甘特图是完成项目所需步骤的可视化，”LiquidPlanner 首席项目经理 Kayvon Ghaffari 解释说（Software Advice 售价 14.95 美元），当我最近请他分享一些关于开始使用甘特图的见解时图表。 LiquidPlanner 是一款获得编辑选择奖的项目管理和工作场所协作应用程序，它强调甘特图。

Ghaffari 提醒我，一个项目不同于其他类型的工作。 “一个项目是一组有开始和结束的工作，而创建该项目的完成是一组任务，”他说。 甘特图专门用于项目，而不是正在进行的工作。 他们是关于帮助你从头到尾的，所以重要的是有结束。

甘特图

甘特图从左到右，从上到下阅读。 （参见上图来自 TeamGantt。）x 轴是时间。 图表在项目启动时开始，在项目交付时结束。 运行 y 轴的长度是任务，尽管它们只是在一个列表中。 它们在 y 轴上的确切位置无关紧要，尽管它们往往按时间顺序排列。

“一项任务包含三个组成部分：它是什么，需要多长时间，以及谁来做，”加法里说。 在甘特图上，每个任务都用一个条形表示。 条的长度显示任务将花费多少时间。 任务栏通常是颜色协调的，指示哪个人或部门负责完成任务。 至于“什么”，任务名称通常出现在栏上，或者在您单击它时变得可见。

除了显示项目的所有任务以及它们需要多长时间之外，甘特图还显示顺序和依赖关系。 换句话说，它们显示了任务需要发生的顺序，以及一件事是否必须在另一件事之前发生。 为什么这么重要？

甘特图有什么作用？

“甘特图清楚地表明你不能同时做所有事情，”Workfront 的产品战略主管 Chris Savoie 说。 他以建造树屋为例。 您可以同时购买钉子和木头，但在将木头钉入树之前，您必须先切割木头。

甘特图显示任务之间的依赖关系，通常用一条线连接它们。

依赖项

在加入 Workfront（与 LiquidPlanner 一样，它是一种用于工作场所协作和项目管理的工具）之前，Savoie 与联合空间联盟（United Space Alliance）以及美国宇航局的约翰逊航天中心（Johnson Space Center）一起参与了一些高度复杂的项目。 他提到，虽然排序和依赖关系对于即使是简单的项目（例如建造树屋）也很重要，但它们对于大型、长达数年的项目（例如建造国际空间站）至关重要。

甘特图做的另一件事是帮助组织或项目负责人管理资源。 “仅仅因为一项任务的存在并不意味着有人可以自由地去做，”加法里说。

使用甘特图，您可以轻松查看人员或部门何时被安排处理任务，以及他们何时空闲。 “你需要能够考虑人们的日程安排以及一天中有多少小时，”他补充道。 甘特图创建了一种查看时间、任务和资源的有效方式。

甘特图入门

一旦您对甘特图是什么以及它们为何有用有了深入的了解，您就可以开始为自己的项目制作它们。 这五个步骤将帮助您开始。

1. 选择一个模板或从头开始构建一个
通常，当您开始新的甘特图时，您可以选择使用模板或从头开始。 对于项目管理软件提供的模板，模板可能来自外部来源，也可能来自您自己过去的项目。

使用您自己以前的工作来创建模板的好处之一是您通常可以从过去发生的事情中学到很多东西。 该模板不仅会提供有关任务和排序的信息，还会提供有关任何任务是否比预期花费的时间更长的信息。

2. 标记你的里程碑
大多数用于创建甘特图的软件都具有添加里程碑的功能。 里程碑是指示项目阶段已完成的标记。 例如，在构建网站时，锁定线框是一个典型的里程碑。

从头开始构建甘特图时，在添加任何任务之前绘制所有里程碑通常很有帮助。 列出所有里程碑有助于将项目分解成更小的部分，这些更小的部分比一次性的整个项目更容易概念化。

3. 添加任务、序列事件和创建依赖项
下一步是添加任务、排序事件并创建依赖项。 添加任务时，请务必查看历史报告或与将完成任务的人员交谈，以准确估计需要多长时间。

在对事件进行排序时，请记住，多个任务可以同时执行，但不能由同一个人执行。 在网站构建中，一个人可以处理线框图，而另一个人可以为原型收集示例内容。 但是线框设计师不能同时创建情绪板。

仅在列出所有任务并将它们按正确顺序放置后才添加依赖项，并小心处理它们。 “真正让你感到困惑的是，如果你进入甘特图的一半，发现任务 12 不再依赖于任务 5，”Savoie 说。 他补充说，初学者应该非常小心，除非他们确定这样做是正确的，否则不要删除依赖项，因为如果他们创建了一长串事件，那么将它们恢复是非常困难的。

4. 关注你的资源
“任务需要按照正确的顺序进行，然后你需要控制谁可以完成这些任务，”Ghaffari 解释说。 如上所述，仅仅因为有任务要做并不意味着有人可以自由地去做。

Ghaffari 指出，他公司的甘特图软件不允许超额预订，这意味着如果某人已经同时被分配到不同的任务，LiquidPlanner 将不会让您将某人分配给任务。

甘特图不仅可以帮助您查看资源是否超额预订，还可以帮助您查看更正后对项目进度的其余部分的影响。

5. 合作
“让人们明白甘特图不是魔法非常重要，”加法里说。 “仅仅因为你已经计划了一些事情，并不意味着它与现实有任何关系。”

确保甘特图与现实保持一致的方法是通过协作。 通常，甘特图软件是大型项目管理或工作场所协作包的一部分。 团队中的每个人都应该有能力至少看到图表，如果不能更新任务和其他提供给它的信息的话。 这样，如果受托人提前完成任务，并且她有权更新她的进度以标记任务完成并更正估计时间，那么她也可以帮助其他受让人提早完成任务。 或者，她也可以将自己标记为可用资源，以帮助完成其他任务，直到她下一次安排的任务。

Ghaffari 这样总结协作的力量：“如果甘特图是在真空中，谁知道它是否准确？如果它是协作的，那么它就内置了检查，它更有可能反映现实。这就是甘特图的价值所在。甘特图大放异彩。”

不要过分依赖甘特图

Ghaffari 和 Savoie 都告诉我，他们使用甘特图来规划和检查项目，但他们不喜欢在其中管理日常工作。 “通常这是一个计划，而不是执行计划，”萨瓦说。

Savoie 还指出，初学者可能没有意识到人们很少（如果有的话）一次查看整个甘特图，因为它们通常很大。 “你需要一个广告牌来打印它，”他说。

根据 Ghaffari 的说法，“构建甘特图并不是最终目标。它是任务计划和排序的可视化。甘特图可以帮助人们了解计划的运作方式。”

如果您对甘特图感兴趣，那么您通常也可能对项目管理感兴趣。 有关保持项目正常运行的一些出色的附加提示，请查看我的 4 个项目管理入门提示以及我关于如何改善沟通以实现更好的项目管理的建议。