电子邮件永远不会消亡。 以下是如何让它变得更好

我们都讨厌电子邮件，对吗？ 然而，TechSmith 的一项新调查显示，这是我们工作中大部分沟通发生的地方。

尽管依赖电子邮件，但调查受访者对电子邮件的低效有很多看法。 当被问及组织中有效沟通的最大障碍是什么时，人们的回答如下：

• “每天收到太多电子邮件。 我们不一定有时间阅读所有内容。”
• “来回发送电子邮件效率非常低，可能会导致错过最后期限。”
• “人们还没有阅读他们的电子邮件。”

那么我们为什么要这样对自己呢？ 研究表明，如果电子邮件要继续存在，我们就必须更有效地使用它，这样我们才能实现收件箱为零。

在这篇文章中，我们将介绍为什么电子邮件无处可去，为什么它如此难以正确处理，以及您可以采取的简单步骤（带有示例！）以确保人们真正阅读您的邮件。

工作的未来是异步的

新的研究表明，视频消息等异步格式正在成为会议的受欢迎替代品。

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为什么电子邮件无处可去

电子邮件成为大多数商业通信的主要内容是有原因的。 与召开会议相比，这是一种更快、更有效的信息交流方式，让您可以轻松地与组织内部和外部的人员联系。

电子邮件还提供决策、请求和其他有用信息的书面记录，以便以后存档和参考。

是什么让电子邮件难以正确发送

要发送成功的电子邮件，您必须有效地传达您的信息。 否则，当人们寻求澄清时，您将面临误解或来回信息的冲击。 电子邮件会产生更多电子邮件。

或者更糟糕的是，人们根本不会阅读您的电子邮件。

不幸的是，电子邮件基于文本的性质使得正确处理变得具有挑战性。

电子邮件缺乏非语言提示

当您听不到某人的语气或看不到他们的面部表情和肢体语言时，很容易误解他们想说的话的意图。 原本友好的信息可能会无意中显得严厉或消极。

不是每个人都擅长写作

有效的电子邮件沟通依赖于强大的写作技巧。 并不是每个人都有能力以书面形式清晰简洁地表达自己的想法，这可能会导致混乱或沟通不畅。

文字墙？ 下一个！

有些事情是很难用文字来解释的。 为了避免潜在的误解，人们往往会通过提供过多的背景或澄清来进行过度补偿。

没有人有时间在工作日阅读一篇五页纸的文章。 要么人们会因为长度太长而跳过你的信息，要么你的要点会在混乱中丢失。

通过图像和视频更快地传达您的信息

Snagit 让您可以轻松捕获屏幕、添加上下文并在任何地方共享。

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发送更好电子邮件的 5 种简单方法

您似乎无法阻止每天堆积在收件箱中的大量电子邮件。 事情是这样的，如果您花时间改进您的电子邮件游戏并发送更清晰、简洁的消息，这将有助于减少不必要的来回，从而腾出一些宝贵的时间。

1.快速切入主题

如果您发送电子邮件是因为需要有人采取行动，请从一开始就说清楚。 避免冗长的介绍有助于确保您的请求或截止日期不会在混乱中迷失。

如果您认为上下文会有帮助，请在表达主要观点后添加它。 如果您的收件人需要，他们可以选择继续阅读，如果他们不这样做，您也不会浪费他们的时间。

2. 保持简短

您还希望电子邮件尽可能简短，不要遗漏必要的详细信息。 当然，这是一种平衡行为。 尝试在开始输入之前花一点时间来清楚地定义电子邮件的目的。 你想让对方做什么？ （如果涉及截止日期，请不要忘记注明！）

用最大字数挑战自己。 根据 Boomerang 的说法，电子邮件的最佳长度约为 50-125 个字。

3. 为了清晰起见，添加视觉效果

这句话怎么说来着？ 一张图片胜过千言万语？ 这是真的！ 让电子邮件更加清晰简洁的一个简单方法是结合带注释的屏幕截图、图表或信息图表等视觉效果来解释概念或演示流程。

高达 97% 在工作交流中使用图像的人发现它很有效。 他们报告说，图像可以减少误解并节省时间。

无论您是想解释流程还是提供项目反馈，都不要输入解释，而是截图！ 使用 Snagit 等屏幕捕获工具，您可以捕获您所引用的幻灯片或应用程序，并使用箭头或标注等注释来添加上下文。

4. 构建你的电子邮件

一点点格式化会有很大帮助！ 通过将消息分成简短的段落，避免出现令人生畏或难以阅读的大块文本。 如果您需要概述流程或步骤，请使用编号列表以使收件人更容易阅读。

5. 发送视频

当您需要分享不值得开会但又很难在电子邮件中传达的信息时，您会怎么做？ 您发送视频消息！ 甚至不让我开始所有可以用视频代替的会议。

如果您很难传达自己的信息，但又无法在对方的日历上找到时间，请尝试录制快速、非正式的视频消息。
当您与某人交谈过程步骤或您对他们项目的反馈时，只需录制您的屏幕（当然，我们推荐 Snagit）。 然后，您可以通过电子邮件发送视频链接，以便人们可以在适合的时间观看。 不需要开会或阅读小说。

电子邮件不一定是可怕的

现在你就拥有了！ 改变沟通方式似乎是一项艰巨的任务，但往往是一些小事情带来最大的改变。 首先尝试其中一种方法，看看会发生什么！

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使用 Snagit 捕获屏幕并添加上下文，然后使用 Screencast 在任何地方共享。

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