Bu 4 Basit İpucuyla Toplantılarda Daha Az Zaman Kaybedin
Yayınlanan: 2022-01-29bu Toplantılar sadece insanların maaşları açısından değil, aynı zamanda bilişsel yük, enerji ve moral açısından da maliyetlidir. Toplantılar kesintiye uğrar ve insanların dikkatini genellikle yüksek odaklanma gerektiren temel işlerden uzaklaştırır. E-postanın yanı sıra, toplantılar, çalışanlar tarafından on yıllardır sürekli olarak en kötü acı noktası olarak derecelendirildi.
Bir pandemi sırasında uzaktan çalışma bağlamında, pek çok insan için stres ve endişeler zaten yüksekken, toplantılarda geçirdiğimiz süreyi aktif olarak azaltmak mantıklıdır.
İş rolünüze bağlı olarak, bazı toplantıları iptal ederek veya atlayarak kolayca çıkabilirsiniz. Bir de "Bu toplantı bir e-posta mı olmalı?" meselesi var. Bir toplantının içeriği farklı bir şekilde daha verimli bir şekilde iletilebilirse, tekrar ediyorum, toplantı yapmayın .
Peki ya atlayamayacağınız toplantılar? Sonuçta, bazı toplantılar gerçekten değerli ve önemlidir. Toplantılar insanların birbirlerini tanımasını sağlar, bu da dostluk yaratır. Özellikle uzaktan çalışmada, toplantılar güven oluşturmaya yardımcı olur. Acil bir konu söz konusu olduğunda ve hız söz konusu olduğunda, toplantılar genellikle insanların sorunları belirlemesi ve karar vermesi için en hızlı yoldur. Bazı toplantılar, diğer iletişim yöntemlerinin sağlayamayacağı şekilde netlik sağlar.
Çoğu insan, kesinlikle bir toplantı yapmanız gerektiğinde, toplantının hedefleri olan bir gündemi olması gerektiğini, gündemin önceden dağıtılması gerektiğini veya daha iyi toplantılar yapmanıza yardımcı olacak uygulamaları kullanabileceğinizi bilir, falan, falan, falan. Çok az insan bu adımlarla uğraşıyor. Toplantıları daha verimli hale getirmenin ve toplantılarda harcadığınız zamanı azaltmanın başka yollarını aramaya ne dersiniz? İşte nasıl yapılacağına dair dört strateji.
1. Toplantıdan Önce Toplantının Yarısını Tutun
Bir saatlik bir toplantı yapmak yerine, 30 dakikalık (veya daha iyisi, 20 dakikalık) bir toplantı planlayın ve tüm toplantı katılımcılarına asıl toplantıdan önce içeriğe veya amaca katılmaları için bir yol verin. Bu strateji, yalnızca toplantı süresini kısaltmak için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda içe dönüklerin ve diğerlerinin bir toplantıda konuşmaktan daha kolay ve rahat olabilecek şekillerde katılmasını sağlar.
Bunu nasıl yapıyorsun? İnsanların gündemi okuyabilecekleri, sorular yazabilecekleri, beyin fırtınası yapabilecekleri veya toplantıya "katılmak" için yapmalarını istediğiniz her şeyi yapabilecekleri, paylaşılan bir belge veya çevrimiçi beyaz tahta gibi eşzamansız bir işbirliği aracı kullanın. İnsanlara okumaları, sindirmeleri, yorum yapmaları, beyin fırtınası yapmaları ve eşzamansız düşünmeleri için bir yer verdiğinizde, yerinde olmadıklarında, bunu yapmak için zamanlarını alabilirler. Ayrıca bunu kendileri için en iyi olan ve temel işlerini kesintiye uğratmayacak bir zamanda da yapabilirler.
Kullanmayı düşünebileceğiniz bazı uygulamalar Miro, Mural, Conceptboard (gösterilmiştir), Google Docs gibi Google Workspace uygulamaları ve hatta Microsoft OneNote gibi ortak çalışmaya dayalı not alma uygulamalarıdır.
İnsanlara asıl toplantıdan önce fikirlerini kaydedebilecekleri bir yer vererek, aksi halde konuşamayacak olan herkesin daha iyi katılımını sağlayabilirsiniz. Daha da önemlisi, önceden çok fazla iş yapıldığı için gerçek toplantı süresini önemli ölçüde, muhtemelen yarıya indirebilmelisiniz.
Bu strateji her tür toplantı için işe yaramaz, ancak beyin fırtınası toplantısı veya yeni bir ürün için başlangıç toplantısı gibi tüm katılımcıların katkıda bulunması gereken toplantılar için idealdir.
2. Bir Zaman Görevlisi Atayın
Bir zaman tutucu atayın ve o kişiyi toplantı zaman tutucusu olarak tanıttığınızdan emin olun. Zaman tutucu, toplantının zamanında başlayıp zamanında bitmesini ve bir zaman sınırında tutulması gereken bölümlerin zamanında olmasını sağlamaktan sorumludur.
Zamanında başlamak için, sadece zaman tutucuyu tanıtmak, bunu yapmanın harika bir yoludur. "Phil bugünkü toplantıda zaman tutucu olacak. Phil'in işini kolaylaştıralım ve hemen başlayalım."
Zamanında bitirmek için, zaman hakemi toplantının havasına ve önemine bağlı olarak beş, iki veya bir dakika kaldığını anons edebilir.
Segmentleri yönetmek için bir örnek vermek en kolayıdır. İnsanların kendilerini tanıtmaları gereken bir toplantı planladığınızı varsayalım. "Lütfen kendinizi tanıtın ve yaklaşık 15 saniye içinde neden bu toplantıda olduğunuzu açıklayın. Jill bugün bizim zaman tutucumuz. Jill, programa bağlı kalabilmemiz için lütfen zamanlayıcınızı 15 saniye sonra çalacak şekilde ayarlayın" diyebilirsiniz. Bu şekilde, Jill'in birinin sözünü kesip bitirmesini söylediği için kendini kötü hissetmesi gerekmez. Zil işi yapar.
Farklı kişilerin fikirlerini veya bilgilerini sunmaları için bir toplantının bölümleri olduğunda benzer ifadeler kullanabilirsiniz.
Zamanlayıcı uygulamaları, web siteleri ve eklentiler bir düzine paradır. Telefonunuzdaki hisse senedi uygulamasını veya vclock.com (gösterilen) gibi ücretsiz bir web sitesini kullanın.
Editörlerimiz Tarafından Önerilen
3. Yinelenen Toplantılar Hakkında Geri Bildirim İsteyin
İşte yinelenen toplantıların süresini kısaltmanıza yardımcı olacak bir strateji: Katılımcılardan geri bildirim isteyin. Biçim ve bazı konular genellikle her seferinde aynı olduğundan, sürekli ekip toplantıları ve haftalık veya aylık check-in'ler gibi yinelenen toplantılarda en etkilidir.
Bir toplantıdan sonra, aşağıdakiler gibi belirli geri bildirimler isteyin:
Bu toplantı olması gerekenden uzun muydu? Çok mu kısaydı? Tartışmak istediğiniz bir şeyi kapsamadık mı?
Neye bu kadar zaman harcamamıza gerek yoktu?
Toplantının, paylaşılan bir belgede beyin fırtınası yapmak gibi başka bir şekilde yapsaydık daha iyi olacak bölümleri var mıydı?
Toplantılarınızın katılımcıları, toplantıyı nasıl iyileştirecekleri konusunda çok iyi fikirlere sahip olabilirler; bu, toplantıyı kısaltmak, formatı değiştirmek veya her ikisini birden yapmak anlamına gelebilir.
4. Bire Bir Çalışmalarınızı Özelleştirin
Kuruluşunuzun bire bir toplantılar için bir normu olabilir; bu, bir çalışan ve yönetici arasında tekrarlanan toplantılar anlamına gelebilir. Genellikle haftada bir kez, genellikle yarım saatten 45 dakikaya kadar herhangi bir yerde tutulurlar. Ama bu programın sizin için ideal olduğunu kim söyleyebilir?
Bire bir görüşmede, iki taraf, toplantıların sıklığının ve süresinin yararlı ve etkili olup olmadığı konusunda açık bir diyalog kurabilir ve olmalıdır. İki haftada bir yarım saatlik bir toplantı ihtiyacınız olan tek şey olabilir. Haftalık 15 dakikalık bir check-in sizin için daha iyi olabilir.
Bire bir görüşmenin her iki taraf için de gerekenden daha uzun veya daha sık olması için hiçbir neden yoktur. Bu konuyu bir sonraki bire bir görüşmenizde gündeme getirmeyi deneyin ve siz ve muhatabınızla birlikte geçirmek için ideal süre konusunda bir anlaşmaya varıp varamayacağınıza bakın.
Daha Kısa, Daha Verimli Toplantılar
Her toplantı iptal edilemez. Amacına ve istenen sonuca bağlı olarak, her toplantı da ilk başta beklediğinizden daha kısa olmamalıdır. Ancak kesinlikle bilgi çalışanlarının yaptığı toplantıların çoğu daha az zaman alabilir ve daha verimli olabilir. Toplantılarınızın süresini azaltmaya aktif olarak odaklanarak, toplantıların neden olduğu acıyı önemli ölçüde azaltacaksınız. Daha da önemlisi, meslektaşlarınız size teşekkür edecek.