高管见解：这需要开会吗？

在这篇文章中：

• 公司如何适应并蓬勃发展，转向远程和混合工作
• 如何营造更健康的职场文化
• 为什么像 TechSmith 这样的公司正在试验异步工作流

根据皮尤研究中心 2022 年的一项研究，自 COVID-19 大流行的早期阶段以来，每 10 个可以远程完成工作的美国工人中就有 6 个继续在家工作。 CSC 是一家位于特拉华州威尔明顿的法律合规咨询公司，是自大流行开始以来选择不返回办公室的众多公司之一。

进入远程工作中心不久，CSC 企业技术高级用户体验工程师 Mark Tarone 注意到在定期安排的状态更新期间屏幕上满是空白的凝视。

“在这次会议上没有讨论，没有辩论，也没有必须做出的决定，”Tarone 说。 “我们会在那里坐 30 分钟，你会看到人们走神。”

解决方案？ 邀请项目经理创建视频和屏幕截图，让团队成员可以在实时更新之前查看 - 并在 10 分钟或更短的时间内自行查看。 这消除了一些全团队远程会议，并开始转向更加异步的工作时间表。

“人们兴高采烈——这是一场巨大的胜利，”Tarone 说。 在接受埃森哲 4 月份发布的未来工作研究调查的 9,000 多名全球员工中，惊人的 83% 表示他们更喜欢至少在部分时间远程工作。

Tarone 和其他对远程工作沟通有深刻见解的高管于 2022 年 6 月召开虚拟会议，就工作场所沟通的发展动态进行了深思熟虑的讨论。 对话由 Crain's Content Studio 主持，它是 Crain's Detroit Business 的营销讲故事部门，与总部位于密歇根的 TechSmith 合作，TechSmith 是屏幕捕获和屏幕录制软件的全球领导者。

在虚拟对话中，高管们一致认为，高效的混合工作模式需要有意识地转变公司的整体沟通策略。

TechSmith 表示：“我们将继续看到越来越少的人关注‘核心工作时间’，更多地关注‘随时随地’的思维方式，这种思维方式具有个人灵活性，并创造了一个让员工和团队感到有能力做最好工作的环境。”首席执行官温迪·汉密尔顿。

圆桌会议参与者

构建数字工具箱

Matthew Dyer 是 Netflix 的开发者教育主管，自一年多前加入公司以来，他一直在远程工作。

他将其团队的沟通最佳实践描述为由同步和异步工具的组合支持。

“Netflix 的大部分繁重工作都发生在 Google 文档的评论部分，”他说。 “通常，我做的第一件事就是浏览评论，因为我知道那是所有实际对话发生的地方。”

异步工作流，例如使用 Google Docs，允许员工在方便时进行连接。 或者，同步平台需要团队成员在特定时间登录并参与。

“根据公司的规模、公司的业务、文化——甚至员工所在的位置，你可以拥有不同的通信技术堆栈，”数字服务提供商学习体验高级总监伊丽莎白皮尔斯说任务我们。 “如果你有一家 200 人的公司，那么对你有用的东西就不会为一家拥有 200 万员工的公司工作。”

Workforce Communication 的联合创始人兼战略合作伙伴 Jesse Lahey 是语音消息应用程序 Voxer 的常客，该应用程序允许异步电话呼叫。

“对于我们很多人来说，感觉手机重 100 磅，”Lahey 说。 “如果我接电话或打电话给某人，我可能会陷入 30 分钟的对话中。 但能够按下一个按钮，留下一条语音消息，然后在合适的时候得到回复，这对他们来说会加快很多对话。”

Mutual Trust Life Insurance Company 新业务和金融服务运营总监 Francine Dubicki 表示，她的团队使用基于云的内容管理和文件共享工具 Box 来保持 Mutual Trust 的全球员工保持联系并“在同一页面上”，尽管在不同的时区。 Dubicki 表示，她还经常依靠 Snagit 创建带有详细屏幕截图的用户文档，以及创建带有标注气泡和有趣图形的鼓舞人心的电子邮件。

“我们非常喜欢在必要时使用这些异步工具，我们将继续寻找这些合作机会，无论是新软件还是更多地了解我们已有的软件，”Dubicki 说。

技术工具箱提示

• Google Docs：基于文字的协作文档
• Box：基于云的内容管理和文件共享
• Snagit ：屏幕截图和录制工具； 通过图像、GIFS 和视频创建视觉交流
• Voxer：语音消息、一键通通信
• Camtasia：用于创建、编辑和共享视频的多合一视频编辑和屏幕录制

反思会议

Reclaim.ai 在 2021 年进行的一项研究发现，专业人士平均每周工作时间的一半以上（21.5 小时）都花在会议上。 在 Covid 之前，专业人士每周花大约 14.2 小时开会。 自大流行开始以来，仅一对一签到一项就增加了 500%。

根据哈佛商业评论的“混合工作场所”洞察报告，虚拟会议激增的一个潜在因素是“需要监控和观察人们，以便感觉工作在进步”。 作者最终将这种“需要”归因于过时的朝九晚五、同步完成工作的办公室思维与越来越偏远的员工队伍之间的冲突，在这种情况下，每个员工的工作都按照自己的时间表进行。

这些会议中有多少可能是电子邮件、视频消息或协作共享的文档？

“我们试图让人们问自己，'这需要开会吗？' 在发送会议邀请之前，”总部位于克利夫兰的保险公司 Oswald Companies 的董事总经理兼高级副总裁 Catherine Kosin 说。 “我们希望加强这一想法的一种方式是 Outlook 的自动默认设置，要求用户在发送日历请求时包含具有预期会议结果的议程。”

Kosin 和她的团队还实施了全公司范围内的“周五不开会”政策，主要用于内部会议。

TechSmith 要求团队成员优先考虑 7 月份的异步工作，从而采取措施减少会议数量。 汉密尔顿说，公司在过去几天或几周内测试了“不开会”，但许多员工将他们的约会推迟到第二天。

“我们正在尝试查看‘异步优先’的重点是否有助于我们和我们的团队成员更好地评估何时需要开会，”她说。

Walker-Miller Energy Services 的首席人事和文化官 Kimika Garrett 说，她经常取消不必要的会议。

“当我在 2 月份加入 Walker-Miller 时，我每个星期五都会停下来，”加勒特说。 然而，她补充说，一些周五的会议确实会根据具体情况列入她的日程安排。

Netflix 试图通过启动“缓慢的八月”来给所有员工一个夏末假期，这意味着取消 2021 年的定期会议。根据戴尔的说法，影响是不均衡的。

“因为像开发人员这样的其他人都在埋头苦干，我们那些从事工具支持的企业工程人员有更多的工作要做，”Dyer 解释说。 “这可能不是你必须在公司层面强制执行的事情。”

沟通，沟通，沟通

虽然清晰的沟通是构建令人满意的工作场所文化的基石，但这些专家认为，同时使用同步和异步工具对于适应不同的沟通偏好至关重要。

“我们今天有六代人在工作，他们每个人都以不同的方式接收数据，”Kosin 说。 “我们不能将所有内容都制作成视频，也不能将所有内容都制作成电子邮件。”

例如，如果 Oswald Companies 的领导者计划通过市政厅网络广播与员工沟通，他们可能会随后发布时事通讯，Kosin 解释说，“这样那些不喜欢听或不喜欢在镜头前的人可以在以后参考这些信息”

皮尔斯说她相信传递信息三次，每次都以不同的方式传递。 例如，在全体团队会议之后可以发送一封摘要电子邮件，然后是一段短视频。

“我们在劳动力中有不同的世代，我们也有不同的学习方式，”Lahey 说。 “有些人是读者； 有些人需要视觉上的东西，有些人是听觉学习者。”

Garrett 还强调了异步工具的强大功能，它有助于改善整个团队的沟通——尤其是那些在异地工作的人。

“我的现场工作人员无法参加午餐和学习，或者无法在电脑前使用，因此我需要确保以有效的方式定制、精心设计和提供沟通，”Garrett说。

皮尔斯补充说，尝试不同的沟通技巧和工具是构建工作场所沟通策略的关键部分。 她说，高流失率或参加人数稀少的公司活动（虚拟或其他方式）通常是沟通中断的迹象。

工作正在进行中

人们现在已经习惯了在家工作，而不是与五天的通勤时间作斗争。 随着远程和混合工作机会在全球范围内不断扩大，提高灵活性是当今人才大战中的一项竞争优势。

在 Walker-Miller，Garrett 正在扩大她的团队在 Walker-Miller 主要站点位置之外寻找某些职位的范围。 她说，她还专注于更广泛的人才库搜索，超越性别和种族的多样性，包括退伍军人和退休人员。

从人力资源的角度来看，Garrett 专注于改变现有的招聘实践观念，并通过寻找人才来发挥创造力。

Dubicki 解释说：“我们已经看到无需面对面交流和协作的能力——甚至无需同时在线——对人才招聘和保留以及生产力的影响有多大。” “工作实践在不断发展，如果我们想继续建设我们的团队，我们的思维也必须如此。”