最终实现无纸化的 7 个简单技巧

已发表: 2022-01-29

（照片：通过 Getty Images 提供的 seb_ra）

您的厨房柜台、餐桌或其他不属于它们的地方有多少张纸？ 您是否会保留收据以备再次需要时使用？ 您是否保留了一堆兽医的文件，以防您需要准确记住三年前您的宠物服用了什么药物？ 所有这些文件都在那里等待你能够处理它的时间，无论这意味着什么。 （这意味着浏览每一页，然后将它们全部扔进回收箱。）是时候摆脱纸张以及随之而来的所有内疚了。 是时候无纸化了。

组织起来 我已经无纸化了将近十年。 我所说的无纸化并不是说我的生活中没有零张纸。 当然，我仍然需要我的纸质出生证明，而且我使用一个小纸质笔记本来上语言课。 然而，在大多数情况下，我不会挂在纸上。 相反，我将重要文件扫描到存储服务中，并将数字笔记保存在笔记应用程序中。 我还在手机中写下我的待办事项清单和购物清单，并将餐厅推荐固定在在线地图上。 有很多简单的方法可以从你的生活中去除纸张。

保存地图位置

数字化很容易。 困难的部分是不要让纸张开始重新进入。如果您准备好摆脱生活中的大部分纸张，那么您需要知道如何开始并保持它。

1）忘记积压

这听起来可能违反直觉，但无纸化的第一步是忘记您已经积累的任何纸张积压，而是专注于从现在开始需要采用无纸化的新习惯。 不要向后看：采取向前的方法。

总有一天你会拿到你现有的纸堆——或者不会。 现在，不要让那些文件阻碍你。 不得不处理积压的工作会让人感到不知所措，当人们感到不知所措时，他们就会拖延。 所以暂时忘记它。 相反，请努力确保积压工作不会变得更大。

2）获取这五个应用程序

您需要五个应用程序或服务来实现无纸化。 他们是：

  • 待办事项列表应用程序，
  • 扫描应用程序，
  • 在线存储服务，您可以在其中放置数字文件（稍后会详细介绍），
  • 电子签名工具（Adobe Acrobat 是一个很好的例子），用于在不打印数字文档的情况下签名，以及
  • 无需打印即可发送正式文件的文件递送服务。

在此处查看我对每种类型的应用程序的建议。

购物清单

3) 选择存储服务

让我们深入研究第三个应用程序，即存储服务，因为它比其他应用程序更复杂。 存储服务是您保存纸质文档数字版本的地方。

理想情况下，您需要一种存储服务，无论您身在何处都可以访问您的文件并对其进行备份。 一种选择是使用在线存储和文件共享服务，例如 Dropbox 或 Microsoft OneDrive。

另一种选择是使用专为想要无纸化的人设计的服务。 Neat 和 FileThis 是两个例子。 他们为无纸化的人们提供了特殊的工具，例如能够自动标记和标记它识别的文档类型，例如税收。 FileThis 还有一个“获取”服务，可以自动复制它在您的电子邮件帐户中找到的重要文件。

无论您选择哪种服务，都可以选择并坚持下去，这样您就可以将所有数字文档放在一个地方。

4) 注册电子邮件对帐单和数字支付

如果您仍然收到纸质账单和报表，请尽可能注册以通过电子邮件接收它们。 如果您仍然定期发送支票，请查看是否可以改为在线支付。

尽管公用事业公司和银行多年来一直接受数字支付，但最后不接受数字支付的是房东和管理公司。 如果您陷入这种困境，请尝试解释当他们接受数字支付时，他们会更快、更可靠地获得资金。 即使是最小的企业也可以接受直接银行转账，几乎不收取任何费用。 当您可以以数字方式支付所有账单而不是使用支票和信封时，您就离无纸化更近了一步。

5）扫描和切碎

现在是时候开始培养新习惯了。 扫描和切碎或回收是您最常做的事情。 我更喜欢使用移动应用程序进行扫描，但您也可以使用桌面扫描仪或多功能打印机上的扫描功能。

为自己制定一条类似这样的规则：当我得到一张需要数字化的新纸时，我会立即用手机扫描它，然后将纸放入回收或碎纸堆中。 更好的是，直接将其丢弃在碎纸机中。 干嘛要等？

文件存储

强迫自己遵循这个习惯可能很难。 “我现在没有时间扫描这个，”你可能会说。 通过扫描你积压的一两个文档来练习你的新习惯，只是为了尝试一下。 多久时间？ 你用的是哪个应用程序？ 您可能还会发现，在自然光下扫描文档比在室内照明下扫描更顺畅。 一旦您了解了如何做以及需要多少时间，您可能会更轻松地完成它。

6) 开发其他工作流程

扫描和粉碎是一种工作流程。 随着您对无纸化生活方式感到满意，您会发现在其他情况下需要更多工作流程。

举个例子：当您购买新产品时，您可以拍摄用户手册、收据、保修和序列号或任何其他相关信息。 将这些图片上传到您的存储服务，然后删除无关文件。

您可能创建的另一个工作流程是保存一堆您认为应该切碎但现在不确定的文件，然后在专门的一天完成它们。 选择一个时间和日期，无论是每个星期六还是每月的第一个星期日，然后用那个时间来清理你的堆栈。

有时您可能希望在保留原件的同时扫描文件，例如保险证书、房主文件等。 通过将它们数字化，您可以创建一个备份副本并确保您可以访问它们包含的信息，即使您无法获得原件。

7）不要想太多

有些文件您会质疑是保留原件还是将它们数字化并切碎。 当你面临一个艰难的决定时，不要想太多。 无纸化应该让你的生活更简单、更轻松——而不是更有压力。 将原件存放在文件夹、手风琴活页夹或文件柜中。 如果您坚持几张纸，没有人会来拿走您的无纸俱乐部卡。

医疗记录很棘手，因为只有在您拥有符合 HIPAA 标准的系统时，您才应该将它们数字化并以电子方式存储。 您可能会决定将它们简单地放入文件夹或手风琴活页夹中，并每年筛选一次以获取任何准备好扔掉的东西。

也就是说，不要坚持或打扰无目的的数字化文件。 如果你是那种坚持不懈地相信你在做负责任的事情的人，那么撕碎和回收任何东西都会让人感到害怕。 但是，您是否需要这张收据来购买三明治或两年前的福利声明解释？ 把它们切碎然后放手。