成为电子表格专家的 26 个 Excel 技巧

假设您不仅更改了单元格中的换行，还更改了整个外观——字体、颜色等等。 你想把它应用到很多很多其他的细胞上。 诀窍是格式刷工具，它位于主页选项卡上，看起来像画笔。

选择您喜欢的商品，单击图标，然后单击不同的单元格以按格式绘制 - 它们将在外观上匹配，而不是在内容上匹配。 想要将其应用于多个选项卡？ 双击画笔图标，然后单击多个单元格。

键入电子表格单元格可能会令人沮丧，因为您键入的文本的默认设置是永远继续，而不是换行到新行。 你可以改变它。 通过键入Alt+Enter创建一个新行（单独按 Enter 会带您离开单元格）。 或者，单击屏幕顶部“主页”选项卡下的“自动换行”选项，这意味着所有文本都在您所在单元格的边缘自动换行。调整行/列的大小，文本重新换行以适合。

如果您有多个单元格的文本超出范围，请在单击“自动换行”之前将它们全部选中。 或者，在您输入之前选择所有单元格，然后单击换行。 然后，您输入的任何内容都将在未来换行。

这很简单，但很容易被忽视。 您开始输入一系列重复的内容，例如日期（20 年 1 月 1 日、20 年 1 月 2 日、20 年 1 月 3 日等），并且您知道自己要度过漫长的一天。 相反，开始系列并将屏幕上的光标移动到最后一个单元格的右下部分 - 填充手柄。 当它变成加号 ( + ) 时，单击并向下拖动以选择您需要填充的所有单元格。 他们将使用您开始的模式神奇地填充。 它也可以上升一列，或者在一行中向左或向右。

更好的是——您可以在没有太多图案的情况下自动填充。 再次，选择一个或多个单元格，移动到填充手柄，右键单击并拖动。 你会得到一个选项菜单。 一开始输入的数据越多，填充系列选项创建自动填充选项的效果就越好。 查看此 Microsoft 教程。

Flash Fill 将根据它在第一列中看到的数据模式巧妙地填充一列（如果顶行是唯一的标题行，它会有所帮助）。 例如，如果第一列是格式为“2125034111”的所有电话号码，并且您希望它们看起来都像“(212)-503-4111”，则开始输入。 通过第二个单元格，Excel 应该识别模式并显示它认为您想要的内容。 只需按 Enter 即可使用它们。

这适用于数字、姓名、日期等。如果第二个单元格没有为您提供准确的范围，请输入更多信息——该模式可能难以识别。 然后转到“数据”选项卡并单击“快速填充”按钮。 查看此 Microsoft 教程了解更多信息。

选择数据集的方法比使用鼠标和拖动光标要快得多，尤其是在可能包含数十万行或列的电子表格中。 单击要选择的第一个单元格并按住Ctrl+Shift ，然后按向下箭头以获取下面列中的所有数据，向上箭头以获取上面的所有数据，或向左或向右箭头以获取所有数据行（当然是向左或向右）。 结合方向，您可以获得一整列以及左侧或右侧行中的所有内容。 它只会选择带有数据的单元格（甚至是不可见的数据）。

如果您使用Ctrl+Shift+End ，光标将跳转到包含数据的最右边的单元格，选择中间的所有内容，甚至是空白单元格。 因此，如果光标位于左上角单元格 (A1) 中，那就是一切。

Ctrl+Shift+* （星号）可能更快，因为它将选择单元格的整个连续数据集，但会在空白单元格处停止。

假设您有一列全是名称，从第一个到最后一个，但是您想要两列将它们分开。 选择数据，然后在“数据”选项卡（顶部）上单击“文本到列”。 选择用分隔符（基于空格或逗号——非常适合 CSV 数据值）或固定宽度来分隔它们。 当所有数据都塞入第一列时，使用固定宽度，但由固定数量的空格或句点分隔。 其余的就像魔术​​一样，对于某些数字有额外的选择。

你有一堆行。 您希望它们成为列。 或相反亦然。 你会发疯地逐个单元地移动东西。 复制该数据，选择“选择性粘贴” ，选中“转置”框，然后单击“确定”粘贴到不同的方向。 列变成行，行变成列。

出于某种原因，您可能不得不在工作表的单元格中一遍又一遍地编写相同的内容。 这太折磨人了。 只需通过拖动光标或在单击每个单元格时按住 Ctrl 键单击整个单元格集。 在最后一个单元格上键入它，然后按 Ctrl+Enter （不是单独的 Enter）——您键入的内容将进入每个选定的单元格。

这也适用于公式，并将更改单元格引用以与其他单元格所在的任何行/列一起使用。

假设您有大量十进制格式的数字要显示为百分比。 问题是，数字 1 不应该是 100%，但如果您只需单击“百分比样式”按钮（或按 Ctrl-Shift-% ），Excel 就会为您提供。

您希望 1 为 1%。 所以你必须将它除以 100。这就是 Paste Special 的用武之地。

首先，在单元格中输入 100 并复制它。 然后，选择您要重新格式化的所有数字，选择“选择性粘贴”，单击“除”单选按钮，然后轰然炸药：您已将数字转换为百分比。 显然，这也适用于立即加、减或乘数字。

您可以将图形放在 Excel 图表的任何元素中。 任何元素。 每条、一块馅饼等，都可以支持自己的形象。 例如，上面的饼图上有一个南达科他州标志（通过选择切片、使用“系列选项”弹出菜单并选择“图片或纹理填充”来放置），以及一个嵌入式 PCMag 徽标（与插入选项卡的图片按钮）。 您甚至可以完全使用“无填充”，这会导致缺少切片。

剪贴画可以剪切并粘贴到一个元素上——用于显示花费的美元的钞票，用于管道成本的水滴，诸如此类。 混合和匹配过多的图形元素会让人无法阅读，但您拥有的选项值得进行一些数字修补。 在使用它们之前，让您的常驻平面设计师检查它们。

Excel 的图表类型比 Jimmy Carter 的种类多，但几乎不可能找到适合您的演示文稿的默认图表。 值得庆幸的是，Excel 自定义所有图表的能力堪称典范。 但是当你必须重新创建一个时，这是一种痛苦。 它不一定是。 将原始图表另存为模板。

图表完善后，右键单击它。 选择另存为模板。 将带有 CRTX 扩展名的文件保存在默认的 Microsoft Excel 模板文件夹中。 完成后，应用模板就是小菜一碟。 选择要绘制图表的数据，转到插入选项卡，单击推荐图表，然后单击所有图表选项卡和模板文件夹。 在“我的模板”框中，选择要应用的模板，然后单击“确定”。

某些元素（例如图例和标题中的实际文本）不会翻译，除非它们是所选数据的一部分。 您将获得所有字体和颜色选择、嵌入图形，甚至是系列选项（如阴影或图表元素周围的发光）。

当您在工作簿中有多个工作表都具有相同的基本布局（例如季度或年度报表）时，这个称为 3D Sum 的工作。 例如，在单元格 B3 中，随着时间的推移，您始终拥有同一周对应的美元金额。

在工作簿的新工作表上，转到一个单元格并键入一个公式，例如 =sum('Y1:Y10'!B3)。 这表示所有标题为 Y1 到 Y10（所以 10 年的价值）的工作表的 SUM 公式（加起来），并查看每个工作表中的单元格 B3。 结果将是所有 10 年的总和。 这是制作引用不断变化的数据的主电子表格的好方法。

隐藏行或列很容易——只需通过单击字母或数字标题选择整个内容，右键单击，然后选择“隐藏”。 （您可以通过同时选择任一侧的列、右键单击并选择“取消隐藏”来取消隐藏）。 但是，如果您想要隐藏一小部分不方便放置的数据，但您仍然希望能够使用，该怎么办？ 简单。 突出显示单元格，单击鼠标右键，然后选择“设置单元格格式”。 在顶部的数字选项卡上，转到类别并选择“自定义”。 在 Type: 字段中键入三个分号 ( ;;; )。 单击确定。 现在数字不可见，但您仍然可以在公式中使用它们。

您的典型 Excel 工作簿（您正在处理的文件）可以加载大量工作表（每个工作表由底部的选项卡指示，您可以命名）。 如果需要，请隐藏工作表，而不是将其删除，使其数据不仅可供参考，而且可用于工作簿中其他工作表上的公式。 右键单击底部工作表选项卡并选择隐藏。 当您需要再次找到它时，您必须转到顶部的View 选项卡，单击Unhide ，然后从弹出的列表中选择工作表名称。

顶部的“视图”选项卡菜单上还有一个“隐藏”按钮。 当你点击它时会发生什么？ 它隐藏了您正在使用的整个工作簿。 看起来您关闭了文件，但 Excel 继续运行。 当您关闭程序时，它会询问您是否要将更改保存到隐藏的工作簿。 当您打开文件时，Excel 会为您提供看似空白的工作簿 - 直到您再次单击取消隐藏。

当您取消隐藏整个工作簿时，您可能会看到列出您不知道自己隐藏的工作簿：Personal.XLSB 文件。 这实际上是为您创建的个人工作簿 Excel； 每次 Excel 启动时，它都会作为隐藏的工作簿打开。 使用它的原因？ 宏。

创建宏时，默认情况下它不适用于您创建的每个电子表格（就像在 Microsoft Word 中一样）— 宏与创建它的工作簿相关联。但是，如果您将宏存储在 Personal 中。 XLSB，它将在您的所有电子表格文件中始终可用。

诀窍是，当您录制宏时，在“将宏存储在”字段中，选择“个人宏工作簿”。 （通过打开“开发人员”选项卡来录制宏——转到“文件”选项卡，选择“选项”，单击“自定义功能区”，然后在“主选项卡”框中，选中“开发人员”，单击“确定”。）

整本书都专门用于数据透视表。 它们是您庞大的数据集合的摘要，可以更轻松地根据您的参考点解析信息。 例如，如果您在全年的所有测试中获得了所有学生的完整成绩集，则数据透视表可以帮助您将范围缩小到一个学生一个月。 任何拥有大数据的人都应该使用它们（首先制作原始数据的副本以使用）。

要创建一个，请检查所有列和行的标题是否正确，然后在“插入”选项卡上选择“数据透视表”。 更好的是，尝试“推荐的数据透视表”选项，看看 Excel 是否可以为您选择合适的类型。 或者尝试使用PivotChart ，它会创建一个包含图表的数据透视表，以便于理解。

看着海量的数据，想知道亮点在哪里？ 谁得分最高（或最低），前五名是什么等？ Excel 的条件格式将做所有事情，从在高光周围设置边框到对整个表格进行颜色编码。 它甚至会在每个单元格中构建一个图表，这样您就可以一目了然地看到数字范围的顶部和底部。 （上面，最高的数字是快速的绿色，最低的数字是停止的红色，介于两者之间。）使用突出显示的单元格规则子菜单创建更多规则来查找事物，例如包含特定字符串的文本单词、重复日期、重复值等。甚至还有大于/小于选项，因此您可以比较数字变化。

创建电子表格供其他人使用？ 如果您想创建一个选择下拉菜单以在特定单元格中使用（这样他们就不会搞砸了！），这很容易。 突出显示该单元格，转到Data 选项卡，然后单击Data Validation 。 在“允许：”下选择“列表”。 然后在“来源：”字段中，键入一个列表，选项之间用逗号分隔。 或者，单击源字段旁边的按钮并返回到同一个工作表以选择数据系列——这是处理大型列表的最佳方式。 您可以稍后隐藏该数据，它仍然可以工作。 数据验证也是限制输入数据的好方法——例如，给出一个日期范围，人们不能在你指定的日期之前或之后输入任何日期。 您甚至可以创建他们将看到的错误消息。

Excel 让您可以非常轻松地截取桌面上任何其他打开的程序并将其插入工作表。 只需转到Insert选项卡，选择Screenshot ，您将获得一个下拉菜单，其中显示所有打开的程序的缩略图。 选择一个插入全尺寸图像。 根据需要调整大小。

35 年前，将 Excel 中的数据放入 Word 或 PowerPoint 的想法在 Office 套件的世界中是令人兴奋的。 今天，什么都没有。 无论您是获取数据单元格还是完整的图形图表，都可以复制并粘贴到其他程序中。 需要注意的是，这是一个链接和嵌入过程——如果您更改电子表格中的数据，Word DOC 或 PowerPoint PPT 中的数据也会发生变化。 如果您不想要，请将其粘贴为图形。 为此，请使用 Word 自己的“选择性粘贴”工具。 或者，从 Excel 中获取它时，转到顶部的“主页”选项卡，选择“复制”菜单，然后使用“复制为图片”选项。 然后，您可以将图形粘贴到任何程序中。

编写公式时，您可以按位置引用单元格，例如 A1。 如果您复制一个公式并将其粘贴到下一个单元格中，Excel 将移动该引用的单元格，因此它会改为 A2。 为防止移位，请使用美元符号 ($)。 例如，键入 $A1 并将其剪切并粘贴到一个新单元格中，这样可以防止列 (A) 发生移位； A$1 防止行 (1) 中的移动，$A$1 防止在复制公式时沿任何方向移动更改。

当您在一大堆公式中使用单个单元格时，这很方便。 假设您想将所有内容除以 100。您可以使用 =(A1/100) 之类的公式，但这意味着您无法轻松地全面更改 100。 将 100 放入单元格 B1 并使用 =(A1/B1)——但是当你剪切并粘贴它时，它会变成 =(A2/B2)，然后是 =(A3/B3)，等等。$ 修复了这个问题： =(A1/$B$1) 可以剪切和粘贴一行，但 $B$1 引用永远不会改变。 然后，您可以根据需要更改单元格中的值 100 以尝试其他更改。

如果您不确切知道要将哪些信息应用于 Excel 中的数据，请尝试使用“快速分析”菜单快速浏览选项。 选择数据并单击右下角出现的快速分析框。 您将获得一个弹出菜单，其中包含快速应用条件格式、创建图表、处理总计、显示迷你图等选项。

Excel 与任何出色的软件一样，具有许多出色的键盘快捷键。 这里有一些最好的。

Ctrl+; — 插入今天的日期。
Ctrl+Shift+： —插入当前时间（冒号是时钟读数中的内容，例如 12:00）。
Ctrl+Shift+# — 更改日期格式。
Ctrl+5 — 对单元格中的文本应用删除线。
Ctrl+0 — 隐藏当前列。
Ctrl+9 — 隐藏当前行。
Ctrl+F6 — 在打开的工作簿之间切换（即在不同窗口中打开 Excel 文件）。
Ctrl+` — 这是重音符号，按 1 键。 此组合切换工作表中的视图以显示所有公式。
Ctrl+PageUp 或 PageDown — 在当前打开的工作簿中的工作表之间快速切换。
F2 — 开始编辑当前选定的单元格（比双击快得多）。
Shift+F10 - 打开您所在单元格的右键菜单。

电子表格中有数字，您想快速计算，而无需前往新单元格并为工作创建 SUM 公式？ Excel 现在提供了一种快速的方法来做到这一点。 单击第一个单元格，按住 Ctrl 键，然后单击第二个单元格。 查看底部的状态栏，您将看到为您计算的单元格的总和。

将手指放在 Ctrl 上并单击任意数量的单元格，状态栏将继续显示所有单元格的总和。 （单击以字母/单词为内容的单元格，它会被忽略。）更好的是，右键单击状态栏以获取自定义状态栏菜单，您可以选择添加其他可以像这样快速计算的元素，例如查看您单击的单元格数量的平均值或计数（或数字计数，即您单击的实际有数字的单元格数量）。

在电子表格中处理大量数据集可能很困难，尤其是当您向上/向下或向左/向右滚动并且行和列可能难以跟踪时。 如果你有一个标题行或列，那么有一个简单的技巧，其中第一行/列有一个描述符。 您将其冻结，因此当您滚动时，该行和/或列（或多行和/或列）不会移动。

转到View 选项卡并查找Freeze Panes 。 您可以轻松地冻结第一行（选择Freeze Top Row ）或第一列（选择Freeze First Column ）。 您可以通过单击 B2 处的单元格并选择Freeze Panes来同时执行这两项操作。 这就是有趣的地方——选择任何其他单元格并冻结其上方和左侧的所有窗格。 例如，选择单元格 C3，上面的两行和左侧的两列将不会滚动。 您可以在上面的屏幕截图中看到它，由变暗的网格线表示。

当您想摆脱冻结时，只需从菜单中选择Unfreeze Panes 。

电子表格可能很大，您可能必须同时与电子表格的不同区域进行交互，例如从上到下一遍又一遍地剪切和粘贴信息。 如果是数十万个单元格，那么滚动可能会让您感到恶心。 或者，您可以在桌面上打开第二个窗口，查看完全相同的电子表格。 这简单。 在视图选项卡中，单击新窗口。 您还可以单击“全部排列” ，以适合您的方式在屏幕上对它们进行排序。 你可以看到它们水平排列在上面。 然后，在一个窗口的单元格中输入一些内容，您可以看到它出现在另一个窗口中。 如果你有双显示器，这个技巧特别方便。

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