6 个 Google 文档功能可帮助您创建更好的文档

有时我们会寻找提示和功能来更快地做事。 然后，在其他时候，我们只想把它们做得更好。 在这里，我们将介绍几个可以改进您的文档的 Google 文档功能。

1. 使用表格来组织文本

一些文本属于一个段落，项目通常进入一个列表，然后有一些细节在表格中看起来更好。 您可以在 Google Docs 中轻松插入表格，甚至可以查看其中一个有用的模板。

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例如，这里的信息是列表形式，这很好。 但是一张桌子会让它看起来整洁干净。

选择“插入”选项卡，移至“表格”，然后选择列数和行数。 当表格出现时，将您的数据弹出到其中。

您可以使用粗体或颜色格式化表格中的字体，对表格进行排序以便于查看，如果您想以不同的方式显示数据，还可以重新排列行和列。 因此，表格不仅看起来不错，而且使操作文本变得简单。

Google Docs 还提供了一些表格模板。 您可以使用产品路线图、评论跟踪器、项目资产或启动内容跟踪器。 每个模板都有标题和下拉列表，可以轻松包含您需要的数据。 但是，当然，您可以编辑模板以满足您的需要。

如果您对使用模板感兴趣，请转到插入并移至表格 > 表格模板以查看选项。

选择您想要的，它会弹出到您的文档中供您使用。

2.插入下拉列表以轻松选择项目

如果您的文档中有随时间更新的详细信息，则可以插入和自定义下拉列表。 这使您或您的团队可以选择项目，而不是键入、格式化或输入不正确的信息。

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选择“插入”选项卡并选择“下拉菜单”。

您将看到项目状态和审查状态的几个预设下拉菜单。 这些与上面讨论的表格模板中使用的下拉列表相同。 要查看列表项，请将光标悬停在列表中的该预设上。 如果您使用预设，您可以对其进行编辑以满足您的需要。

您还可以通过在“文档下拉列表”框中选择“新建下拉列表”来创建自己的列表。 然后，为列表命名，输入您的列表项，选择颜色，然后点击“保存”。

3.为概述添加摘要和大纲

为了让您的读者了解您的文档，您可以使用内置的摘要和大纲功能。

相关：如何在 Google Docs 中使用文档大纲

选择文档左上角的显示文档大纲图标。 如果您没有看到它，请转到查看并选择“显示大纲”。

如果要包含摘要，请单击加号并键入文本。

要使用大纲，请使用标题格式化文档部分。 选择一个标题，转到“格式”>“段落样式”，然后从弹出菜单中选择一个标题级别。

大纲会自动更新以包含您的标题。 如果您使用不同的标题级别，您也会在大纲中看到层次结构。 您的读者可以在大纲中选择一个项目以直接进入文档的该部分。

4. 包含导航目录

当您创建冗长的文档或类似手册的内容时，目录可以帮助您和您的读者浏览文档。

相关：如何在 Google Docs 中创建目录

Google Docs 提供了一个方便的功能来插入目录并保持更新。 转到插入，移至目录，然后在弹出菜单中选择一种样式。

像上面的大纲一样，您需要使用标题格式化您的部分。 然后它们会自动显示在目录中。

在文档中添加或删除部分时，您可以更新目录。 选择表并单击更新图标。

5. 使用链接让读者快速访问

由于 Google Docs 是一个基于 Web 的应用程序，因此使用链接让您的读者可以快速访问资源、其他文件或网站是一个不错的选择。

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选择要链接的文本、图像或对象，然后单击工具栏中的“插入链接”按钮或转到菜单中的“插入”>“链接”。

然后，您可以添加 URL、选择文档，甚至链接到文档中的某个位置。 单击“应用”，您将看到您的项目已链接。

当您将光标放在链接上时，您会看到预览芯片出现。 选择链接以在新的浏览器选项卡中打开它（除非它用于您文档中的某个位置。）

6.使用书签跳转到文档位置

如上所述，向文档添加链接对您的读者很有帮助。 由于您也可以使用该功能链接到文档中的点，因此请考虑添加书签。

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您的表格、名称或特定文本可能未格式化为要包含在大纲或目录中的标题。 通过使用书签，您的读者可以直接跳转到文档中的该位置。 另外，如果您想在电子邮件或聊天中共享书签的链接，您可以复制它。

选择要添加书签的文本或项目。 转到“插入”选项卡并选择“书签”。

您会看到附在文本或项目上的书签图标。 从那里，您可以使用复制图标来获取链接以在其他地方分享，如果您愿意的话。

要在文档中添加指向书签的链接，请按照上述步骤插入链接。 然后，选择弹出菜单底部的“标题和书签”并选择书签。

您将在文档中看到链接的项目。 您和您的读者只需选择链接并单击“书签”即可访问该地点。

无论您是使用表格来获得干净的外观，还是使用下拉列表来轻松输入项目，还是使用摘要和大纲来进行概览，这几项 Google 文档功能都可以使您的文档对您的读者更具吸引力和实用性。

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