Bir E-posta İmzasına Hangi Bilgileri Girmelisiniz?

Muhtemelen yalnızca bir ad olan ve ayrıntı satırları, bağlantılar ve resimler içeren bir e-posta imzası görmüşsünüzdür. Hangisi daha iyi? Hangisi daha etkilidir? Bir e-posta imzasına hangi bilgileri koymanız gerektiğine karar vermenize yardımcı olacağız.

İmzayı Ne İçin Kullanacağınıza Bağlıdır

Başlamak için kendinize imzayı ne için kullanacağınızı sorun. Şirketiniz için profesyonel bir imza mı yoksa kişisel bir imza mı? İmzayı varsayılan olarak her e-posta için mi yoksa yalnızca belirli olanlar için mi kullanacaksınız? İmzayı hem dahili hem de harici e-postalara eklemeyi planlıyor musunuz?

İLGİLİ Bir E-posta İmzasıyla Uğraşmalı Mısınız?

Bir e-posta imzası oluşturan ve kullanan çoğu kişi, bunu profesyonel nedenlerle yapar. Öğrenciyseniz veya iş arıyorsanız, imza da kullanabilirsiniz. Bunu akılda tutarak, eklediğiniz ayrıntılar sektörünüze, mesleğinize veya amacınıza bağlı olabilir.

Ek olarak, gönderdiğiniz tüm e-postalar için bir imza kullanmayı planlıyorsanız, eklediğiniz ayrıntılar harici ve dahili iletiler için (kuruluşunuz içinde) farklılık gösterebilir. Bu durumda, birden çok imza oluşturmayı ve o anda ihtiyacınız olanı kullanmayı düşünebilirsiniz.

Her imzanın içermesi gereken temel bilgilere, ekleyebileceğiniz isteğe bağlı öğelere ve e-posta imzanızın dışında bırakmanız gereken ayrıntılara bir göz atalım.

İmzaya Neler Dahil Etmelisiniz?

Bunlar, imzanıza eklemeniz gereken temel ayrıntılardır.

Tam ad : En azından, tam adınızı (adınız ve soyadınız) e-posta imzanıza eklemelisiniz. Muhtemelen ilk adınızı kişisel e-postalar için kullanırken, profesyonel e-postalar için tam adınızı kullanmalısınız.

Ünvan veya pozisyon : Yeni birine e-posta gönderdiğinizde, onun sizin hakkınızda hiçbir şey bilmediğini varsayın. Adınız ve şirketiniz (aşağıda) var ama muhtemelen şirketteki konumunuzu bilmek istiyorlar.

Şirket adı : Yine imzaların çoğu iş amaçlı kullanıldığından, şirketinizin adını unvan veya pozisyonunuzla aynı satıra veya altına eklemelisiniz.

İpucu: Öğrenciyseniz, “Bilgisayar Bilimleri Öğrencisi” gibi bölümünüzü ve okulunuzun adını ekleyebilirsiniz.

Telefon numarası : E-posta sağlam bir iletişim biçimi olsa da çoğu zaman bir telefon görüşmesi gerekir. E-posta alıcınız konuyu sözlü olarak tartışmak istiyorsa, onlara telefon numaranızı ve varsa ülke kodunu ve dahili numaranızı vermelisiniz.

Dahili ve harici iletişimler için ayrı bir e-posta imzası oluşturursanız, eksiksiz bir telefon numarası yerine dahili numaranızı ekleyebilirsiniz. Bu, özellikle tüm aramalar aynı ana hat üzerinden yönlendiriliyorsa kabul edilebilir.

Bir İmzaya Neler Dahil Edebilirsiniz?

Mesleğinize, kuruluşunuza veya imzanızın amacına bağlı olarak, eklemek isteyebileceğiniz birkaç ayrıntıyı burada bulabilirsiniz.

Şirket web sitesi : Birçoğu bunu tüm imzaların içermesi gereken bir temel olarak görebilir. Ancak, eklemek isteyebileceğiniz bir seçenektir. Öyleyse, alıcınızın bir tıklamayla ziyaret edebilmesi için URL'yi bağlayın.

Şirket postası veya fiziksel adresi : Birden fazla eyalet, bölge veya ülke gibi farklı konumlara sahip bir kuruluşta çalışıyorsanız, alıcının referans olması için şirketin adresini eklemek isteyebilirsiniz.

E-posta adresi : Çoğu kişi, e-postanın başlığında olduğu için e-posta adresinizin imzada gerekli olmadığını öne sürer. Ancak, özellikle yanıt verirken yalnızca adı görüntüleyen e-posta uygulamaları vardır.

İLGİLİ Gmail'e E-posta İmzası Nasıl Eklenir?

Fotoğraf : Kişisel bir dokunuş eklemek istiyorsanız, kendi fotoğrafınızı ekleyebilirsiniz. Bir fotoğraf eklemeye karar verirseniz, bunun profesyonel bir vesikalık fotoğraf olduğundan ve basit bir özçekim veya karikatür olmadığından emin olun.

Şirket logosu : Şirketinizin markasını temsil etmesi için logonuzu imzaya eklemeyi düşünün. Alıcınızın bir bakışta hatırlamayı kolaylaştıran tasarımı görmesi faydalı olabilir. Bu markaları hızlı bir şekilde tanımlanabilir kılan en iyi bilinen logolardan bazılarını düşünün.

Renk : Şirket logonuzu eklememeye karar verirseniz, bunun yerine şirketinizin renkleriyle küçük bir renk sıçraması düşünün. Rengi yalnızca vurgular, bağlantılar veya çizgiler için kullanabilirsiniz, ancak bunu en az bir veya iki renkle sınırlayın.

Sosyal medya bağlantıları : Alıcınızın hızlı bir şekilde bağlantı kurması için Facebook, Twitter veya Instagram gibi sosyal medya sitelerine bağlantılar veya bağlantılı simgeler ekleyebilirsiniz. Bu, imzayı bir şirket yerine serbest çalışan, yüklenici veya iş arayan olarak kendiniz için kullanıyorsanız özellikle yararlıdır.

İLGİLİ: Gmail İmzanızdan Facebook'a Nasıl Bağlanırsınız?

Feragatname : Birçok şirket, harici iletiler için e-posta imzasının altında gizlilik ve paylaşımla ilgili bir sorumluluk reddi beyanı ister. Durumun böyle olabileceğine inanıyorsanız, laf kalabalığı için amirinize veya yöneticinize danışın.

İmzada Olmaması Gerekenler

E-posta imzanıza yukarıda listelenmeyen bir şey eklemeniz gerekip gerekmediğinden emin değilseniz, kaçınmanız gereken birkaç öğeyi burada bulabilirsiniz.

Kişisel bilgiler : Kişisel ayrıntıları bir iş imzasına dahil etmeyin. Örneğin, alıcınızın sahip olmasını ve muhtemelen kullanmasını istemiyorsanız, kişisel cep telefonu numaranızı veya ev adresinizi eklemekten kaçının.

İlham verici alıntılar : Alıntılar kişisel e-posta imzaları için uygun olsa da, profesyonel imzalarda sadece yer kaplayan gereksiz dikkat dağıtıcı şeylerdir.

Resim imzası : Aslında metin yerine resim olan çekici e-posta imzaları bulabilirsiniz. Bunlar genellikle güzel görünür ancak ekran okuyucuları veya Sesli Okuma özelliği kullananlar için pratik değildir. İmzanız için bir resim kullanmaya karar verirseniz, alternatif metin eklediğinizden emin olun.

Diğer E-posta İmza İpuçları

E-posta imza tasarımı söz konusu olduğunda, yardımcı olacak pek çok örnek, imza oluşturucu ve şablon bulabilirsiniz. Ayrıca, Outlook'un e-posta imza şablonları için nasıl yapılır sayfamıza göz atın.

İLGİLİ: Outlook İmzanız İçin Bir Microsoft Şablonu Nasıl Kullanılır

Kısa tut. E-posta imzanızın dört veya beş satırdan uzun olmaması önerilir. Çok fazla ayrıntıyla, alıcınızın ihtiyaç duyduğu bilgileri bulması zaman alır. Artı, aşağıda gösterildiği gibi mobil cihazlarda bir uzay domuzu olabilir.

Ayrıca, okunması kolay yazı tiplerini kullanın ve çok fazla farklı yazı tipi stili veya boyutu, rengi, resmi veya sosyal medya bağlantısıyla aşırıya kaçmayın. Yukarıdaki ne dahil edilmemeli bölümündeki ilk ekran görüntüsüne bakın.

İster tek bir e-posta imzası, ister farklı mesaj türleri için birden çok imza oluşturun, önce en önemli bilgileri eklediğinizden emin olun ve ardından yararlı ayrıntılarla oradan devam edin.

İLGİLİ: Kusursuz İletişim için 12 E-posta Görgü Kuralı