使用条件格式使重要的 Outlook 邮件脱颖而出

Outlook 允许您以多种方式创建和自定义文件夹视图，例如添加和删除列或对邮件进行分组和排序。 您还可以应用规则使 Outlook 根据其属性（如发件人、主题行或时间戳）以不同方式显示邮件。 这称为条件格式。 让我们来看看它是如何工作的。

更新：我们的一位读者提醒我们，条件格式仅适用于 Windows 版本的 Outlook 而不是macOS 版本。 谢谢，克里斯蒂！

入门

要开始设置条件格式，请前往查看 > 查看设置。

您还可以通过右键单击文件夹头并选择“查看设置”命令来访问高级查看设置。

高级视图设置窗口允许您自定义文件夹视图。 单击“条件格式”按钮。

这会将您带到条件格式窗口，您将使用该窗口来设置消息格式的不同规则。

“此视图的规则”列表中显示的项目是未自定义文件夹视图附带的默认规则。 例如，您可以看到“未读消息”以粗体、蓝色 Segoe UI 字体显示，大小为 11 磅。

规则如何运作

“规则”是邮件必须满足的条件，Outlook 才能应用格式。 例如，在默认规则中，“未读邮件”规则在邮件被标记为未读时激活。 激活该规则后，Outlook 将使用粗体、蓝色、11 磅 Segoe UI 字体来显示它。

Outlook 从列表顶部开始按顺序应用规则。 列表中较高的规则优先于较低的规则。 这在实践中如何运作？ 假设您有两条规则，一条位于列表顶部，将字体更改为绿色，另一条位于列表下方，将字体更改为红色。 如果一条消息同时满足这两个规则的条件，则字体将更改为绿色，因为该规则在列表中较高——将字体设置为红色的规则将被忽略。

使用默认规则，您只能更改字体。 您无法删除默认规则、移动订单或更改规则的条件。 不过，您可以通过在“此视图的规则”列表中取消选中默认规则来关闭它们。

如何添加新规则

在条件格式窗口中，单击“添加”按钮。 一个名为“Untitled”的新规则将被添加到列表中。 为您的规则命名，然后单击“条件”按钮。

“过滤器”窗口可让您决定邮件格式化必须满足的条件。

我们将在这里使用一个简单的示例，让它查找由“Rob Woodgate”发送并在“主题”字段中包含“Outlook”一词的邮件。

为此，首先单击打开通讯录的“发件人”按钮，然后选择一个联系人。

然后我们将“Outlook”添加到“搜索单词”字段中，确保从“In”下拉列表中选择“Subject Field Only”选项。 完成后单击“确定”。

返回条件格式，单击“字体”按钮。

我们将使与我们设置的过滤器匹配的消息以紫色和粗体显示。 根据需要进行设置，单击“确定”按钮，再次单击“确定”以关闭“条件格式”窗口，然后再单击一次以关闭“高级视图设置”窗口。

规则立即应用。 您可以在下面看到符合我们条件的消息现在是粗体和紫色。

这只是一个简单的例子——你可以添加很多条件，甚至是非常复杂的条件。 返回该过滤器窗口，您可以切换到“更多选择”选项卡以查看您可以选择的一系列附加条件。

在这里，您可以选择匹配消息是否：

• 它被分配了一个特定的类别
• 已读或未读
• 它有附件或没有附件
• 它被标记为高、正常或低优先级
• 它已被您、其他人、没有人标记或标记为完成
• 您要搜索的文本需要与大小写匹配
• 它是特定尺寸，大于或小于特定尺寸，或介于两种尺寸之间

切换到“高级”选项卡，您可以创建复杂的条件。

“高级”选项卡允许您从 Outlook 中的任何位置选择任何字段，并选择要匹配的条件。 这可能非常简单，例如将发件人与确切地址匹配，但您有很多选项可供选择。 假设您希望您的规则与您收到的电子邮件相匹配。 单击“字段”按钮，指向“日期/时间字段”，然后单击“接收”选项。

单击“条件”下拉菜单以选择您的条件。

选择比您预期的要多得多：

• 随时
• 昨天
• 今天
• 明天
• 在过去 7 天内
• 在接下来的 7 天内
• 上星期
• 本星期
• 下周
• 上个月
• 这个月
• 下个月
• 在
• 在或之后
• 在或之前
• 之间
• 存在
• 不存在

您可以选择的其他字段提供类似数量的选项。

选择您的条件，添加一个值，然后单击“添加到列表”按钮。

您可以根据需要向列表中添加任意数量的条件。 为了让您了解有多少字段，这里只看一下“所有邮件字段”菜单。

“所有联系人字段”菜单有超过四列的选项——太多我们无法将其放入合理的屏幕截图中。 因此，我们不会逐个介绍每个字段和条件，但现在您知道它们在哪里以及如何使用它们。

您可以在规则中设置多个条件，以获得您喜欢的具体内容。 是否希望 Outlook 以红色 16pt 字体显示来自某个联系人、在过去 7 天内收到、主题中包含特定单词并包含附件的邮件？ 不是问题。

如何删除规则

如果您已创建规则但不再需要它，则可以轻松删除。 在条件格式窗口中，选择要删除的规则，然后单击“删除”按钮。 请记住，您只能删除您创建的规则，而不是 Outlook 的内置默认规则。

您可以添加任意数量的条件，并拥有任意数量的规则。 正如我们之前向您展示的那样，一旦您按照您想要的方式设置了条件格式规则，您就可以将视图复制到另一个文件夹，或者如果您愿意，可以复制到所有文件夹。