如何创建培训手册：使其变得简单的步骤和工具

迟早，每个公司或组织都需要创建培训手册。 通常，他们需要创建多个手册来涵盖内部和外部培训需求。

在内部，培训手册帮助所有员工在工作过程中保持高效和高效。

在外部，培训手册是客户教育、培训以及最重要的是满意度的关键内容。

但是，如果您像我一样，“培训手册”一词会让人联想到一个单调的心理画面。 一本厚厚的、企业外观的小册子，封面装订平淡。 也许它上面有一些库存图像，或者它只是一个坚实的封面上的标题。

所以，首先，让我们从我们的脑海中抹去那幅画。 旧的小册子格式仍然在世界上占有一席之地（例如您汽车的手套箱），但现在有更多选择。 今天的培训手册看起来或功能都不像过去的培训手册。 任何人都可以创建一个。

在这篇文章中，我们将介绍如何编写出色的培训手册以及创建它时的一些选项。

培训手册的目的是什么？

尽管传统培训手册的包装发生了变化，但其崇高的目的始终如一。

培训手册是一组用于提高工作、流程或任务执行质量的说明。 公司使用培训手册进行现场、远程、按需和及时培训。 一些常见的应用包括：

• 入职新员工
• 推出新的软件和系统
• 新的协议或流程文档
• 共享标准作业流程
• 客户培训和教育
• 产品说明和信息

公司创建员工培训手册以提高组织生产力并确保每个人都拥有在工作中表现出色所需的工具和信息。

另一方面，公司和组织也创建了支持其客户的培训手册。 当某些功能派上用场时，他们会教授如何使用他们的产品，并演示关键的工作流程。

客户教育培训手册可帮助用户充分利用他们的购买。 它们是关键资源，每家成功的公司都提供它们。

最好的培训手册是易于理解的信息指南。 他们使用相关的示例和图像以清晰的语言阐述概念。 如果做得好，一份好的培训手册就会成为员工和经理或客户和客户值得信赖的资源。

如何编写培训手册

编写出色的培训手册可能令人生畏，但并非必须如此。 通过正确的方法，您可以快速从大纲转到生产，并为您的同事或客户（无论您的受众是谁）提供有用且易于使用的资源。

就是这样。

第 1 步：定义您的受众

当您开始编写培训手册时，第一件事就是知道您是为谁编写的。 为此，请了解人们何时、何地以及如何访问您的培训内容。

要了解您的听众，您可能会提出并回答以下问题：

• 什么会将它们带到您的培训手册中？
• 他们的专业水平如何？
• 他们在什么行业工作？
• 他们有多少时间？
• 他们是否偏爱书面或视觉内容？
• 您是否需要注意语言或文化参考？

回答这些问题有助于您调整内容的大小。 通过了解受众技能水平、背景和内容偏好等信息，您可以构建内容以满足他们的期望和需求。

很容易跳过这一步，告诉自己你对你的听众有一个隐含的理解。 而且，虽然您可能会这样做，但花一些时间充实它并使图片清晰聚焦将帮助您制作真正解决受众问题的培训内容。

第 2 步：规划您的内容

一本很棒的培训手册很容易浏览。 第一次遇到它的人可以轻松地发现他们需要的信息，并且回访用户能够快速找到特定的内容和主题。

您可以通过战略性地规划您的内容来确保您的培训手册就是这种情况。 简而言之，这意味着布置所有培训材料并以合乎逻辑的方式组织它们。

您可以使用不同的主题来组织和分类培训手册中的主题。 您可以通过以下方式组织它们：

• 高级主题的初学者
• 要做的工作
• 产品特点
• 使用频率
• 受观众欢迎

对于简短的一次性培训内容，这可能是一个快速过程，或者如果您要创建综合指南，则可能需要更多时间。

如果您确实有很多主题，请考虑将它们分组并使用标题和子部分在您的手册中创建逻辑流程和组织。 使用此结构在最终手册中创建目录。

第三步：确定内容呈现格式

您了解您的观众，并且您知道您想要什么封面，所以现在是时候确定您将如何展示您的内容了。

在许多情况下，会有理想的方式来交付您的内容。 弄清楚它是什么需要考虑你的观众和你的内容。 您有多种交付方式。 培训手册的常见交付媒介包括：

• 知识库文章
• 视频教程
• 在线课程
• PDF 指南
• 印刷指南书或小册子

当涉及到您的听众时，请考虑他们的背景。

• 他们在使用本培训手册时在哪里？
• 他们可以使用哪些工具和资源？
• 他们将无法访问什么？
• 他们有多少时间？

诸如此类的问题会告诉您，视频、交互性和特定评估策略等内容是否是包含在您的培训材料中的可行技术。

同时，有些主题更适合视频，而另一些则更适合文字和图像。 如果您要展示需要在行动中看到的复杂过程，您可以考虑使用视频。 如果您正在处理许多离散的、简单的序列，那么使用图像支持的书面格式可能是理想的。

一件好事是，今天的培训手册通常是在线提供的。 您可以将不同的格式合二为一，并提供丰富的媒体支持内容。

第 4 步：开发您的内容

此时，您已准备好开始开发您的内容。

对于基于视频的培训手册

如果您正在为培训手册创建视频，那么您可以开始故事板、脚本、录制和编辑视频。

如果您以前从未创建过视频，请不要气馁采用这种方法。 TechSmith Camtasia 是专业视频创作者使用的出色工具，但对于初学者来说很容易上手。 还有大量很棒的教程可以让您立即进行创作。

此外，我们还提供 TechSmith Academy，这是一个免费资源，从有抱负的创作者到高级创作者，每个人都可以在这里找到入门和提升技能所需的所有资源。 查找有关培训、视频创作等大量主题的内容。

用于基于文本和图像的培训手册

将使用书面文本和图像构建的培训手册可能看起来已经过时，但事实并非如此。 在许多情况下，这将最适合您的受众和您的内容。

如果您的手册涵盖基于计算机的过程，请捕获每个步骤的屏幕截图。 或者，对于现实世界的过程，展示过程的照片或图形插图是理想的。

为清晰注释图像

屏幕截图和图像通常需要进行一些调整才能真正理解它们的意思。 通常这意味着添加注释，如箭头、形状和其他标注。 另一个不错的方法是删除或隐藏敏感或不必要的信息。

使用 Snagit 中的绘图和编辑工具来编辑您的图像，以便它们传达正确的信息，并模糊或删除不必要或敏感的信息。

编辑您的所有图像以准备将它们包含在您的培训手册中。

第 5 步：组装并交付您的手册

现在是创建培训手册通常变得乏味的时候。 将图像添加到模板、文档或其他来源的过程涉及格式设置问题、图像大小问题以及其他类似的、不可预见的挑战。

在这种情况下，一个简单的解决方案是从 Snagit 中的模板创建。 这使您可以在一个快速过程中选择要包含在手册中的图像、添加文本、排列顺序以及选择外观。

Snagit 附带了许多专业模板供您选择，您可以在 TechSmith Assets for Snagit 中找到更多免费和高级模板和其他资源。

这是一种很好的使用方法，因为您可以承担需要涵盖的每个流程或任务，并创建手册的单独部分。

然后，您可以将每个文件保存为 PDF 或图像以供共享、编译成完整的指南或单独发布在公司内部网中。

当然，制作单独的独立文档可能不是正确的方法。 在这种情况下，您可以考虑使用 Zendesk 或 MadCap Flare 等工具来创建知识库支持中心或帮助文件文档。

如果您正在创建在线知识库，您应该能够同时使用视频、图像和书面内容。 因此，发挥创意并制作涵盖受众可能需要的所有内容的内容。

第 6 步：跟踪反馈并更新您的内容

创建培训手册的最后一步是征求反馈并保持更新。

如果您与听众互动，请听取他们对您提供的帮助的反馈。 根据他们所说的，看看是否有需要扩展的主题或尚未涵盖的主题。

与往常一样，系统将发生变化，产品和功能将更新，您的内容将需要更新以保持相关性和有用性。 确保保留所有工作的源文件，以便您可以轻松返回并进行更新。

结论

培训手册不再需要像以前那样厚重、枯燥。 人们习惯于在线学习，与模拟信息源相比，他们通常更喜欢在线学习。

在线培训手册也比纸质手册更容易访问和浏览。 它们是可搜索的，并允许用户为特定页面添加书签，以便轻松快速地访问常用内容。

使用此处共享的正确工具和流程，您可以为同事或客户创建出色的培训手册。

编者注：本文最初于 2019 年 7 月发布，并于 2020 年 9 月更新，以确保准确性和全面性。