Dawn Mahoney ile Neden Bir İş Yardımı İhtiyacınız Olabilir En İyi Şey Olabilir?

Bir iş yardımı, işinize yardımcı olan öğrenme çözümü olabilir mi?

Çalışanlarınızı seviye atlamak için ihtiyaç duydukları bilgilerle güçlendirmek, personeli yönetmenin ve başarılı bir iş yürütmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Sorunlu alanları veya bilgi boşluklarını belirlediğinizde, çalışanlarınızı eğitmek için kullanılabilecek çeşitli seçenekleri keşfetmek için yalnızca hızlı bir Google araması yeterlidir.

Çevrimiçi kurslar ve e-Öğrenme, popüler eğitim yöntemleridir. Ancak, çalışanlarınızın bilmesi gereken bilgileri öğretmek için en uygun olanlar bunlar mı?

Eğitim kursları ve e-Öğrenim çözümleri her zaman gümüş kurşun değildir. Bunlar genellikle bir soruna verilen maliyetli, zaman alıcı çözümlerdir ve çalışanlarınızın bilmesi gerekenlere bağlı olarak zaman ve para kaybı olabilir.

Herhangi bir öğrenim çözümüne yatırım yapmadan önce, çalışanlarınızın bilmesi gerekenleri düşünün. Bazı açıklayıcı materyallerle öğretilebilir mi? Kullanıcıların, hafızaya almaları gereken bir şey yerine, okunması kolay materyallere sık sık erişmeleri mi gerekiyor?

Bunlardan herhangi birine cevabınız evet ise, ihtiyacınız olabilecek şey bir iş yardımıdır.

İş yardımları, insanların görevleri nasıl tamamlayacaklarını öğrenmelerine yardımcı olmada etkili olabilir. Bu gönderide Dawn Mahoney, işiniz için en iyi sonucu verecek yardımcı iş araçlarını oluşturmaya yönelik tavsiyesini paylaşıyor.

Bu konuyla ilgili videoyu bu gönderinin başında izleyebilir, podcast bölümünü dinleyebilir, aşağıdaki oynat düğmesine basabilir veya daha fazlası için okumaya devam edebilirsiniz…

Dawn, Learning In The White Space'in kurucusu ve eğitim kolaylaştırma ve öğretim tasarımı konusunda önde gelen otoritelerden biridir. İş yardımları hakkında o kadar çok şey biliyor ki, bunları işinizde kullanmanıza yardımcı olmak için bir kurs oluşturdu, “ Her Şeyin Kurs Olması Gerekmez: Job Aids ”.

İş yardımı nedir ?

"Hile sayfası" olarak da bilinen bir iş yardımı, bir görevi tamamlamanıza yardımcı olan herhangi bir materyaldir.

Dawn, iş yardımlarının, insanları yararlı bilgilerle görevleri bağımsız olarak gerçekleştirmeleri için güçlendirmek için gerekli araçlar olduğuna inanıyor. Resmi olmaları veya herhangi bir özel yazılımda oluşturulmuş olmaları gerekmez. Kullanıcıya bir süreç boyunca başarılı ve mümkün olan en basit şekilde yardımcı olmaları yeterlidir.

Muhtemelen zaten iş yardımcıları kullanıyorsunuz ve bunun farkında bile değilsiniz. Bir iş yardımı, bilgisayar ekranınızda size bilgisayar oturum açma şifrenizin ne olduğunu hatırlatan sanal bir yapışkan not şeklinde gelebilir. Ev ofisiniz için bu yeni masayı nasıl oluşturacağınızı ayrıntılandıran kağıt montaj talimatları olabilir. Bir kontrol listesi, bir infografik, bir uygulama, bir çıktı, bir kağıda karalanmış bir not olabilir - tüm bunların etkili bir iş yardımı işlevi görme potansiyeli vardır.

İş yardımları tekrar tekrar kullanılır ve geri dönen bir kullanıcıya değer sağlar. Anlaşılması kolay ve kullanımı hızlı olacak şekilde tasarlanmıştır. Dawn, en önemlisi, iş yardımlarının ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir olması gerektiğini vurguluyor.

İş yardımlarına ihtiyacınız olduğunda (eğitim kursu değil)

İhtiyacınız olan öğrenme materyali türü, tamamen kullanıcılarınızın ne bilmesini istediğinize bağlıdır.

İş yardımları aşağıdakiler için daha iyidir:

• Ezberlenmesi zor veya gereksiz işlemler
• Bağımsız bilgi parçaları
• Çok sık ihtiyaç duymadığınız bilgiler

İnsanlar genellikle bir kursun çalışanlarının bilgilerindeki boşlukları kapatacağını düşünür, ancak bir çözüm aramadan önce bilgilerin uygulamasını düşünmelisiniz. Kullanıcıların bir bilgisayar programında oturum açma sürecini izlemelerine yardımcı olmanız gerekiyorsa, onları zaman alıcı bir eğitim kursundan geçirmeniz gerekli mi? Veya ilgili, etiketli ekran görüntüleri içeren bir talimat sayfası yeterli olur mu?

İş yardımları her zaman eğitim kurslarından bağımsız olmak zorunda değildir - faydalı eklemeler olabilirler. Ancak Dawn'ın tavsiyesi, iş yardımlarının kurs dışında da erişilebilir olması gerektiğidir. Kullanıcıların ihtiyaç duyduklarında tekrar başvurabilecekleri indirilebilir belgeler veya paket servis sayfaları olmalıdır.

Etkili bir iş yardımı yapan nedir?

Dawn, başarılı bir iş yardımının açık, özlü olması ve nicelikten çok bilginin niteliğine öncelik vermesi gerektiğini vurgular.

İş yardımınızın ne kadar uzun olduğu önemli olmasa da (örneğin bazı kılavuzlar bin sayfadan fazladır), nasıl yapılandırıldığı önemlidir. Bir iş yardımının birincil gereksinimi, bilgileri hızlı bir şekilde iletmektir, bu nedenle daha uzun malzemeleri dizinleyin ve metni bulması kolay parçalara ayırın.

Metin basit bir şekilde sunulmalıdır, örneğin, bir bakışta tüketilebilen madde işaretleri, numaralandırılmış listeler veya kısa cümleler.

Etkili iş yardımcıları genellikle talimatları netleştirmeye yardımcı olacak ilgili resimleri içerir. Dawn, iş yardımcılarınıza mümkün olan her yerde kaliteli fotoğraflar veya ekran görüntüleri eklemenizi önerir.

Dawn ayrıca, hem metin hem de görsel öğeleri gösterebileceğinden, iş yardımınızın temeli olarak PDF veya PowerPoint gibi görsel yönlendirmeli bir format kullanmanızı önerir. Sunumu fazla karmaşık hale getirebilecek ve bilgiyi özümsemeyi zorlaştırabilecek Excel gibi formatlardan uzak durmanızı tavsiye ediyor.

Videoyu bir iş yardımı olarak kullanabilirsiniz, ancak kullanımlarının zaman alıcı olabileceğine dikkat edin. Kullanıcılar, ilgili bilgileri bulmak için ihtiyaç duyduklarından daha fazla videoyu izlemek zorunda kalabilir ve sonuç olarak gelecekte iş yardımına güvenmeyebilir.

Başarılı bir iş yardımı nasıl oluşturulur

İş yardımı oluşturma karmaşık olmak zorunda değildir, ancak kapsamlı bir yaklaşım gerektirir. Dawn, bu dört adımda etkili bir iş yardımı oluşturma sürecini paylaştı.

1. Kullanıcıların bilmesi gerekenleri öğrenin

Dawn, söz konusu görevleri yerine getiren kişilerle konuşarak iş yardımı oluşturma sürecinin başlatılmasını tavsiye ediyor. Hangi prosedürleri takip ediyorlar? Varsa hangi iş yardımcılarını kullanıyorlar? Sorun nerede ve bilgilerindeki boşluklar nerede?

İş yardımının odaklanacağı soruna kendinizi alıştırın ve hangi bilgileri ekleyeceğiniz konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaksınız. Öte yandan, kullanıcıların halihazırda sahip olduğu bilgileri öğrenerek neleri hariç tutacağınızı bileceksiniz.

Bilgi boşluklarını keşfetmenin diğer yolları arasında güncellenmesi gereken eski bilgileri bulmak veya mevcut süreçlerde neyin eksik olduğunu görmek için eğitim materyallerine bakmak yer alır.

2. Ne tür bir iş yardımı oluşturacağınıza karar verin

Hangi bilgileri eklemek istediğinizi öğrendikten sonra, ne tür bir iş yardımı oluşturacağınıza karar vermeniz gerekir.

Birçok farklı tür vardır ve hangisinin kullanıcılar için en uygun olduğuna karar vermeniz gerekir. Dawn, bazı tipik iş ihtiyaçlarını ve uygun bir çözüm olabilecek yardımcı iş araçlarını vurgulayarak bir başlangıç ​​noktası olarak 'İş Yardımı Seçimi' aracını oluşturdu.

Bu liste sizi bunaltıyorsa, neden kuruluşunuzda bulunan yardımcı araç türlerini göz önünde bulundurarak başlamıyorsunuz ve ekibiniz için en iyi şekilde çalışıyorsunuz.

Her zaman yeni türleri deneyebilirsiniz, ancak kullanıcılarınızın zaten iyi çalıştığını bildiğiniz türe bağlı kalmak, iş yardımının daha hızlı başarılı olmasına yardımcı olacaktır.

3. Malzemelerinizi hazırlayın ve iş yardımınızı oluşturun

Bir tür iş yardımı seçtikten sonra, onu oluşturmak için ihtiyacınız olan malzemeleri toplamaya başlayabilirsiniz. Bu, ekran görüntüleri veya fotoğraf çekme gibi görüntülerin hazırlanmasını içerebilir.

Yazarken, metninizi açık ve özlü tutmayı unutmayın ve özel materyallerle çalışıyorsanız, süreç adımlarını veya terminolojileri tanımlayan bir KOBİ'niz olduğundan emin olun.

Olağanüstü bir iş yardımı oluşturmanıza yardımcı olacak birçok dijital araç bulunmaktadır. Dawn, Snagit'in ücretsiz iş yardımı şablonunu favorilerinden biri olarak övdü, ancak bir Word belgesinden daha karmaşık bir şeye kadar iş yardımınızı yapmak için hemen hemen her içerik oluşturma yazılımını kullanabileceğinizi unutmamak önemlidir.

4. İş yardımının bulunmasını kolaylaştırın

Son olarak, bitmiş iş yardımının kolayca erişilebilir olduğundan emin olmanız gerekir. Dawn, öğrenme materyallerini bulmayı zorlaştırmanın başarının önündeki en önemli engellerden biri olduğuna inanıyor.

Kullanıcılarınızın bu iş yardımına ne zaman ve nerede ihtiyaç duyacağını düşünün ve buna göre yerleştirin. Kullanıcılarınız, bilgisayar başındayken bilgiye ihtiyaç duyan ofis çalışanlarıysa, onlara masaüstüne indirebilecekleri bir belge vermek isteyebilirsiniz. Ancak kullanıcınız kasada daha az kullanılan işlemlerde yardıma ihtiyacı olan bir satış asistanı ise, kasaya bantlanmış bir çıktı almak daha uygun olabilir.

İş yardımcılarını erişilebilir hale getirmenin harika bir yolu, onlar için (dijital veya başka bir şekilde) bir alan yaratmak ve herkesin nerede olduklarını bilmesini sağlamaktır. Dawn'ın en önemli ipucu, kullanıcıları dahili sisteminizin bir sayfasına götüren tek bir bağlantıya veya tüm yardımcı araçlarınızın bağlantılarını barındıran bir Google dokümanına sahip olmaktır, böylece her zaman kullanılabilir olurlar.

Çalışanlarınız yardımcıları kullanmak için biraz zaman geçirdikten sonra, onların etkinliğini gözden geçirmek için biraz zaman ayırın. Kullanılıyorlar mı? Kaçırdığınız veya düzeltilmesi gereken herhangi bir bilgi veya adım var mı? İş yardımını yardımcı olması için yarattınız, bu yüzden işini yapıp yapmadığını kontrol edin.

Dawn, iş yardımlarının etkili olup olmadığını izlemenin en iyi yolunun, yardımcı olup olmadıklarını ve kullanımda olup olmadıklarını belirlemek olduğuna inanıyor. Değillerse, nedenini öğrenin ve buna göre uyarlayın. Ancak, eğer öyleyse, işinize fayda sağlamak için kendinizi daha da fazlasını yaratırken bulabilirsiniz.

Dawn'ın etkili iş yardımcıları oluşturma süreci hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, TechSmith Academy'deki “ Her Şeyin Bir Kurs Olması Gerekmez: İş Yardımları ” adlı kursunu ziyaret edin.

TechSmith'in Ücretsiz çevrimiçi öğrenme platformunda daha fazla harika içeriğe göz atın: https://bit.ly/2QUvHeV

Daha fazla uzman tavsiyesi ve ipucu için YouTube'da TechSmith Academy'yi ziyaret edin veya Podcast'i dinleyin.