完美沟通的 12 条电子邮件礼仪规则

您不必成为撰写电子邮件的专家。 但是，在编写电子邮件时需要考虑很多事项，尤其是对于商务通信而言。 以下是一些电子邮件礼仪规则，请牢记您的专业信息。

电子邮件字段

为您的电子邮件填写字段似乎很简单，但这些提示可能会让您避免一些尴尬，同时对您的收件人有所帮助。

仔细检查收件人的地址

如果您曾经因为依赖电子邮件应用程序的“智能”建议而将电子邮件发送给错误的人，那么您就会知道这有多尴尬。

只需一分钟即可仔细检查收件人的姓名和电子邮件地址。 如果您有一个将电子邮件地址转换为收件人姓名以供显示的应用程序，只需单击该箭头或将光标悬停在姓名上即可快速查看。

输入简洁的主题行

您在电子邮件中包含的主题行应该简洁而有意义。 这使您的收件人一眼就能看到电子邮件的确切内容。 他们甚至可能按照内容的重要性来阅读他们的电子邮件，这就是主题行的来源。

尽量使主题行简短但重要。 使它成为您的消息包含的内容的简明摘要。

必要时包括抄送和密件抄送

并非您邮件的每个收件人都属于“收件人”行。 您可以使用抄送字段复制需要电子邮件作为参考的其他人，或使用密件抄送字段复制他们但将他们的电子邮件地址保密。

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为您要向其发送消息的人以及您需要他们执行的任何操作保留“收件人”字段。 对于只需要知道消息的其他人，无论您是否隐藏他们的电子邮件地址，请改用抄送和密件抄送行。

消息正文

显然，电子邮件的正文是您包含信息的地方。 但有一些技巧需要记住，它们可以成就或破坏这一信息。

添加问候语

在撰写商务电子邮件时特别重要的是添加问候语。 以“亲爱的”、“你好”或类似的词语适当地开始您的消息，然后是收件人的姓名。

没有什么比一封没有问候语的电子邮件更能说明“我太着急了”。

使用易于阅读的字体

虽然将您的消息字体切换为不同或独特的字体很诱人，但对于实际阅读电子邮件的人来说，这并不总是最佳选择。

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使用易于阅读的默认字体，例如 Arial 或 Times New Roman。 这些经典字体不仅是大多数电子邮件客户端的标准字体，而且它们比脚本更易于阅读，比过于随意的选项更专业。

包括签名

与取消问候语类似，不在电子邮件上签名会让人觉得不专业。 在结束时，您应该包括收件人需要的基本详细信息。

电子邮件签名各不相同，但可以包括您的全名、公司、职位、电话号码、网站和社交媒体链接。 无论您的签名中有所有这些详细信息，还是只有您的名字，请务必将其添加到消息的末尾。

语气和专业

除了填写电子邮件字段和撰写邮件正文的基础知识外，还要考虑您的用词。 你想用全部大写来强调一个点吗？ 你应该加入一点讽刺幽默吗？ 让我们进行更深入的探讨。

注意大写和格式

使用全部大写、粗体文本或下划线来强调您的文字可能很诱人。 但是信息中过多的这些内容会破坏目的，并可能传达出攻击性的信息。

尽量避免全部大写。 您不希望您的收件人感觉好像您在对他们大喊大叫。 并仅在必要时谨慎使用粗体、斜体和下划线等字体格式。

将幽默和表情符号保持在最低限度

虽然大多数人偶尔​​会喜欢一点幽默，但它并不总是在电子邮件中占有一席之地。 原因是，收件人看不到您的肢体语言或听到您的窃笑。 在书面交流中，幽默有时可能会让人觉得不恰当甚至令人反感，即使你不是那个意思。

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除了消除幽默，尽量不要在电子邮件中过度使用表情符号。 虽然笑脸或竖起大拇指在聊天或短信中可能是有益的，但它们可以在商务电子邮件中传达不专业的语气。

添加必要的附件

我们都至少做过一次。 我们告诉收件人我们正在向他们发送文件，然后忘记附上它。 在点击“发送”之前花点时间确保您已经包含了所有必要的附件。

此外，某些电子邮件服务（如 Gmail 和 Microsoft Outlook）提供提醒您遗忘附件的功能。 充分利用这些有用的工具，这样您就不必在收到另一封包含文件和道歉的邮件后跟进您的电子邮件。

礼貌沟通

一些电子邮件礼仪规则并非一成不变，但可以简单地表现出礼貌、体贴和乐于助人。

考虑针对移动设备的简明消息

随着越来越多的电子邮件在移动设备上查看，请在撰写电子邮件时考虑到这一点。 去掉不必要的词，开门见山。 没有什么比在需要连续滚动的手机上打开充满文本的电子邮件更糟糕的了。

安排在工作时间内发送

如果您使用许多电子邮件客户端提供的方便的电子邮件安排功能，请考虑安排发送时间。 在工作日结束时甚至在午夜发送电子邮件都不是一件好事。

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尝试将电子邮件安排在工作日和工作时间，除非您有令人信服的理由不这样做。

缩短冗长的网址

礼貌的最后一个提示是关于您在电子邮件中包含的链接。 类似于为移动查看器编写较短的消息，您可以在包含链接时执行相同的操作。 考虑使用像 Bitly 这样的 URL 缩短器或链接到文本。

与其让链接在您的邮件中占用太多空间，不如缩小其大小并仍然获得指向您的收件人的链接。

希望这些电子邮件礼仪规则中的一些是您计划用于您自己的业务消息的规则。 如果您确实发送了一封想要收回的邮件，请查看如何在 Outlook 中撤回电子邮件或如何在 Gmail 中取消发送邮件。