认识上下文切换，工作场所的头号生产力杀手

对于我们大多数人来说，我们的工作日从启动我们的手机和电脑开始，这样我们就可以检查我们的电子邮件，赶上 Slack 消息，并查看我们的任务列表。 打开不同的应用程序并在多个工具之间切换有很多。

所有这些在不同工具、任务和资源之间来回切换的过程称为上下文切换，它占据了我们大量的工作时间——大部分时间我们甚至都不知道。 我们已经习惯了上下文切换，它看起来很正常，但它的成本很高。

在这篇文章中，我们将看看：

• 什么是上下文切换以及我们为什么这样做
• 上下文切换的代价
• 如何防止上下文切换

什么是上下文切换？

直到最近，术语上下文切换还专门指计算机存储一个进程状态以便稍后返回的过程。 这使我们能够相当无缝地从一个应用程序或程序切换到另一个应用程序或程序。

上下文切换现在已经进入我们描述人类行为的语言，指的是我们倾向于从一项任务转移到另一项不相关的任务。

当我们在查看我们的电子邮件收件箱、检查我们的日历和接听客户电话之间跳跃时，我们正在上下文切换。 多任务处理是我们倾向于用来描述上下文切换的另一个词，尽管这两个词确实存在差异。

我们最终对计算机的了解是，它们在切换任务时很吃力。 越来越明显的是，情境切换确实需要付出代价，因为它也适用于人类行为。

为什么我们总是“上下文切换”？

尽管我们知道上下文切换不是最有效的工作方法，但我们仍然一直在这样做。

这是因为上下文切换已成为现代劳动力中不成文的期望。 持续的紧迫感和不断打扰我们的通知，以及零星会议的盛行，都让我们养成了上下文切换的习惯。

我们有一种错误的紧迫感

无论有意与否，快速响应在工作场所经常得到回报。 这就产生了这样一种感觉，即要想成功，你必须有一种紧迫感。

许多这种感知到的紧迫感都围绕着 Slack 或 Teams 等消息应用程序发送的通信。 当收到指示新消息的通知时，很难动摇需要立即响应的感觉。

无论我们自己设定期望还是其他人为我们设定期望，很容易看出快速反应的价值如何带来紧迫感，从而导致习惯性的上下文切换。

我们不断收到通知

研究表明，70% 的美国人在收到通知后 5 分钟内查看手机，平均每个人每天收到 65-80 条通知，很明显，这是我们日常生活中持续存在上下文切换的主要原因。

通知本身并不是天生的坏事，但挑战在于它们具有令人上瘾的品质。 当我们收到通知时，我们的大脑会接收到多巴胺的激增，这是我们有条件追逐的东西。

尽管您可能不会立即响应您收到的每条通知，但即使是识别、处理和决定针对每条通知采取适当行动的行为也是一种上下文切换。

我们参加了太多不必要的会议

在《2021 年会议的未来报告》中，我们了解到员工每个月在非生产性会议上花费 31 个小时，平均每周参加 11-15 次会议。

以这种速度在会议之间跳来跳去意味着很难找到深入、专注的工作所需的长时间不间断的时间。

人们可以通过每周发起“无会议日”来克服这种专注时间的障碍，这些日子专门用于专注的工作。

保护您的时间的一种方法是每周启动“无会议日”。 另一个是重新考虑是否真的需要召开定期会议。

上下文切换的成本是多少？

上下文切换的高成本是一个非常真实的事情，但我们继续定期进行。 它已经成为我们习以为常的事情，以至于我们常常甚至没有意识到我们正在做这件事。

从表面上看，它似乎很无辜——在您正在撰写的博客文章上点击发布之前快速回复该电子邮件有什么不好？ 在会议期间回答 Sally 关于 Slack 的问题可能不是什么大事； 你可以在睡梦中回答这个问题！

但实际上，上下文切换的成本很高。 所有这些看起来没什么大不了的小转变真的加起来了。 当然，上下文切换会对您的工作效率产生负面影响，但上下文切换对人脑的影响实际上远不止于此。

我们在工作中的感受会受到这种行为的负面影响，加州大学尔湾分校完成的一项研究证明了这一点。 该研究调查了我们在工作中的感受，发现在反复中断仅 20 分钟后，压力、沮丧、工作量、努力和压力显着增加。

这是有问题的，因为我们的日常生活经常被打扰。 根据 The Anatomy of Work Index，超过三分之一的员工对持续不断的通知 ping 感到不知所措。

它还为我们提供了一些惊人的统计数据，说明上下文切换在我们的生活中是多么普遍。 在电子邮件和视频通话方面，与一年前相比，分别有 42% 和 40% 的人花在这上面的时间更多。 52% 的受访者表示，他们在一年多前的虚拟会议期间同时处理多项任务，50% 的受访者认为有必要立即响应通知。

当您查看代际差异时，这些上下文切换统计数据会变得更加明显。 千禧一代和 Z 世代报告称，他们比整体员工感到不知所措。

上下文切换的代价可能包括生产力下降、注意力持续时间短、时间浪费和倦怠。

生产力下降

在任务之间来回切换会降低我们的工作效率也就不足为奇了——你可能经历过这样的日子，你接触了很多很多任务，但到一天结束时还没有完全完成一个任务。

人类的大脑根本无法应对我们强加给他们的大量上下文切换——根据 The Workgeist Report '21，45% 的员工表示上下文切换会降低他们的工作效率，而 43% 的员工表示频繁在应用程序和工具之间切换是很累。

注意力持续时间短

当您进行上下文切换时，您的全部注意力不会跟随您。 当你从一个任务切换到下一个任务时，你的一些注意力会留在原来的任务上，其余的注意力会跟着下一个任务。

正如您可以想象的那样，随着越来越多的转换发生，您剩下的注意力会大大减少。

这就是为什么您会发现自己在进行最近的活动时会插话提醒您之前的任务——您还没有完成这些任务。

你的注意力现在分散在你接触过的所有任务上，而不是专注于手头的任务。 上下文切换不是人类大脑的设计目的，它也不是生产力的理想选择。

浪费时间

加州大学欧文分校的研究人员在 2005 年进行的一项研究表明，中断后平均需要 25 分 26 秒才能完全恢复工作。

当我们将该数字应用于典型工作日中经历的中断次数时，留给我们的就是每天浪费时间的实际小时数。 时间花在没有做任何有成效的事情上，而是试图从我们中断的地方继续。

上下文切换也有时间成本，这与行为导致的压力和疲劳有关，并导致效率低下和重做。

上下文切换会造成太多任务和中断的恶性循环，再加上由于工作量造成的压力和绩效不佳。 当我们停留在这个循环中时，我们会继续浪费时间。

在极端情况下：倦怠

我们的工作记忆是完成工作的必要组成部分，但它有一个限制。 我们脑子里一次只能保存这么多信息，而且当我们每天都在上下文切换时，我们一直在测试这个限制。

如果您曾经发现自己多次重读同一封电子邮件以掌握其中包含的信息，那么您很可能经历过脑雾现象。 这是指当上下文切换达到不健康水平时人脑所经历的精神疲劳的一种方式。

头痛、失去动力、感到筋疲力尽和疲倦都是倦怠的迹象。 当上下文切换在我们的日常生活中变得过于普遍时，这些症状很容易开始蔓延。

如何防止职场情境切换？

上下文切换本身并不是坏事。 发生某种程度的上下文切换实际上是一件好事，这是一种解脱，因为它几乎不可能从我们的生活中根除。

好消息是你可以实施策略来帮助确保你所做的上下文切换是必要的，而不是基于虚假的紧迫感或其他常见的罪魁祸首。 这里有一些尝试！

为一天创建“焦点边界”

练习时间阻塞

在不间断工作的情况下，专注时间至少为两小时。 很难在定期弹出的通知和中断中获得这段时间。

一个好的策略是阻止你的时间。 浏览您的日历并为所有事情确定专门的时间。 将检查电子邮件和参加会议等肤浅的任务分块放在一起，将需要更深入、更专注的任务放在一起。 它是“万物皆宜，万物各得其所”的日历版本。

一些电子邮件客户端和工作场所日历甚至可以在您的日历上自动安排专注时间块。

设置“主题日”

如果您是一名经理，或者您的角色要求您在多个团队中工作，以这种特定方式占用您的时间似乎令人生畏。 如果是这样，主题日可能是帮助您管理情境切换的不错选择。

使用主题日方法，您可以为一周中的每一天分配一个功能、目的或重点。 重要的是要确保以适合您特定需求的方式进行设置——这里不一定有一个适合所有人的答案。

如果您花两天时间进行团队合作，花一天时间进行创造性的独立项目，花一天时间进行管理，您的一周是否会过得很好？

也许 Dan Sullivan 的自由日、焦点日和缓冲日模型等主题适合您。 尝试几种方法，看看哪种方法最适合您的独特情况。

全天练习单一任务

只有当您可以训练自己在足够长的时间内坚持一项任务以进入一段专注的工作时，设置您的时间表以减少上下文切换的成本才有效。 这当然是可能的，但需要有意识地养成习惯。

可以支持您处理单一任务的一些习惯是：

• 消除干扰
• 设置计时器（从小处着手）
• 首先摆脱能量消耗和“几乎完成”的任务

你不能期望在一夜之间完全扭转一个坏习惯，比如不必要的上下文切换，但你可以采取措施通过养成新的支持习惯来改善它。

摆脱“注意力残留”

为了将注意力完全投入到一项新任务中，您必须实际完成最后一项任务。 如果你还没有，你的部分注意力将停留在那个未完成的任务上。

剩下的粘性部分就是所谓的“注意力残留”，事实证明它不利于开始新任务。

那么如何摆脱“注意力残留”呢？ 您可以尝试将相似的任务批处理在一起——人脑在相似任务之间进行上下文切换的难度较小。

在切换任务时使用内置的例程和仪式也很有帮助——这些可以作为大脑的缓冲器，并向其发出明确的信号，表明是时候切换档位了，这可以减少“注意力残留”。

定期休息以充电

我们在一天中都有精力充沛和精力不足的时候，您可能会注意到，当您处于精力不足的时期时，您的思绪会走神。 这会让您面临意外上下文切换的风险，但您可以阻止它！

在一天中短暂休息将有助于保持精力充沛并专注于工作。

除了标准的午餐和喝咖啡休息时间外，全天进行短暂的休息是保持精力充沛和专注于工作的好方法。

微休息可以看起来像几分钟的伸展运动、绕着街区走一圈，或者看一段有趣或温馨的视频。

然而，结合休息是保持精力充沛和思想远离不必要的上下文切换诱惑的好方法。

在一天结束时脱离工作

上下文切换及其对人脑的影响不仅仅存在于您的工作日范围内。

如果您在一天结束时没有很好地脱离工作，您的大脑将很容易停留在发生的活动、未完成的事情以及明天等待您的任务上。 这会让您感到精疲力竭，无法集中注意力迎接第二天的工作。

为确保您在一天结束时彻底休息并为明天的任务休息和恢复体力，可以尝试一些例程和技巧。

有些人发现通过将相关的后续步骤添加到他们的日历或待办事项列表来组织一天结束时未完成的工作是一种有用的方法，可以阻止持续运行的待办事项列表在他们的脑海中占据一席之地小时。

其他人发现看看未来几天和分配给他们的工作，可以帮助他们做好准备，并能够在一天结束时有效地结束工作。 尽管如此，其他人已经开始简单地承认工作日已经结束，并发现这非常有效。

找到一种适合你的方法并练习，直到它成为一种习惯。

控制通知

摆脱不必要的通知

您真的需要手机和桌面发送给您的所有通知吗？ 可能不是——而且可能有一些你现在只是简单地忽略了。

浏览您拥有的每个应用程序并评估是将通知保持打开状态、完全关闭它们还是调整通知样式以减少干扰是一个好主意。

让我们以 Slack 为例。 关闭应用程序的所有通知可能不是一个好主意，但肯定有一些渠道不需要推送通知。

在更多社交渠道上屏蔽通知，并在直接消息和特定于项目的渠道中保持通知可以大大减少干扰，同时还可以让您了解需要实时接收的详细信息。

用你所有的应用程序完成这个练习可以在你的一天中创造很多美好的宁静，并显着减少不必要的上下文切换。

利用“请勿打扰”模式

如果完全关闭通知让你有点紧张，但你仍然想避免上下文切换的高成本，“请勿打扰”模式可能会很适合你。

有了这个功能（在 Android 和 iPhone 上都可用），而不是从整体上使来自特定应用程序的通知静音，您可以将所有通知静音一段时间。

如果您正在尝试我们之前讨论的时间限制策略，您可以选择在需要深度和专注工作的时间段期间使用“请勿打扰”模式，并且请放心，您认为必要的任何通知仍会通知您你在今天剩下的时间里。

计划检查通知的时间

就像您可能会安排时间查看您的电子邮件一样，安排时间查看您的通知可能会有所帮助。 这种方法减少了通知引起的即时分心，因为你知道你有专门的时间块来检查它们。 将这段时间实际记入您的日历很重要。

最好记下您需要跟进或立即采取行动的任何内容，这些内容来自您的通知检查。

依赖你的记忆当然可能是错误的，但它也需要一些注意力来担心记忆——因为我们的整个目标是尽量减少伴随上下文切换的注意力分散，不写下这些新任务会适得其反。

上下文切换常见问题解答