如何从 Outlook 中的服务器下载所有电子邮件？

Outlook 是 Microsoft Exchange Server 用户的主要电子邮件界面。 它与服务器同步以快速方便地获取和发送电子邮件。 无论您的电子邮件客户端是 Outlook.com、Hotmail 还是 Gmail 等第三方，您都可以轻松设置帐户并开始发送所有这些工作电子邮件。

由于它们是您的电子邮件，因此您当然希望能够随时打开它们。 无论您写邮件已经过了几个月，您都可以依靠 Outlook 显示您需要的任何电子邮件。 或者你可以吗？ 事实证明，事情并没有那么简单。 默认情况下，Outlook 不会显示所有内容：您的大部分电子邮件都保留在 Microsoft Exchange Server 上，而 Outlook 中只有一部分可供您使用。

如果您使用的是 Outlook 2019、2016、2013 或 Outlook for Office 365，则无法在不更改收件箱设置的情况下即时访问旧电子邮件。 尽管如果您愿意，您的电子邮件将永远保存在服务器上，但您可能希望还拥有本地副本会很方便。 但是，按照 Outlook 的设置方式，它将长达 12 个月的电子邮件下载到本地磁盘。 如果您需要阅读早于该日期的电子邮件，则必须采取适当的措施来强制 Outlook 从服务器下载它们。

为什么 Outlook 有电子邮件下载限制？

您可能想知道为什么会出现这种情况。 这是因为 Microsoft Office 在安装到您的系统时会进行一些智能设置。 它会检查您的所有硬件并进行必要的调整，以使程序在系统上以最佳方式运行。 对于 Outlook 和企业电子邮件，它在您的硬件上执行的检查用于设置下载参数。

显然，它试图提供帮助，但该程序可能会变得多管闲事。 在检查您的硬盘以验证剩余空间后，它会自动调整确定本地保留多少电子邮件的时间限制。 可用的磁盘空间越多，下载的电子邮件月数就越多。 根据以下公式进行计算：

• 如果可用磁盘空间高达 64 GB，最多 12 个月的电子邮件会自动下载到您的计算机上。
• 如果可用磁盘空间介于 32 GB 和 64 GB 之间（不包括任何一个数字），三个月的电子邮件会自动下载到您的计算机上。
• 如果磁盘上的可用空间量小于 32 GB，则计算机的本地存储中仅保留一个月的电子邮件。

您可能想知道为什么大惊小怪，为什么不能将设置设置为“下载所有电子邮件”或类似的东西。 实际上，与流行的看法相反，电子邮件会占用大量存储空间。 那些过着忙碌的电子邮件生活的人经常发现发送和接收的电子邮件都占用了大量空间。 如果您不监控磁盘使用情况，您可能会在醒来时发现您的所有空间都已被您的商务信函占用。

微软也知道这一点。 这就是为什么 Office 旨在自动调整存储参数，例如 Outlook 的默认本地电子邮件存储限制。 通常，这没关系； 您可能对过去几年的电子邮件不太需要。 此外，无论设置如何，您仍然可以在本地访问您的任务、日历约会和联系人。

请记住，此设置的效果取决于您使用的电子邮件客户端类型。 如果您使用 Microsoft 的本土电子邮件服务提供商之一，例如 Hotmail、Outlook 或 0365，则该设置确实会影响本地可用电子邮件的数量。 同样的原则适用于大多数流行的商业电子邮件服务。 但是，如果您碰巧使用了 Gmail、Yandex 或 Yahoo 等公共服务提供商，则无需担心，因为该设置不会产生任何影响。 您在 Microsoft Exchange Server 上的所有电子邮件都会在您计算机的内部存储中存储一个本地副本。

如何让 Outlook 从服务器下载所有电子邮件

这里的服务器自然是指Microsoft Exchange Server。 一些企业购买许可证以在本地托管 Exchange 服务器，而另一些企业则求助于第三方 Exchange 即服务服务器提供商。 Exchange Online（由 Microsoft 自己托管的服务的云版本）的受欢迎程度也在增加。

无论使用何种 Exchange 模式，其主要功能都保持不变：在计算机之间发送电子邮件的消息传输代理。 通过电子邮件客户端（在本例中为 Outlook）在两端读取消息。

从本质上讲，通过使用 Exchange，您曾经发送和接收的所有电子邮件都会永久存储在 Exchange Server 上。 当然，您的电子邮件的永久保留取决于个人帐户的云存储限制和帐户的持续使用等因素。 关键是在正常情况下，您仍然可以看到您的电子邮件，包括真正旧的电子邮件，即使它们没有存储在您的计算机上。

那么，如何将所有电子邮件从服务器下载到 Outlook？ 如果您希望在 Outlook 中查看所有电子邮件，有两种方法。

方法 1：使用 Outlook 中的“更多”链接

Outlook for Office 提供了一种简单的方法来扩展文件夹中显示的电子邮件数量。 假设您已长期维护帐户或拥有较长的电子邮件历史记录，该应用程序通常只会显示最近的电子邮件。 但是您可以强制 Outlook 下载所有 IMAP 电子邮件，或者至少显示它们。

当您在 Outlook 中的收件箱或已发送文件夹中并向下滚动时，您很快就会到达所显示电子邮件的末尾。 在那里，您将看到一条消息，通知您可以单击链接查看更多消息：

服务器上此文件夹中有更多项目

单击此处查看 Microsoft Exchange 上的更多电子邮件

单击“单击此处查看 Microsoft Exchange 上的更多电子邮件”链接后，Outlook 会将该文件夹的其余电子邮件下载到您的计算机。 这仅在您有互联网连接时才有效。 此外，仅下载特定文件夹的电子邮件。 因此，如果您在“已发送”文件夹中，您只会收到您曾经发送过的所有电子邮件。

如果您进行邮箱搜索，此原则适用。 当您键入搜索查询并显示结果时，如果有大量与搜索词匹配的电子邮件，您可能会在结果页面底部看到以下内容：

显示最近的结果…

更多的

单击“更多”链接会下载与您的搜索查询匹配的其余电子邮件。

如果您希望一目了然地查看某个文件夹中的所有电子邮件，您可以通过 Outlook 的 Web 应用程序登录您的帐户。 这会将您带到您帐户的 Microsoft Exchange Server 界面，您可以看到那里存储的所有内容。

方法 2：更改 Outlook 中的“邮件保持离线”设置

这是确定 Outlook 在您的计算机上保留多少个月的电子邮件的设置。 请记住，这仅在使用 Microsoft 电子邮件客户端或认可的企业电子邮件服务提供商时有效。 您甚至可以增加或减少保留邮件的数量。 您还可以告诉 Outlook 将每封电子邮件保存在本地。

据微软称：

Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013 和 Outlook for Office 365 提供 1、3、6、12 或 24 个月或全部选项。 Outlook 2019、Outlook 2016 和 Outlook for Office 365 提供 3 天、1 周和 2 周的附加选项。

事不宜迟，以下是您需要做的：

• 启动 Outlook 应用程序。
• 前往“文件”选项卡。
• 选择帐户设置下拉选项。
• 扩展选项后，选择“帐户设置”。
• 在“帐户设置”窗口中，选择“电子邮件”选项卡。
• 如果您在 Outlook 中有多个帐户，它们将显示在此处。 选择您要调整其设置的设置，然后单击更改按钮。
• 将显示更改帐户对话框。 确保选中使用缓存 Exchange 模式复选框。
• 将“邮件保持离线”滑块移动到所需的年数、月数、天数或周数。 （如果滑块显示为灰色，您的管理员可能已阻止您更改设置。）
• 单击下一步按钮。
• 将出现一个弹出窗口，要求您确认配置更改。 单击确定。
• 单击完成并重新启动 Outlook。

您应该很快会在 Outlook 底部看到一条消息，通知您“您的文件夹是最新的”。 这仅在 Outlook 完成从 Microsoft Exchange Server 下载所有邮件后才会出现。

仅在有足够存储空间时才选择全部选项。 您的设置应与磁盘上的空间量相匹配。 如果您选择将所有电子邮件下载到空间有限的磁盘，问题是不可避免的。 我们建议您先从存储中删除所有不需要的项目以释放​​更多空间。

当然，您可能会发现很难决定从您的存储中删除什么，所以我们在这里为您提供帮助。 您是否知道除了系统上的明显文件外，还有一些垃圾文件除了增加您的存储使用量之外毫无用处？ 当然，您想摆脱它们，但找到它们的位置可能是一个问题。

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