电子邮件礼仪：12 条规则和有用的提示

电子邮件礼仪并不是我们生来就知道的。 然而，感觉除了我们之外的每个人都知道专业电子邮件的不成文规则。

幸运的是，一旦你了解了主要情况，这些规则并不难。 我们在这里为您提供一些技巧，让您脱颖而出。 我们保证，以一种好的方式！

因此，无论您是专业电子邮件通信的新手还是只是想快速刷新，本指南都适合您。 毕竟，发送电子邮件永远不应该是令人难以承受的事情。

让我们了解电子邮件最佳实践，以便您只需几个步骤即可提升您的专业沟通水平。

什么是专业电子邮件礼仪，为什么它很重要？

简而言之，电子邮件礼仪是您为专业沟通而撰写电子邮件的方式。 电子邮件的不同方面有不同的目的，这就是我们在本指南中介绍的内容。

出于多种原因，电子邮件礼仪很重要。 首先，它为沟通定下了基调，体现了你的专业精神。 一封写得不好的电子邮件可能会导致误解，甚至破坏关系。

此外，适当的礼仪可以提高沟通的效率和效果，从而建立更好的关系和结果。

电子邮件无疑是职场沟通的首要沟通渠道，因此如果您想成功，了解礼仪非常重要。

重要的不言而喻的电子邮件礼仪规则

让我们回顾一下正确沟通应遵循的最重要规则。

专业电子邮件地址

这个很容易。 创建帐户时，请使用带有您姓名的电子邮件地址。 我知道我们年轻时都有过一段尴尬的经历，我们永远不想再出现。 如果您仍在使用它，让我们创建一个新的！

适当且信息丰富的主题行

您的主题行是电子邮件的简介。 或者，您的收件人将首先阅读的内容。 保持这一内容简短、简洁且信息丰富。

例如，工作申请电子邮件的良好主题行应该是：“销售助理职位申请”。 请注意，主题行包括职位名称“销售助理”和目的“申请”。 收件人将确切地知道您要伸出援手的目的 - 这就是目标！

专业致辞和结束语

正确的称呼总是像“你好，早上好，亲爱的，等等”之类的问候语，后面跟着他们的名字。 尽可能添加“Mrs、Ms、MR、Dr 等”前缀。

如果您不知道他们的名字，不用担心，只需打个招呼即可。 并且不要忘记在称呼后添加逗号。

您的结束语和签名也将成为标准。 根据上下文，以“此致”、“此致”或“谢谢”等结束语结束电子邮件。

然后，使用您的姓名或个性化电子邮件签名块签署您的电子邮件。

正确的语法和拼写

这一点很明显，但可能是最难遵循的。 我们最好的建议是仔细检查您的用词并遵循标准语法规则。 Outlook 和 Gmail 具有拼写检查器，但 Grammarly 等更高级的工具确实可以将您的写作提升到一个新的水平。

保持专业的语气，不要过度使用感叹号。 我们知道，如果没有它们，很难给人留下友好的印象，但请谨慎使用它们。 他们很快就会变得势不可挡。

保持简洁

没有人愿意浪费时间浏览一封又笨又长的电子邮件。 您的电子邮件收件人可能只在您的邮件上花费很少的时间。 这使得快速切入主题变得很重要。

在开头行中说明电子邮件的目的。 跟进一些额外的信息，并在一个时间范围内结束它。 这使得每个人的沟通都变得非常容易和高效。

不要让附件堵塞收件箱

大文件是电子邮件收件箱最糟糕的噩梦。 它们可能会扰乱收件人收件箱的速度和效率。

明智的选择是通过链接共享大型附件。

Screencast 是一款第三方应用程序，可为您的所有图像和视频创建唯一的链接。 然后，您可以发送该链接而不是大附件本身。

此外，您还可以就附加的图像或视频开始对话。 添加评论、反应并继续在一个空间中进行协作。

相信我们，您的收件人会感谢您没有放慢他们的收件箱速度。

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全部回复

全部回复是一个很棒的工具，但它也可能是一个可怕的工具。 我们的建议是……谨慎使用它。 请记住，当您回复全部时，您就回复了全部。

线程中的每个人都会收到您的电子邮件，这是大众信息传播的绝佳工具。 然而，它对于解决具体的、个性化的问题来说并不是一个很好的工具。

你可能不知道的最佳实践

在这一点上，商务电子邮件礼仪似乎更可行一些。 或者说我们希望如此。 在本节中，我们将介绍一些电子邮件礼仪技巧，这些技巧将超出您的预期改善您的沟通。

及时回复

尝试在收到电子邮件后 24 小时内回复您的电子邮件。 但有时，我们知道这是不现实的。 相反，请使用艾森豪威尔方法优先考虑电子邮件的重要性。

避免使用电子邮件传递机密信息

使用安全的消息传递平台或面对面的对话来获取任何机密信息。 尽管电子邮件通常是私人的，但它们并非万无一失。 俗话说：安全总比后悔好。

使用视觉传达避免长墙文字

这是一个真正的游戏规则改变者。 尝试通过视觉效果来分享信息，而不是冗长乏味的电子邮件。 对于您的收件人来说，这将更加有效且不那么无聊。

事实上，TechSmith 最近的一项研究发现，98% 在工作中使用视频的受访者表示，视频以多种方式影响其信息的有效性，其中包括减少误解、提高参与度和节省时间。

图片

通过发送图像，您可以轻松展示流程、提供反馈和共享数据。 当沟通变得清晰并且在视觉效果的帮助下蓬勃发展时，沟通会变得更加容易。

另外，屏幕截图非常容易拍摄。 使用 Snagit 等屏幕截图工具，您可以捕获屏幕，并在需要时添加有用的注释。 无论您需要标注重要细节、使用步骤工具突出显示流程，还是使用更多功能，Snagit 都能满足您的需求。

完美编辑捕获的内容后，通过唯一的链接分享您的屏幕截图。 然后，将其粘贴到您最喜欢的消息传递平台中。 我们猜测是通过电子邮件发送的！

视频

当您需要为自己或您的团队提供快速演示或教程时，视频是绝佳的工具。 借助 Snagit 的画中画录制和屏幕绘制功能，您可以提升任何电子邮件。 只需按下录音按钮，其他一切都会变得简单。

就像屏幕截图一样，您可以通过共享唯一链接通过电子邮件发送您的视频。

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使用电子邮件过滤器和文件夹保持井井有条

最后，保持井井有条！ 电子邮件在我们每天收到的通信海洋中迷失了。 而且您不能将所有这些都标记为已标记，这也会让人感到困惑！

相反，创建文件夹以保持井井有条。 阅读完电子邮件后，只需将其归档到适当的文件夹中即可。 这样您就永远不会丢失电子邮件，并且每当您需要其中的信息时都可以快速查阅。

它改变了你的沟通方式，也改变了你的工作方式。 不再浪费时间。

综上所述…

因此，发送专业电子邮件并不那么困难。 有些约定肯定很难记住，但这就是本指南的全部内容。 需要的时候可以随时参考，没人会知道！