提高会议效率的 5 个技巧
已发表: 2022-01-29每个人对会议都有自己的看法，例如为什么有些会议根本没有必要，或者是什么让它们不必要地冗长。 改进会议并不难。 只需最少的准备和深思熟虑，会议就可以成为每个人都更有成效的体验。
召开更好的会议的一个关键是首先了解您打算召开什么样的会议，然后相应地进行准备。 让我们看看四种最常见的会议类型，以了解它们的不同之处。
4种会议
最常见的会议分为四种类型：信息会议、讨论和协作会议、签到会议和工作会议。
1. 信息会议
信息会议就是这样，用于传播信息的会议。 半年一次的市政厅会议通常是信息性的。 公关简报通常也提供信息。 通常，只有一方可以共享信息。 与会者在那里吸收它。
2. 讨论与合作会议
头脑风暴会议是讨论或协作会议的例子。 信息意味着来自多个人。 协作会议也可以是解决问题的会议。 在这种会议中，一个或多个相关方可能会设定议程。
3. 签到会
签到是定期安排的会议，通常围绕特定项目进行，可能正在进行中或有预期的完成日期。 每日例会是签到会议的示例。 签到有助于确保参与某种工作或项目的所有各方都及时了解问题、解决方案、更改、进度等。 定期签到会议可以（但不一定）非常短。 如果自上次会议以来几乎没有变化或没有变化，那么会议可以在所有人都知道后立即结束。
四、工作会议
在工作会议中，人们聚在一起完成需要完成的工作。 就这么简单。 工作会议的一个例子是各种团队领导聚集在一起定义项目时间表。 他们聚在一起讨论时间表应该是什么，同时还记录了所有关键日期。 另一个例子是程序员和利益相关者聚在一起实施代码更改（例如，对网站或其他交互式产品），双方只能在彼此在场的情况下真正准确地验证。 工作会议将拖延症消灭在萌芽状态。 他们经常是协作的。
提高会议效率的 5 个技巧
1. 提前在日历上安排合适的时间
有些会议需要在日历周之前举行。 例如，任何有大量与会者的会议，例如公司全体会议或季度股东大会，都需要提前安排好，以帮助尽可能多的人为会议安排好时间。
其他会议，尤其是内部会议，真的不应该提前太远安排。 对于大多数人来说，一两个星期就足够了。 如果会议的目的是继续或解决已经开始的讨论或项目，您不希望在最近的讨论和会议之间间隔太多时间。 人们需要带着他们脑海中仍然新鲜的想法来参加会议。
在寻找适合所有人的会议时间和日期时，请使用会议安排工具。 他们消除了日程安排的痛苦并加快了进程。
2.使用清晰的主题行
无论您是通过日历邀请还是简单的电子邮件或 Slack 消息安排会议，请使用清晰的主题行。 这是每个人的生产力的关键。 主题行应该用几句话来说明会议的主题，而不仅仅是会议的目的。 清晰的会议主题行有助于每个人首先了解他们被邀请参加会议的原因。 它还提示人们应该如何提前准备。
3. 既有议程又有目标
议程是会议中将要发生的事情的列表，通常按顺序排列。 讨论会议确实受益于议程。 这是会议日程。
单独的议程并不能告诉人们会议需要发生什么。 因此，除了制定议程之外，您还需要实现目标。
会议结束时应该做出哪些决定？ 本次会议结束时会产生什么结果？ 如果您被邀请参加与新联系人的会议，那么问“您希望从这次会议中得到什么？”是完全合理的。
根据会议的复杂性，您可能不需要明确议程和目标。 例如，签到会议的目的总是相同的：签到、审查进度和提出疑虑。 对于此类会议，您可能不需要明确的议程。 有时，目标隐含在主题行中。 一个例子是“为杂志八月号设置阵容”。 目标是在工作会议中完成该任务。
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4. 定义会议负责人
每次会议都需要一个领导者或共同领导者。 在大多数情况下，是召集会议的人。 做决定要明确。
我参加过的最糟糕的会议没有领导。 这是没有方向的，没有人知道如何让我们走上正轨。 大约进行到一半时，我意识到有几个政党认为我应该领导。 我对安排它的人感到完全羞辱和愤怒，却没有明确谁应该推动谈话。 最糟糕的是，这次会议对每个人来说都毫无成效。 在另一个鲁莽的场景中，我曾经召集一个会议，安排它，并完全打算运行它，结果却让另一个同事完全接管了它。 那个让人生气。
5. 失去技术，但做演示
在浪费时间创建幻灯片之前，先问问自己：“我需要演示文稿吗？”
如果答案是肯定的，请记住幻灯片应该用来保持人们的参与度并强化您的观点，而不是为您制作。 没有人对明星擦拭纸印象深刻，也没有人愿意在来听您讲话或与您讨论时观看视频。
如果您有要炫耀的产品或服务，请展示其工作原理。 不要显示它的图片或视频。 给你的听众真正的麦考伊。
如果您想与每位与会者共享信息，请在会议之前而不是之后发送。 人们是否会提前审查是另一回事，但要给他们选择权。 然后，您可以花时间深入了解问题的核心，而且时间可能也更少。
每个人都受益于更好的会议
会议有各种形式和规模，因此有独特的需求。 尽管如此，一点准备工作对于让每个放弃时间参加的会议都富有成效大有帮助。 知道你打算举行什么样的会议也将帮助你塑造和完善你对它的期望。